Firemní e-mail

V dnešním obchodním prostředí, kde se e-mail stal preferovaným komunikačním nástrojem. Je nezbytné osvojit si dovednosti potřebné k předávání vašich zpráv. Existuje mnoho způsobů, jak sdělit svou nelibost kolegovi, se kterým jste nějakým způsobem v konfliktu. Dokážeme si představit osobní diskusi, telefonát nebo nějaké zprostředkování. E-mail však zůstává jedním z nejčastěji používaných prostředků ve světě práce.

E-mail je velmi účinný nástroj, který je z mnoha důvodů široce používán.

Když odešlete e-mail, dojde k automatickému záznamu komunikace. Proto mohou být vaše různé výměny organizovány ve složce, která je bezpečně uložena. Mohou tak být v budoucnu použity pro reference nebo právní důvody. Používání e-mailu jako oficiálního komunikačního prostředku také podnikům šetří peníze. Je důležité poznamenat si tyto body, abyste pochopili, jak důležité je, abyste si osvojili tento způsob komunikace.

Při vaší každodenní práci se může stát, že kolega potřebuje připomenout některá pravidla slušného chování. Stojí za to připomenout, že upozornění spolupracovníka prostřednictvím e-mailu je formální a efektivní způsob, jak pevně vyjádřit svůj názor. Pokud se takový kolega po opakovaných varováních rozhodne nezměnit svůj postoj, mohou být vámi odeslané e-maily předloženy jako ospravedlnění dalšího postupu z vaší strany. Pamatujte, že byly bezpečně uloženy a lze je získat a použít k zobrazení historie nesprávného chování dotyčné osoby.

Než upozorníte kolegu e-mailem

Jak již bylo řečeno, používání e-mailu pro komunikaci je formální. To znamená, že má větší váhu než slovní varování a nese více důsledků. Než tedy někoho, s kým spolupracujete, upozorníte e-mailem, zvažte slovní varování. Někteří přizpůsobí své chování, když to uděláte vy. V důsledku toho není nutné, aniž bychom se nejprve snažili problém vyřešit, přikládat mu zbytečnou velikost. Také upozornění kolegu e-mailem nemusí být vždy ideálním způsobem, jak ho přesvědčit ke změně. Zacházejte s každým případem a každým podle situace. Než vyjádříte svůj hněv e-mailem, musíte vědět, jak na to. Musíte shromáždit své myšlenky a zjistit, co chcete napsat, a úroveň dopadu, kterou potřebujete, abyste dosáhli požadovaného výsledku.

Identifikujte problém

Úplně první věc, kterou musíte udělat před odesláním e-mailu, je identifikovat předmět vašeho podráždění. Není to tak jednoduché, jak se zdá. V kanceláři, kde vládne konkurence a rivalita, si musíte být jisti, že vaše obvinění mají vážný základ. Nejde o to trápit člena svého týmu pomluvami. Pokud jste se však stali obětí nebo svědkem nekalého jednání a fakta jsou jistá, podnikněte kroky. Nezapomeňte však ve svých stopách respektovat pravidla obvyklé zdvořilosti.

Kdo je ten, s kým máte problém?

Například nepřiměřené vytváření konfliktu mezi vámi a manažerem nepřinese vám ani vašemu týmu nic dobrého. To určitě ovlivní vaši produktivitu a může vás dostat do nepříjemné situace. Místo e-mailu může být jako první krok k vyřešení problému, který vás znepokojuje, užitečná osobní diskuse. Pokud však vaše četné osobní diskuse a slovní varování selžou, neváhejte a posílejte oficiální e-maily, které vám později jistě pomohou.

Podívejte se na váš e-mail

Váš email by měl být napsán profesionálně. Když převezmete iniciativu kritizovat chování nebo práci konkrétního jednotlivce e-mailem, nezapomeňte, že se jedná o oficiální dokument. To znamená, že jde o dokument, který se může obrátit proti vám. Respektujte všechna pravidla očekávaná pro psaní dopisu v této souvislosti.