Post neu bost: Pa un ddylai gael ei ffafrio?
Mae anfon llythyr neu lythyr at ohebydd yn arfer eang iawn. Hyd yn oed os oes posibilrwydd heddiw o argymell negesydd, mae'n amlwg bod yr e-bost yn gwarantu mwy o gyflymder wrth drosglwyddo negeseuon. Fodd bynnag, mae achlysuron yn y cyd-destun proffesiynol lle mae defnyddio e-bost yn fwy manteisiol na llythyr. Wedi dweud hynny, ni ddylid esgeuluso'r defnydd cywir o ymadroddion cwrtais. Post neu bost: Beth ddylid ei ffafrio a pha fformiwlâu cwrtais sy'n briodol mewn rhai amgylchiadau?
Pryd i anfon llythyrau?
Fe'ch cynghorir i anfon llythyrau mewn rhai cyd-destunau penodol. Weithiau, y gyfraith sy'n ei gwneud yn ofynnol i chi wneud hyn.
Yn y byd gwaith, mae'n arferol anfon llythyr ymddiswyddo, galw am gyfweliad diswyddo neu dorri'r cyfnod prawf trwy ffurfioli'r cais neu'r penderfyniad mewn llythyr.
O ran cysylltiadau â chwsmer-cyflenwr, gallwn ddyfynnu ymhlith yr amgylchiadau sy'n gofyn am gyfeiriad llythyr, yr hysbysiad ffurfiol am anfoneb ddi-dâl, yr ymddiheuriadau ar ôl cyflwyno cynnyrch diffygiol neu rybudd ffurfiol am gynnyrch diffygiol wrth gyflwyno gorchymyn .
Pryd ddylai fod yn well gennych anfon e-bost proffesiynol?
Yn ymarferol, mae anfon llythyr yn cyd-fynd â'r cyfnewidiadau dyddiol sy'n digwydd yn y cyd-destun proffesiynol. Mae hyn yn wir o ran anfon dyfynbris at obaith, ail-lansio cwsmer am anfoneb hwyr neu anfon dogfennau at gydweithiwr.
Ond un peth yw gwybod pryd i ddefnyddio e-bost proffesiynol ac un peth arall yw gwneud defnydd da o ymadroddion cwrtais.
Beth yw'r strwythur ar gyfer e-bost dilynol?
Yn gyffredinol, mae e-bost dilynol cwsmer wedi'i strwythuro mewn 7 rhan. Gallwn ddyfynnu ymhlith y rhain:
- Y fformiwla gwrtais wedi'i phersonoli
- Y bachyn
- Y cyd-destun
- Mae'r prosiect
- Yr alwad i weithredu
- Y trawsnewid
- Yr ymadrodd cwrtais olaf
O ran y fformiwla gwrtais ar ddechrau'r e-bost, argymhellir ei bersonoli. Gallwch chi ddweud er enghraifft: "Helo + Enw olaf / Enw cyntaf".
O ran y fformiwla gwrtais derfynol, gallwch chi fabwysiadu'r un hon: "Wrth aros eich dychweliad, hoffwn ddiwedd da'r dydd ichi ac wrth gwrs aros ar gael". Mae'r fformiwla gwrtais hon yn gweddu i'r cwsmer y mae gennych berthynas fusnes eithaf helaeth ag ef neu'r cwsmer rydych chi'n ei adnabod yn benodol.
Pan ddaw at gleient nad ydych wedi datblygu perthynas ddyddiol ag ef, dylai'r fformiwla gwrtais ar ddechrau'r e-bost fod o'r math "Mr. ..." neu "Madam ...". O ran y fformiwla gwrtais ar ddiwedd yr e-bost, gallwch ddefnyddio'r fformiwla "Wrth aros eich dychweliad, derbyniwch sicrwydd fy nheimladau gorau".
I drosglwyddo dyfynbrisiau i gleient, mae'r strwythur bron yr un fath. Fodd bynnag, wrth drosglwyddo dogfennau i gydweithiwr, nid oes unrhyw beth yn eich atal rhag dweud helo. Ar ddiwedd yr e-bost, argymhellir ymadroddion cwrtais fel "Yn gywir" neu "Cofion caredig" hefyd.
