Mae e-bost wedi bod yn arf hanfodol ar gyfer cyfathrebiadau busnes ers amser maith, ond pôl piniwn a gynhaliwyd gan Sendmail. Datgelodd ei fod wedi achosi tensiwn, dryswch neu ganlyniadau negyddol eraill i 64% o weithwyr proffesiynol.
Felly, sut allwch chi osgoi hyn gyda'ch negeseuon e-bost? A sut allwch chi ysgrifennu negeseuon e-bost sy'n rhoi'r canlyniadau a ddymunir? Yn yr erthygl hon, rydym yn adolygu'r strategaethau y gallwch eu defnyddio i sicrhau bod eich defnydd o e-bost yn glir, yn effeithiol, ac yn llwyddiannus.
Mae gweithiwr swyddfa cyffredin yn derbyn am negeseuon e-bost 80 y dydd. Gyda'r gyfrol hon o bost, gellir hawdd anghofio negeseuon unigol. Dilynwch y rheolau syml hyn fel bod eich negeseuon e-bost yn cael eu sylwi a'u defnyddio.
- Peidiwch â chyfathrebu gormod trwy e-bost.
- Gwneud defnydd da o wrthrychau.
- Gwneud negeseuon clir a byr.
- Byddwch yn gwrtais.
- Gwiriwch eich tôn.
- Darllenwch dros.
Peidiwch â chyfathrebu gormod trwy e-bost
Un o'r ffynonellau mwyaf o straen yn y gwaith yw'r nifer fawr o negeseuon e-bost y mae pobl yn eu derbyn. Felly, cyn i chi ddechrau ysgrifennu e-bost, gofynnwch i chi'ch hun: “A yw hyn yn wirioneddol angenrheidiol?”
Yn y cyd-destun hwn, dylech ddefnyddio'r ffôn neu negeseuon gwib i ddelio â chwestiynau sy'n debygol o fod yn destun trafodaethau ôl. Defnyddiwch offeryn cynllunio cyfathrebiadau a nodwch y sianelau gorau ar gyfer gwahanol fathau o negeseuon.
Pryd bynnag y bo modd, rhowch y newyddion drwg yn bersonol. Mae'n eich helpu i gyfathrebu ag empathi, tosturi a deall a chadarnhau'ch hun os yw'ch neges wedi cael ei chymryd yn anghywir.
Gwneud defnydd da o wrthrychau
Mae pennawd papur newydd yn gwneud dau beth: mae'n tynnu'ch sylw ac yn crynhoi'r erthygl fel y gallwch chi benderfynu a ydych am ei darllen ai peidio. Dylai llinell pwnc eich e-bost wneud yr un peth.
Gwrthrych mae gofod gwag yn fwy tebygol o gael ei anwybyddu neu ei wrthod fel “spam”. Felly defnyddiwch ychydig o eiriau sydd wedi'u dewis yn dda bob amser i ddweud wrth y derbynnydd beth yw pwrpas yr e-bost.
Efallai y byddwch am gynnwys y dyddiad yn y llinell bwnc os yw'ch neges yn rhan o gyfres e-bost arferol, fel adroddiad prosiect wythnosol. Ar gyfer neges sy'n gofyn am ymateb, gallwch hefyd gynnwys galwad i weithredu, megis "Os gwelwch yn dda erbyn Tachwedd 7."
Mae llinell bwnc wedi'i hysgrifennu'n dda, fel yr un isod, yn darparu'r wybodaeth bwysicaf heb i'r derbynnydd hyd yn oed orfod agor yr e-bost. Mae hyn yn anogwr sy'n atgoffa derbynwyr o'ch cyfarfod pryd bynnag y byddant yn gwirio eu mewnflwch.
| Enghraifft wael Enghraifft dda |
|
| Pwnc: cyfarfod | Testun: Cyfarfod ar y broses GATEWAY - 09h 25 Chwefror 2018 |
Cadwch negeseuon yn glir ac yn fyr
Rhaid i e-byst, fel llythyrau busnes traddodiadol, fod yn glir ac yn gryno. Cadwch eich brawddegau yn fyr ac yn fanwl gywir. Rhaid i gorff yr e-bost fod yn uniongyrchol ac yn addysgiadol, ac mae'n cynnwys yr holl wybodaeth berthnasol.
Yn wahanol i lythyrau traddodiadol, nid yw anfon e-byst lluosog yn costio mwy nag anfon un. Felly os oes angen i chi gyfathrebu â rhywun ar nifer o bynciau gwahanol, ystyriwch ysgrifennu e-bost ar wahân ar gyfer pob un. Mae hyn yn egluro'r neges ac yn caniatáu i'ch gohebydd ymateb i un pwnc ar y tro.
| Enghraifft wael | Enghraifft dda |
| Testun: Diwygiadau ar gyfer yr adroddiad gwerthiant
Hi Michelin,
Diolch am anfon yr adroddiad hwn yr wythnos diwethaf. Darllenais ef ddoe a theimlaf fod Pennod 2 angen gwybodaeth fwy penodol am ein ffigurau gwerthiant. Rwyf hefyd yn meddwl y gallai'r naws fod yn fwy ffurfiol.
Yn ogystal, roeddwn am roi gwybod ichi fy mod wedi trefnu cyfarfod â’r adran cysylltiadau cyhoeddus ar yr ymgyrch hysbysebu newydd ddydd Gwener yma. Mae hi am 11:00 a.m. a bydd yn yr ystafell gynadledda fach.
Rhowch wybod i mi os ydych ar gael.
Diolch,
Camille |
Testun: Diwygiadau ar gyfer yr adroddiad gwerthiant
Hi Michelin,
Diolch am anfon yr adroddiad hwn yr wythnos diwethaf. Darllenais ef ddoe a theimlaf fod Pennod 2 angen gwybodaeth fwy penodol am ein ffigurau gwerthiant.
