Print Friendly, PDF ac E-bost

Mae e-bost wedi bod yn offeryn hanfodol ar gyfer cyfathrebu busnes, ond arolwg a gynhaliwyd gan Sendmail. Datgelodd ei fod wedi achosi tensiwn, dryswch neu ganlyniadau negyddol eraill i 64% o weithwyr proffesiynol.

Felly, sut allwch chi osgoi hyn gyda'ch negeseuon e-bost? A sut allwch chi ysgrifennu negeseuon e-bost sy'n rhoi'r canlyniadau a ddymunir? Yn yr erthygl hon, rydym yn adolygu'r strategaethau y gallwch eu defnyddio i sicrhau bod eich defnydd o e-bost yn glir, yn effeithiol, ac yn llwyddiannus.

Mae gweithiwr swyddfa cyffredin yn derbyn am negeseuon e-bost 80 y dydd. Gyda'r gyfrol hon o bost, gellir hawdd anghofio negeseuon unigol. Dilynwch y rheolau syml hyn fel bod eich negeseuon e-bost yn cael eu sylwi a'u defnyddio.

  1. Peidiwch â chyfathrebu gormod trwy e-bost.
  2. Gwneud defnydd da o wrthrychau.
  3. Gwneud negeseuon clir a byr.
  4. Byddwch yn gwrtais.
  5. Gwiriwch eich tôn.
  6. Darllenwch dros.

Peidiwch â chyfathrebu gormod trwy e-bost

Un o'r ffynonellau mwyaf o straen yn y gwaith yw'r nifer fawr o e-byst y mae pobl yn eu derbyn. Felly, cyn i chi ddechrau ysgrifennu e-bost, gofynnwch i chi'ch hun, "A yw'n wirioneddol angenrheidiol?"

Yn y cyd-destun hwn, rhaid i chi ddefnyddio'r ffôn neu'r negesydd ar unwaith i ymdrin â materion a all fod yn destun adborth. Defnyddio offeryn cynllunio cyfathrebu a nodi'r sianeli mwyaf addas ar gyfer gwahanol fathau o negeseuon.

Pryd bynnag y bo modd, rhowch y newyddion drwg yn bersonol. Mae'n eich helpu i gyfathrebu ag empathi, tosturi a deall a chadarnhau'ch hun os yw'ch neges wedi cael ei chymryd yn anghywir.

Gwneud defnydd da o wrthrychau

Mae gan deitl papur newydd ddwy swyddogaeth: mae'n dal eich sylw ac yn crynhoi'r erthygl er mwyn i chi allu penderfynu a ddylid ei ddarllen ai peidio. Dylai pwnc eich neges e-bost wneud yr un peth.

Gwrthrych mae gwag yn fwy tebygol o gael ei anwybyddu neu ei wrthod fel “sbam”. Felly defnyddiwch ychydig o eiriau wedi'u dewis yn dda bob amser i ddangos i'r derbynnydd gynnwys ye-bost.

Efallai y byddwch am gynnwys y dyddiad yn y pwnc os yw'ch neges yn rhan o gyfres o negeseuon e-bost rheolaidd, fel adroddiad prosiect wythnosol. Ar gyfer neges sydd angen ateb, gallwch hefyd gynnwys galwad i weithredu, fel "Os gwelwch yn dda cyn Tachwedd 7."

DARLLENWCH  Templed llythyr: datgloi eich cynilion gweithwyr

Mae llinell bwnc wedi'i ysgrifennu'n dda, fel yr un isod, yn darparu'r wybodaeth bwysicaf heb i'r sawl sy'n derbyn hyd yn oed orfod agor yr e-bost. Mae hwn yn gwahoddiad sy'n atgoffa derbynwyr eich cyfarfod bob tro y maent yn ymweld â'u blwch post.

