Pam mae dechrau e-bost yn dda yn hanfodol?

Mewn busnes, mae eich ysgrifennu yn wynebu her fawr yn gyson: dal sylw'r darllenydd. Rhaid i'ch derbynwyr, rheolwyr prysur, ddidoli trwy lu o wybodaeth ddyddiol. Canlyniad ? Dim ond ychydig eiliadau gwerthfawr maen nhw'n eu rhoi i bob neges newydd.

Cyflwyniad gwan, diflas, wedi'i gyflwyno'n wael... a difaterwch yn sicr! Yn waeth, teimlad o flinder a fydd yn peryglu dealltwriaeth lawn y neges. Digon yw dweud, methiant golygyddol chwerw.

I’r gwrthwyneb, bydd cyflwyniad llwyddiannus, llawn effaith yn eich galluogi i ennyn diddordeb eich hierarchaeth neu’ch cydweithwyr ar unwaith. Mae cyflwyniad gofalus yn dangos eich proffesiynoldeb a'ch meistrolaeth o godau cyfathrebu busnes.

Y trap i'w osgoi'n llwyr

Mae gormod o awduron busnes yn gwneud y camgymeriad angheuol: mynd i fanylion o'r geiriau cyntaf. Gan gredu eu bod yn gwneud y peth iawn, maen nhw'n neidio at galon y mater ar unwaith. Camgymeriad gwarthus!

Mae’r dull “blah” hwn yn blino’r darllenydd yn gyflym cyn iddo hyd yn oed fynd at wraidd y mater. O'r geiriau cyntaf, mae'n pigo ac yn digalonni gan y rhagymadrodd dryslyd ac annifyr hwn.

Yn waeth, nid yw'r math hwn o gyflwyniad yn gwbl ystyried materion y derbynnydd. Nid yw'n amlygu'r manteision pendant a allai ddeillio o gynnwys y neges.

Y 3 chynhwysyn hud mewn cyflwyniad cyfareddol

I lwyddo yn eich cyflwyniadau, mae'r manteision yn argymell dull 3 cham, na ellir ei atal ar gyfer ennyn sylw ac ewyllys da'r darllenydd:

“bachyn” pwerus i daro’r chwaraewr

Boed yn eiriad brawychus, yn gwestiwn pryfoclyd neu hyd yn oed yn ffigurau trawiadol… Dechreuwch gydag elfen gref sy’n apelio ac yn pigo chwilfrydedd eich interlocutor.

Cyd-destun clir ac uniongyrchol

Ar ôl y clic cychwynnol, dilynwch frawddeg syml ac uniongyrchol i osod sylfeini'r pwnc dan sylw. Dylai'r darllenydd ddeall ar unwaith beth sy'n mynd i fod, heb fod angen meddwl.

Y buddion i'r derbynnydd

Moment hanfodol olaf: esboniwch pam mae'r cynnwys hwn o ddiddordeb iddo, beth sydd ganddo i'w gael yn uniongyrchol ohono. Mae eich dadleuon “budd” yn bendant o ran cael pobl i gymryd rhan mewn darllen.

Sut i drefnu'r 3 cydran hyn?

Mae'r dilyniant nodweddiadol a argymhellir fel a ganlyn:

  • Brawddeg sioc neu gwestiwn bachog fel agoriad
  • Parhau gyda 2-3 llinell o gyd-destunoli'r thema
  • Gorffennwch gyda 2-3 llinell yn manylu ar y manteision i'r darllenydd

Yn naturiol, gallwch chi addasu'r cyfrannau yn dibynnu ar natur y neges. Gellir cefnogi'r bachyn fwy neu lai, a darperir y rhan cyd-destunoli fwy neu lai.

Ond cadwch at y strwythur cyffredinol hwn “bachyn -> cyd-destun -> buddion”. Mae'n llinyn cyffredin rhagorol i gyflwyno corff eich neges yn effeithiol.

Esiamplau Siarad o Gyflwyniadau Dylanwadol

Er mwyn delweddu'r dull yn well, nid oes dim yn curo ychydig o ddarluniau concrit. Dyma rai modelau nodweddiadol ar gyfer cyflwyniadau llwyddiannus:

E-bost enghreifftiol rhwng cydweithwyr:

“Gallai eglurhad bach arbed 25% ar eich cyllideb gyfathrebu nesaf... Dros yr ychydig wythnosau diwethaf, mae ein hadran wedi nodi strategaeth noddi newydd, arbennig o broffidiol. Drwy ei roi ar waith o’r flwyddyn ariannol nesaf, byddech yn lleihau eich treuliau’n sylweddol tra’n dod yn amlwg.”

Enghraifft o gyflwyno adroddiad i reolwyr:

“Mae’r canlyniadau diweddaraf yn cadarnhau bod y lansiad wedi troi’n llwyddiant masnachol gwirioneddol. Mewn dim ond 2 fis, mae ein cyfran o'r farchnad yn y sector awtomeiddio swyddfeydd wedi cynyddu 7 pwynt! Yn fanwl, mae’r adroddiad hwn yn dadansoddi ffactorau allweddol y perfformiad hwn, ond hefyd y meysydd i’w cynllunio i barhau â’r deinamig hynod addawol hwn.”

Trwy gymhwyso'r ryseitiau effeithiol hyn, eich ysgrifeniadau proffesiynol yn cael effaith o'r geiriau cyntaf. Cydio yn eich darllenydd, ennyn eu diddordeb… a bydd y gweddill yn dilyn yn naturiol!