Když někteří zaměstnanci z různých důvodů chybí, aniž by o tom informovali svého nadřízeného nebo vedoucího, nevědí, jak se vyjádřit. Pro ostatní je také obtížné požádat o krátkou dovolenou, když jich mají více osobní záležitosti k zaplacení.
Dopad vaší nepřítomnosti závisí do značné míry na povaze vaší práce a na politice, která je platná na vašem pracovišti. Vaše nepřítomnost, zejména pokud není předem oznámena, může být pro vaši organizaci velmi nákladná. Proto předtím, než se rozhodnete odejít, přemýšlejte o tom. Pokud k tomu dojde nebo k němu dojde, pomocí e-mailu se omluvíte nebo vysvětlíte nadřízenému je skvělý způsob, jak efektivně a rychle komunikovat.
Před napsáním e-mailu o odůvodnění
Tento článek si klade za cíl ukázat, jak může zaměstnanec s jedním nebo více oprávněnými důvody ospravedlnit svou potřebu nepřítomnosti nebo důvod, proč nemohl být přítomen na svém místě. Jako zaměstnanec je důležité, abyste si byli jisti možnými důsledky nepřítomnosti bez dovolené. Neexistuje žádná záruka, že váš omluvný e-mail obdrží příznivou odpověď. Stejně tak není zaručeno, že když napíšete e-mail s žádostí o volno v práci, bude kladně přijat.
Pokud však musíte být z naléhavých důvodů nepřítomní a nemůžete se obrátit na svého šéfa, je nezbytné co nejdříve napsat e-mail obsahující přesné důvody této nepřítomnosti. Stejně tak, když předem víte, že se musíte vypořádat s důležitými osobními nebo rodinnými otázkami, je moudré napsat e-mail obsahující vaše omluvy za nepříjemnosti a několik objasnění, pokud je to možné. Děláte to v naději, že minimalizujete dopad svého osobního života na vaši práci.
Nakonec se ujistěte, že jste obeznámeni se zásadami a protokolem vaší společnosti o tom, jak být nepřítomen ve vaší skupině. Společnost může v případě nouze učinit určité ústupky a poskytnout způsob, jak je zvládnout. Pravděpodobně budou existovat zásady týkající se počtu dní mezi dobou, kdy musíte podat žádost, a dny, kdy budete pryč.
Pokyny pro psaní e-mailu
Použijte formální styl
Tento email je oficiální. Měl by být napsán formálním stylem. Od předmětu až po závěr by mělo být vše profesionální. Váš nadřízený spolu se všemi ostatními očekává, že ve svém e-mailu vyjádříte vážnost situace. Váš případ bude pravděpodobněji vyslyšen, když takový e-mail napíšete formálním stylem.
Poslat e-mail dříve
Již jsme zdůraznili, že je důležité dodržovat politiku společnosti. Také si všimněte, že pokud máte na webovou adresu s profesionálním výmluvou, že je důležité, aby tak učinily co nejdříve. To je zvláště nezbytné, když se nedaří a že jste nepřišel do práce bez povolení. Informujte svého šéfa brzy poté, co neomluvená absence může ušetřit varování. Oznámením předem vyšší moci, ve které se právě nacházíte, pomůžete společnost zvolit vhodnou náhradu, nebo učinit opatření.
Buďte stručný s detaily
Buďte struční. Nemusíte zacházet do podrobností o tom, co se stalo, že jste tam nebyli nebo jste byli brzy pryč. Stačí uvést důležitá fakta. Pokud žádáte o povolení předem, uveďte den (dny), kdy chcete být nepřítomni. Buďte konkrétní s daty, neuvádějte odhad.
Nabídka pomoci
Když napíšete e-mail s omluvou, že jste pryč, nezapomeňte ukázat, že vám záleží na produktivitě společnosti. Není v pořádku jen říct, že budete pryč, nabídnout něco, co zmírní následky vaší nepřítomnosti. Můžete to udělat například, když se vrátíte nebo si promluvíte s kolegou, aby vás nahradil. Některé společnosti mohou mít zásady, jako jsou srážky ze mzdy za několik dní. Snažte se proto plně porozumět firemní politice a tomu, jak s ní můžete pracovat.
Příklad e-mailu 1: Jak napsat omluvný e-mail (poté, co zmeškáte den v práci)
Předmět: Doklad o nepřítomnosti od 19. 11. 2018
Dobrý den pan Guillou,
Přijměte prosím tento e-mail jako oficiální oznámení, že jsem se 19. listopadu 2018 nemohl dostavit do práce z důvodu nachlazení. V mé nepřítomnosti mě nahradili Liam a Arthur. Splnili všechny mé zadané úkoly pro ten den.
Omlouvám se, že s vámi nemohu komunikovat před odchodem z práce. Omlouvám se, pokud s obchodem došlo k nějakým nepříjemnostem.
K tomuto e-mailu jsem připojil své lékařské potvrzení.
Pokud budete potřebovat další informace, dejte mi prosím vědět.
Děkujeme za pochopení.
S pozdravem,
Ethan Gaudin
Příklad e-mailu 2: Jak napsat omluvný e-mail za budoucí nepřítomnost ve vaší práci
Předmět: Správa den nepřítomnosti 17 / 12 / 2018
Vážená paní Pascalová,
Přijměte prosím tento e-mail jako oficiální oznámení, že dne 17. prosince 2018 budu nepřítomen v práci. Ten den se dostanu k soudu jako profesionální svědek. Informoval jsem vás o svém předvolání k soudu minulý týden ao tom, že musím být přítomen.
Domluvil jsem se s Gabinem Thibaultem z IT oddělení, který je momentálně na dovolené, aby mě nahradil. Během soudních přestávek mu zavolám, jestli nepotřebuje pomoc.
Je vous remercie.
S pozdravem,
Emma Vallee