 

Enghraifft wael Enghraifft dda
 
Pwnc: cyfarfod Testun: Cyfarfod ar y broses GATEWAY - 09h 25 Chwefror 2018

 

Cadwch negeseuon yn glir ac yn fyr

Rhaid i e-byst, fel llythyrau busnes traddodiadol, fod yn glir ac yn gryno. Cadwch eich brawddegau yn fyr ac yn fanwl gywir. Rhaid i gorff yr e-bost fod yn uniongyrchol ac yn addysgiadol, ac mae'n cynnwys yr holl wybodaeth berthnasol.

Yn wahanol i lythyrau traddodiadol, nid yw anfon negeseuon e-bost lluosog yn costio mwy nag anfon un. Felly, os bydd angen i chi gyfathrebu â rhywun ar nifer o bynciau gwahanol, ystyriwch ysgrifennu e-bost ar wahân ar gyfer pob un. Mae hyn yn egluro'r neges ac yn caniatáu i'r gohebydd ateb un pwnc ar y tro.

 

Enghraifft wael Enghraifft dda
Testun: Diwygiadau ar gyfer yr adroddiad gwerthiant

 

Hi Michelin,

 

Diolch am anfon yr adroddiad hwn yr wythnos diwethaf. Fe'i darllenais ddoe a deallaf fod y bennod 2 yn gofyn am wybodaeth fwy penodol am ein ffigurau gwerthiant. Rwy'n credu hefyd y gallai'r tôn fod yn fwy ffurfiol.

 

Yn ogystal, roeddwn i'n awyddus i ddweud wrthych fy mod wedi trefnu cyfarfod dydd Gwener hwn gyda'r adran cysylltiadau cyhoeddus ar yr ymgyrch hysbysebu newydd. Mae hi yn 11h00 a bydd yn yr ystafell gynadledda fach.

 

Rhowch wybod i mi os ydych ar gael.

 

Diolch,

 

Camille

Testun: Diwygiadau ar gyfer yr adroddiad gwerthiant

 

Hi Michelin,

 

Diolch am anfon yr adroddiad hwn yr wythnos diwethaf. Fe'i darllenais ddoe a deallaf fod y bennod 2 yn gofyn am wybodaeth fwy penodol am ein ffigurau gwerthiant.

 

Rwy'n credu hefyd y gallai'r tôn fod yn fwy ffurfiol.

 

A allech chi ei addasu gyda'r sylwadau hyn mewn cof?

 

Diolch am eich gwaith caled!

 

Camille

 

(Yna mae Camille yn anfon e-bost arall am y cyfarfod PR.)

 

Mae'n bwysig dod o hyd i gydbwysedd yma. Nid ydych chi eisiau peledu rhywun â negeseuon e-bost, ac mae'n gwneud synnwyr cyfuno pwyntiau cysylltiedig lluosog i mewn i un post. Pan fydd hyn yn digwydd, cadwch hi'n syml gyda pharagraffau neu fwledi wedi'u rhifo, ac ystyriwch "rannu'r wybodaeth" yn unedau bach trefnus er mwyn ei threulio'n hawdd.

Nodwch hefyd, yn yr enghraifft dda uchod, nododd Camille yr hyn yr oedd hi eisiau i Michelin ei wneud (yn yr achos hwn, addasu'r adroddiad). Os ydych chi'n helpu pobl i wybod beth rydych chi eisiau, mae yna siawns well y byddant yn ei roi i chi.

Byddwch yn gwrtais

Mae pobl yn aml yn credu y gall negeseuon e-bost fod yn llai ffurfiol na llythyrau traddodiadol. Ond mae'r negeseuon a anfonwch yn adlewyrchiad o'ch proffesiynoldeb, eich gwerthoedd a'ch sylw i fanylion eich hun yn bwysig, felly mae angen lefel benodol o ffurfioldeb.

Oni bai eich bod ar delerau da â rhywun, osgoi iaith anffurfiol, slang, jargon a byrfoddau amhriodol. Gall emoticons fod o gymorth i egluro'ch bwriad, ond mae'n well eu defnyddio dim ond gyda phobl rydych chi'n eu hadnabod yn dda.

