Šablona dopisu: požádat o náhradu výdajů za odborné výkony

Podrobnosti a vzorový dopis zdarma k úhradě vašich profesionálních výdajů. Všichni utrácejí za mise, které jsou vaše. Pro potřeby a činnosti vaše podnikání jsou jeho odpovědností. Pracovní právo stanoví, že po předložení podpůrných dokladů nebo ve formě paušálních příspěvků vám budou vráceny částky, které jste zálohovali. Procedura léčby však může být někdy bolestivá a časově náročná. Je tedy na vás, abyste se zorganizovali a zajistili, že dostanete peníze zpět. Je jen malá šance, že se o vás ostatní budou starat.

Jaké jsou různé typy obchodních nákladů?

Při práci na vás mohou čas od času platit obchodní výdaje. Jedná se o nezbytné výdaje, které musíte uhradit během výkonu svých povinností a které souvisejí s výkonem vaší činnosti. Za většinu těchto výkazů výdajů odpovídá společnost.

Tzv. Profesionální výdaje mohou mít různé aspekty, z nichž nejdůležitější jsou:

• Přepravní náklady: při cestování letadlem, vlakem, autobusem nebo taxíkem na služební cestu nebo na profesionální schůzku;
• Náklady na ujeté kilometry: pokud zaměstnanec používá pro služební cestu vlastní vozidlo (počítáno podle stupnice ujetých kilometrů nebo hotelových nocí);
• Náklady na stravování: pro obchodní obědy;
• Náklady na profesionální mobilitu: spojené se změnou polohy, která vede ke změně místa bydliště.

K dispozici je také:

• Náklady na dokumentaci,
• Náklady na oblékání,
• Náklady na ubytování
• Náklady na práci na dálku,
• Náklady na používání nástrojů IKT (nové informační a komunikační technologie),

Jak probíhá náhrada výdajů za odborné výkony?

Bez ohledu na povahu vzniklých výdajů mohou mít podmínky pro náhradu výdajů dvě podoby. Buď jsou stanoveny v pracovní smlouvě, nebo jsou součástí praxe ve společnosti.

Platbu lze provést přímou úhradou skutečných nákladů, tedy všech vzniklých plateb. Jedná se o náklady na práci na dálku, používání nástrojů ICT, profesionální mobilitu nebo náklady vzniklé zaměstnancům vyslaným do zahraničí. Zaměstnanec jako takový předá své různé výkazy výdajů svému zaměstnavateli. Ujistěte se, že je uchováte alespoň tři roky.

Je také možné, že vám bude vypláceno příležitostné nebo pravidelné paušální odškodnění. Tato metoda se používá pro opakující se náklady, například pro obchodního agenta. V takovém případě není tento povinen zdůvodňovat své výdaje. Stropy stanoví daňová správa a liší se podle povahy nákladů (strava, doprava, dočasné ubytování, stěhování, počet ujetých kilometrů). Pokud jsou však limity překročeny, může zaměstnavatel požadovat vaše podklady. Je třeba poznamenat, že ředitelé společností nemají nárok na tento pevný příspěvek.

Procesy uplatňování nároku na náhradu výdajů za odborné výkony

Obecně platí, že náhrada vašich profesionálních výdajů bude provedena po předložení podkladů účetnímu oddělení nebo manažerovi lidských zdrojů. Zůstatek se obvykle objeví na vaší další výplatní páske a částka bude převedena na váš účet.

Máte 3 roky k dispozici, abyste doložili své profesionální výdaje, a tím vám byly proplaceny. Po uplynutí této doby již váš nadřízený není povinen je platit. Pokud omylem nebo zapomenutím nebo z jakéhokoli důvodu nevracíme vaše peníze. Je opravdu nejlepší rychle zasáhnout zasláním dopisu s žádostí o refundaci vaší firmě.

Zde uvádíme dva ukázkové dopisy, které vám pomohou. Ať tak či onak. Především nezapomeňte přiložit původní podpůrné dokumenty a uchovat si kopie.

Příklad dopisu pro běžnou žádost o náhradu výdajů za odborné výkony

Příjmení Jméno zaměstnance
Adresa
PSČ

Společnost… (název společnosti)
Adresa
PSČ

                                                                                                                                                                                                                      (Město), dne ... (Datum),

Předmět: Žádost o náhradu výdajů za odborné výkony

(Pane paní),

Po výdajích vzniklých během mých posledních misí. A teď si přeji využít náhradu mých profesionálních výdajů. Tímto vám zasílám úplný seznam mých plateb v souladu s postupem.

Udělal jsem tedy cestu z _____ (místo odletu) do _____ (místo určení služební cesty) z ________ do _____ (datum cesty), abych se zúčastnil několika důležitých konferencí pro rozvoj naší společnosti. Během cesty jsem si vzal letadlo tam a zpět a udělal několik jízd taxíkem.

K těmto výdajům se připočítávají náklady na ubytování v hotelu a stravování. Podpůrné dokumenty potvrzující všechny mé příspěvky jsou přiloženy k této žádosti.

Než od vás přijmu příznivou odpověď, žádám vás o přijetí, pane, s úctou.

 

                                                                        Podpis

Příklad dopisu požadujícího náhradu nákladů na odbornou přípravu v případě odmítnutí zaměstnavatelem

Příjmení Jméno zaměstnance
Adresa
PSČ

Společnost… (název společnosti)
Adresa
PSČ

                                                                                                                                                                                                                      (Město), dne ... (Datum),

 

Předmět: Žádost o náhradu odborných výdajů

 

Pane řediteli,

V rámci svých povinností jsem musel absolvovat několik zahraničních služebních cest. Jako zaměstnanec [funkce] jsem jel [cíl] na 4 dny na konkrétní mise související s mou pozicí.

Se svolením mého přímého nadřízeného jsem cestoval vlastním vozidlem. Celkem jsem ujel [počet] kilometrů. K tomu je třeba připočítat náklady na stravu a několik nocí v hotelu v celkové výši [částka] eur.

Zákon stanoví, že tyto odborné výdaje musí nést společnost. Navzdory skutečnosti, že všechny potřebné podpůrné dokumenty byly po svém návratu předány účetnímu oddělení, jsem však dosud neobdržel související platbu.

Z tohoto důvodu vás žádám, abyste zasáhli, aby mi mohla být co nejdříve vrácena platba. V příloze naleznete kopii všech faktur, které odůvodňují můj požadavek.

Předem vám děkuji za pomoc, žádám vás, abyste věřil, pane řediteli, ujištění o mé nejhlubší úctě.

 

                                                                       Podpis

Stáhnout “Příklad dopisu pro běžnou žádost o proplacení profesních výdajů”