Psaní profesionálních e-mailů, jak název napovídá, se liší od psaní e-mailů od rodiny a přátel. Profesionalita musí jít do konce. Z tohoto důvodu zůstává podpis e-mailu velmi důležitým prvkem. Obrazovým způsobem by se dalo uvažovat, že e-mailový podpis je jako elektronická verze vizitky. Ve skutečnosti mají stejné funkce, aby věděli, jak poskytnout vaše souřadnice a kontaktní informace, abychom vás mohli bezchybně kontaktovat. Vidíme tedy, že e-mailový podpis je také reklamním aktem.
Jeho vlastnosti
Profesionální e-mailový podpis hodně napovídá o vaší osobnosti. Aby to mělo vůči vašim zákazníkům neutrální charakter, musí to být střízlivé a užitečné. Jeho střízlivost umožňuje příjemci snadno jej přečíst, aniž by potřeboval slovník, aby porozuměl obtížným slovům. To však neznamená, že můžete používat hovorový jazyk, protože příjemce nemá být přítelem z dětství. Utility odkazuje na vámi poskytnuté informace, které by vám měly usnadnit kontakt s firmou. Nikdy byste neměli ztratit ze zřetele skutečnost, že podpis není tělem vašeho textu, takže by neměl být dlouhý ani zdlouhavý. V takovém případě tam většina vašich příjemců nebude číst a váš cíl nebude dosažen.
B až B nebo B až C
B až B označuje vztah mezi dvěma profesionály a B až C označuje vztah mezi profesionálem a jednotlivcem. V obou případech je použitý styl stejný, protože záleží na statusu příjemce, který je zde profesionální.
V tomto konkrétním případě musíte nejprve zadat svou identitu, to znamená vaše křestní jméno a příjmení, vaše funkce a název vaší společnosti. Poté zadáte své profesionální kontaktní údaje, jako je ústředí, web, poštovní adresa, telefonní číslo. Nakonec je možné umístit vaše logo a odkazy na vaše sociální sítě podle okolností.
C až B
C až B je vztah, kdy jde o jednotlivce, který píše profesionálovi. To je případ žádostí o zaměstnání, stáží nebo jiných partnerství, jako je sponzorování událostí.
Budete tedy muset zadat svou identitu a své osobní kontaktní údaje. Toto je příjmení, jméno a telefonní číslo. Protože výměna probíhá poštou, není nutné uvádět poštovní adresu, pokud to není nutné. Je také možné hlásit vaši přítomnost na sociálních sítích, které jsou relevantní pro vašeho příjemce, jako je LinkedIn.
Hlavní věc, kterou je třeba mít na paměti, je požadovaná jednoduchost a poskytování příslušných informací. Z tohoto důvodu je obtížné mít univerzální podpis, protože každý e-mail v závislosti na stavu příjemce, odesílatele a obsahu vyžaduje vlastní podpis. Proto by člověk neměl být příliš souhrnný nebo upovídaný a zejména by neměl být mimo rámec.
