Nepřítomné zprávy jsou důležité pracovní psaní. Ale z mnoha důvodů je lze přehlédnout. To je vysvětleno kontextem jejich psaní a někdy tím, že neberou v úvahu dopad, který mohou mít.
Zpráva o nepřítomnosti je skutečně automatická zpráva. Odesláno jako odpověď na jakoukoli zprávu přijatou v časovém intervalu nebo v rámci definovaného období. Někdy je zpráva připravena v kontextu odchodu na dovolenou. Toto období, kdy už pravděpodobně máte mysl jinde, nemusí být nejvhodnější dobou k napsání vaší zprávy.
Jaký má smysl konfigurovat automatickou zprávu o nepřítomnosti?
Zpráva o nepřítomnosti v práci je důležitá v mnoha ohledech. Slouží k upozornění všech vašich zaměstnanců na vaši nepřítomnost. Slouží také k poskytnutí informací, které jim umožní pokračovat ve své činnosti, zatímco čekají na váš návrat. Jedná se především o datum vašeho zotavení, kontaktní údaje pro případ nouze, které vás mají kontaktovat, nebo kontaktní údaje kolegy, kterého je třeba v případě nouze kontaktovat. Vzhledem k tomu všemu je zpráva o nepřítomnosti zásadním aktem komunikace pro každého profesionála.
Jakých chyb se vyvarovat?
Vzhledem k důležitosti zprávy o nepřítomnosti je třeba vzít v úvahu několik parametrů, aby nedošlo k šoku nebo nerespektování vašeho partnera. Lepší znít příliš uctivě než neuctivě. Nemůžete tedy používat výrazy jako OUPS, pff atd. Budete muset vzít v úvahu profil všech zúčastněných stran. Vyhněte se tedy psaní, jako byste si jen povídali se spolupracovníky, když vám mohou posílat zprávy vaši nadřízení nebo klienti, dodavatelé nebo dokonce veřejné orgány.
Aby se předešlo těmto nepříjemnostem, je v aplikaci Outlook možné mít zprávu o nepřítomnosti pro interní firemní e-maily a jinou zprávu pro externí e-maily. V každém případě budete muset vzít v úvahu všechny profily, abyste vytvořili dobře strukturovanou zprávu o nepřítomnosti.
Informace navíc musí být užitečné a přesné. Vyhněte se nejednoznačným zprávám typu „Budu zítra chybět“ s vědomím, že kdo tyto informace obdrží, nebude moci znát datum těchto „zítra“.
Nakonec se vyhněte používání známého a ležérního tónu. Euforie z dovolené na dohled může způsobit, že použijete příliš známý tón. Nezapomeňte zůstat profesionální až do konce. Ústně s kolegy se to může stát, ale zejména ne v kontextu pracovních dokumentů.
Jaký typ zprávy o nepřítomnosti zvolit?
Abyste se vyhnuli všem těmto nástrahám, zvolte konvenční styl. To zahrnuje vaše křestní jména a příjmení, informace o tom, kdy můžete zpracovat přijatou zprávu, a osoby, které je třeba kontaktovat v případě nouze.
