Mewn cwmnïau, mae cyfarfodydd yn aml yn cael eu dilyn gan adroddiadau neu e-bystau cryno fel bod y rhai nad ydynt wedi gallu mynychu yn ymwybodol o'r hyn a ddywedwyd, neu i'r rhai sy'n bresennol i gadw cofnod ysgrifenedig. . Yn yr erthygl hon, rydym yn eich helpu i ysgrifennu e-bost cryno yn dilyn cyfarfod.
Ysgrifennwch grynodeb o gyfarfod
Wrth gymryd nodiadau mewn cyfarfod, mae yna elfennau allweddol i'w nodi er mwyn gallu ysgrifennu crynodeb wedyn:
- Nifer y cyfranogwyr ac enwau'r cyfranogwyr
- Cyd-destun y cyfarfod: dyddiad, amser, lle, trefnydd
- Pwnc y cyfarfod: y prif bwnc a'r gwahanol bynciau a drafodwyd
- Y rhan fwyaf o'r materion yr ymdriniwyd â hwy
- Casgliad y cyfarfod a'r tasgau a roddwyd i'r cyfranogwyr
Dylid anfon eich e-bost cryno o'r cyfarfod at yr holl gyfranogwyr, ond hefyd i'r rhai dan sylw, er enghraifft yn eich adran, nad oeddent yn gallu bod yn bresennol neu nad oeddent wedi'u gwahodd.
Cyfarfod templed e-bost synthesis
Dyma a model email crynodeb y cyfarfod:
Testun: Crynodeb o'r cyfarfod o [dyddiad] ar [pwnc]
Helo bawb,
Gweler isod grynodeb o'r cyfarfod ar [pwnc] a gynhelir gan [host], a gynhaliwyd yn [lleoliad] ar [dyddiad].
Roedd X o bobl yn bresennol yn y cyfarfod hwn. Mrs / Mr. Agorodd [trefnydd] y cyfarfod gyda chyflwyniad ar [pwnc]. Yna buom yn trafod y materion canlynol:
[Rhestr o'r materion a drafodwyd a chrynodeb byr]
Yn dilyn ein dadl, daeth y pwyntiau canlynol i'r amlwg:
[Rhestr casgliadau'r cyfarfod a'r tasgau i'w cyflawni].
Cynhelir y cyfarfod nesaf o gwmpas [dyddiad] i olrhain cynnydd ar y materion hyn. Byddwch yn derbyn pythefnos cyn gwahoddiad i gymryd rhan.
Yn gywir,
[Llofnod]
