Rydych wedi derbyn e-bost gwahoddiad i gyfarfod ac yn dymuno cadarnhau eich presenoldeb. Yn yr erthygl hon, dywedwn wrthych pam ei bod yn bwysig ymateb i'r gwahoddiad i gadarnhau eich presenoldeb, a sut i'w wneud yn briodol.
Cyhoeddi eich cyfranogiad mewn cyfarfod
Pan fyddwch yn derbyn gwahoddiad i gyfarfod, gall y person a anfonodd atoch chi ofyn am gadarnhad ysgrifenedig o'ch presenoldeb yn y cyfarfod hwnnw. Os mewn rhai achosion, cadarnhewch nad yw eich presenoldeb yn cael ei ofyn, argymhellir ei wneud beth bynnag.
Yn wir, gall cyfarfod fod yn gymhleth i'w drefnu, yn enwedig pan nad ydych chi'n gwybod yn union faint o bobl fydd yn mynychu. Trwy gadarnhau eich presenoldeb, nid yn unig y byddwch yn gwneud gwaith paratoi'r trefnydd yn haws, ond byddwch hefyd yn sicrhau bod y cyfarfod yn effeithlon, heb fod yn rhy hir ac wedi'i addasu i nifer y cyfranogwyr. Nid yw hi byth yn braf gwastraffu 10 munud ar ddechrau cyfarfod gan ychwanegu cadeiriau neu fynd i ailargraffu ffeiliau!
Cofiwch hefyd i beidio ag aros yn rhy hir cyn ateb, hyd yn oed os yw'n wir na fyddwch bob amser yn gallu cadarnhau eich bod ar gael ar unwaith. Po gynharaf y bydd y cadarnhad yn digwydd, y mwyaf y bydd yn hwyluso trefniadaeth y cyfarfod (ni ellir trefnu cyfarfod ar yr eiliad olaf!).
Beth ddylai e-bost cadarnhau presenoldeb ei gynnwys?
Mewn e-bost cadarnhau cyfarfod, mae'n bwysig cynnwys y canlynol:
- Diolch i'r person am ei wahoddiad
- Yn amlwg, cyhoeddwch eich presenoldeb
- Dangoswch eich cyfraniad trwy ofyn a oes pethau i'w paratoi cyn y cyfarfod
Dyma dempled e-bost i'w ddilyn i gyhoeddi eich cyfranogiad mewn cyfarfod.
Testun: Cadarnhad o fy nghyfranogiad yn y cyfarfod o [dyddiad]
Syr / Madam,
Diolchaf i chi am eich gwahoddiad i'r cyfarfod ar [pwrpas y cyfarfod] ac yn falch gadarnhau fy mhresenoldeb ar [dyddiad] ar [amser].
Rhowch wybod i mi os oes unrhyw eitemau i'w paratoi ar gyfer y cyfarfod hwn. Rwy'n dal i fod ar gael i chi am unrhyw wybodaeth bellach am y pwnc hwn.
Yn gywir,
[Llofnod]