Caewch eich neges gyda "Yn gywir," "Diwrnod da / noson i chi" neu "Da i chi," yn dibynnu ar y sefyllfa.

Gall derbynwyr benderfynu argraffu negeseuon e-bost a'u rhannu ag eraill, felly dylech bob amser fod yn gwrtais.

Gwiriwch y tôn

Pan fyddwn yn cwrdd â phobl wyneb yn wyneb, rydym yn defnyddio eu hiaith y corff, eu lleisiau lleisiol, ac ymadroddion wyneb i werthuso sut maen nhw'n teimlo. Mae e-bost yn ein hamddifadu o'r wybodaeth hon, sy'n golygu na allwn wybod pryd mae pobl wedi camddeall ein negeseuon.

Mae modd dewis camddehongli eich dewis o eiriau, hyd dedfryd, atalnodi a chyfalafu heb ddarnau gweledol a chlywedol yn hawdd. Yn yr enghraifft gyntaf isod, gallai Louise feddwl bod Yann yn rhwystredig neu'n ddig, ond mewn gwirionedd, mae'n teimlo'n dda.

 

Enghraifft wael Enghraifft dda
Louise,

 

Mae arnaf angen eich adroddiad cyn 17 heddiw neu byddaf yn colli'r dyddiad cau.

 

Yann

Hi Louise,

 

Diolch am eich gwaith caled ar yr adroddiad hwn. A allech chi roi eich fersiwn i mi cyn 17 awr, fel na fyddaf yn colli fy nghyfnod amser?

 

Merci d'Avance,

 

Yann

 

Meddyliwch am "deimlad" eich e-bost yn emosiynol. Os gellir camddeall eich bwriadau neu'ch emosiynau, dewch o hyd i ffordd lai amwys o lunio eich geiriau.

prawfddarllen

Yn olaf, cyn clicio ar "Anfon", cymerwch eiliad i wirio a yw eich e-bost yn cynnwys gwallau sillafu, gramadeg ac atalnodi. Mae eich negeseuon e-bost yn rhan mor fawr o'ch delwedd broffesiynol â'r dillad rydych chi'n eu gwisgo. Felly mae'n rhaid iddo anfon neges sy'n cynnwys namau mewn cyfresi.

Yn ystod profi darllen, rhowch sylw manwl i hyd eich e-bost. Mae pobl yn fwy tebygol o ddarllen negeseuon e-bost byr, cryno na negeseuon e-bost, wedi'u datgysylltu, felly gwnewch yn siŵr bod eich negeseuon e-bost mor fyr ag y bo modd, heb eithrio'r wybodaeth angenrheidiol.

Pwyntiau allweddol

Mae'r mwyafrif ohonom yn treulio rhan dda o'n diwrnod yn darllen a chyfansoddi e-byst. Ond gall y negeseuon a anfonwn fod yn ddryslyd i eraill.

I ysgrifennu negeseuon e-bost effeithiol, gofynnwch i chi'ch hun yn gyntaf os ydych chi wir yn defnyddio'r sianel hon. Weithiau gall fod yn well cymryd y ffôn.

Gwnewch eich negeseuon e-bost yn gryno ac yn fanwl gywir. Anfonwch nhw yn unig at bobl sydd wir angen eu gweld ac yn nodi'n glir yr hyn yr hoffech i'r sawl sy'n ei dderbyn ei wneud nesaf.

Cofiwch, mae eich negeseuon e-bost yn adlewyrchiad o'ch proffesiynoldeb, eich gwerthoedd a'ch sylw i fanylion. Ceisiwch ddychmygu sut y gallai eraill ddehongli naws eich neges. Byddwch yn gwrtais a gwiriwch yr hyn a ysgrifennoch bob amser cyn clicio ar "anfon".