Ve svém profesním životě budete často muset napsat protestní e-mail. Může být adresován kolegovi, partnerovi nebo dodavateli. Ať už je váš motiv jakýkoli, musíte vzít v úvahu určité požadavky, které budou vaši partneři brát vážně. Zvládnutí psaní tohoto typu zpráv je proto nezbytné. Zde je návod, jak dosáhnout úspěchu s protestním e-mailem.

Zaměřte se na fakta

Při psaní protestního e-mailu je důležité být důsledný ohledně faktů. Jinými slovy, prvky musí být položeny věcným způsobem, aby čtenář mohl rychle pochopit kontext.

Vyhněte se tedy detailům a zbytečným větám a místo toho specifikujte podstatné věci, jako jsou fakta a data. Díky těmto prvkům bude příjemce skutečně schopen porozumět účelu vašeho e-mailu. Musíte poskytnout jasné, přesné a datované informace.

Uveďte kontext a poté předmět e-mailu

Přejděte rovnou k věci, když napíšete protestní e-mail. Nepotřebujete formulace jako „Píši vám tento e-mail“, protože to jsou zřejmé věci, na které není třeba poukazovat.

Po jasném uvedení skutečností, které vedly k vaší stížnosti, a bez zapomenutí data. Může to být schůzka, seminář, výměna e-mailů, reporting, nákup materiálu, příjem faktury atd.

READ  Jak snadno a bezplatně vytvářet svůj elektronický podpis

Pokračujte a uveďte svá očekávání co nejjasněji.

Cílem je, aby příjemce rychle pochopil účel vašeho e-mailu a co od něj chcete.

Zaměřte se ve své řeči na střízlivost

Psaní protestního emailu vyžaduje střízlivý a stručný styl. Protože se jedná o zvláštní situaci, musíte se zaměřit na fakta a svá očekávání. K tomu použijte krátké věty, které shrnují podstatu vaší výzvy a které jsou napsány každodenním zdvořilým jazykem.

Také nezapomeňte použít zdvořilostní frázi, která je vhodná pro danou příležitost. „S pozdravem“ a „s pozdravem“ je třeba se při tomto typu výměny vyhnout.

Zůstaňte profesionální

Ujistěte se, že při psaní protestního e-mailu zůstaňte profesionálové, i když jste extrémně nešťastní. Musíte udělat vše pro to, abyste se udrželi, protože emoce do profesionálního psaní opravdu nepatří.

Vyhněte se tedy používání slov, která mohou tak či onak vystavovat na odiv vaše pocity. Je důležité, aby váš e-mail zůstal pravdivý.

Přiložte důkazy

A konečně, abyste uspěli v protestním e-mailu, je nezbytné ke svým argumentům připojit důkazy. Musíte skutečně ukázat příjemci, že máte právo vznést námitku. Připojte tedy jakýkoli dokument, který můžete použít jako důkaz, a uveďte jej v e-mailu.