Rwy'n credu hefyd y gallai'r tôn fod yn fwy ffurfiol.
A allech chi ei addasu gyda'r sylwadau hyn mewn cof?
Diolch am eich gwaith caled!
Camille
(Yna mae Camille yn anfon e-bost arall am y cyfarfod PR.) |
Mae’n bwysig cael cydbwysedd yma. Nid ydych chi eisiau peledu rhywun â negeseuon e-bost, ac mae'n gwneud synnwyr i gyfuno sawl pwynt cysylltiedig mewn un post. Pan fydd hyn yn digwydd, cadwch hi'n syml gyda pharagraffau neu bwyntiau bwled wedi'u rhifo, ac ystyriwch “dorri” y wybodaeth yn unedau bach, trefnus i'w gwneud yn haws i'w deall.
Sylwch hefyd, yn yr enghraifft dda uchod, fod Camille wedi nodi'r hyn yr oedd hi eisiau i Michelin ei wneud (yn yr achos hwn, newidiwch yr adroddiad). Os ydych chi'n helpu pobl i wybod beth rydych chi ei eisiau, maen nhw'n fwy tebygol o'i roi i chi.
Byddwch yn gwrtais
Mae pobl yn aml yn credu y gall negeseuon e-bost fod yn llai ffurfiol na llythyrau traddodiadol. Ond mae'r negeseuon a anfonwch yn adlewyrchiad o'ch proffesiynoldeb, eich gwerthoedd a'ch sylw i fanylion eich hun yn bwysig, felly mae angen lefel benodol o ffurfioldeb.
Oni bai eich bod ar delerau da gyda rhywun, ceisiwch osgoi iaith anffurfiol, bratiaith, jargon, a thalfyriadau amhriodol. Gall emoticons fod yn ddefnyddiol i egluro eich bwriad, ond mae'n well eu defnyddio gyda phobl rydych chi'n eu hadnabod yn dda yn unig.
Caewch eich neges gyda "Yn gywir," "Diwrnod da / noson i chi" neu "Da i chi," yn dibynnu ar y sefyllfa.
Gall derbynwyr ddewis argraffu e-byst a'u rhannu ag eraill, felly byddwch yn gwrtais bob amser.
Gwiriwch y tôn
Pan fyddwn yn cwrdd â phobl wyneb yn wyneb, rydym yn defnyddio eu hiaith y corff, eu lleisiau lleisiol, ac ymadroddion wyneb i werthuso sut maen nhw'n teimlo. Mae e-bost yn ein hamddifadu o'r wybodaeth hon, sy'n golygu na allwn wybod pryd mae pobl wedi camddeall ein negeseuon.
Mae'n hawdd camddehongli'ch dewis o eiriau, hyd brawddegau, atalnodi a phriflythrennau heb giwiau gweledol a chlywedol. Yn yr enghraifft gyntaf isod, efallai y bydd Louise yn meddwl bod Yann yn rhwystredig neu'n grac, ond mewn gwirionedd, mae'n teimlo'n dda.
| Enghraifft wael | Enghraifft dda |
| Louise,
Rwyf angen eich adroddiad erbyn 17 p.m. heddiw neu byddaf yn colli fy dyddiad cau.
Yann |
Hi Louise,
Diolch am eich gwaith caled ar yr adroddiad hwn. A allech chi roi eich fersiwn i mi cyn 17 awr, fel na fyddaf yn colli fy nghyfnod amser?
Diolch ymlaen llaw,
Yann |
Meddyliwch am "deimlad" eich e-bost yn emosiynol. Os gellir camddeall eich bwriadau neu'ch emosiynau, dewch o hyd i ffordd lai amwys o lunio eich geiriau.
prawfddarllen
Yn olaf, cyn clicio "Anfon", cymerwch funud i wirio'ch e-bost am unrhyw wallau sillafu, gramadeg ac atalnodi. Mae eich e-byst yn gymaint rhan o'ch delwedd broffesiynol â'r dillad rydych chi'n eu gwisgo. Mae'n cael ei gwgu felly i anfon neges yn cynnwys gwallau mewn cyfresi.
Yn ystod profi darllen, rhowch sylw manwl i hyd eich e-bost. Mae pobl yn fwy tebygol o ddarllen negeseuon e-bost byr, cryno na negeseuon e-bost, wedi'u datgysylltu, felly gwnewch yn siŵr bod eich negeseuon e-bost mor fyr ag y bo modd, heb eithrio'r wybodaeth angenrheidiol.
Pwyntiau allweddol
Mae'r mwyafrif ohonom yn treulio rhan dda o'n diwrnod yn darllen a chyfansoddi e-byst. Ond gall y negeseuon a anfonwn fod yn ddryslyd i eraill.
I ysgrifennu negeseuon e-bost effeithiol, gofynnwch i chi'ch hun yn gyntaf os ydych chi wir yn defnyddio'r sianel hon. Weithiau gall fod yn well cymryd y ffôn.
Gwnewch eich negeseuon e-bost yn gryno ac yn fanwl gywir. Anfonwch nhw yn unig at bobl sydd wir angen eu gweld ac yn nodi'n glir yr hyn yr hoffech i'r sawl sy'n ei dderbyn ei wneud nesaf.
Cofiwch fod eich e-byst yn adlewyrchiad o'ch proffesiynoldeb, eich gwerthoedd a'ch sylw i fanylion. Ceisiwch ddychmygu sut y gallai eraill ddehongli naws eich neges. Byddwch yn gwrtais a gwiriwch yr hyn rydych wedi'i ysgrifennu bob amser cyn taro “anfon”.
