Print Friendly, PDF ac E-bost

Ysgrifennwch i'w ddarllen

Mae cydweithiwr newydd anfon a e-bost ynglŷn â chyfarfod a gewch mewn awr. Mae'r e-bost i fod i gynnwys y wybodaeth allweddol y mae'n rhaid i chi ei chyflwyno, fel rhan o brosiect pwysig.

Ond mae problem: mae'r post wedi ei ysgrifennu mor wael na allwch ddod o hyd i'r data rydych ei angen. Mae yna gamgymeriadau sillafu a brawddegau anghyflawn. Mae'r paragraffau mor hir ac felly'n ddryslyd fod angen tri gwaith yn hwy na'n angenrheidiol i ddod o hyd i'r wybodaeth rydych ei eisiau. O ganlyniad, rydych chi wedi'ch paratoi ar gyfer y cyfarfod ac nid yw'n mynd mor esmwyth ag y dymunwch.

Ydych chi erioed wedi wynebu sefyllfa sy'n debyg i'r un hwn? Mewn byd gwybodaeth sydd wedi'i orlwytho, mae'n hanfodol cyfathrebu'n glir, yn gryno ac yn effeithiol. Nid oes gan bobl yr amser i ddarllen hyd llyfr e-bost, ac nid oes ganddynt yr amynedd i ddehongli negeseuon e-bost a adeiladwyd yn wael a lle mae gwybodaeth ddefnyddiol wedi'i wasgaru ymhobman.

Byd Gwaith eich sgiliau ysgrifennu yn dda, po fwyaf rydych chi'n teimlo'n dda amdano'ch hun, gan gynnwys eich rheolwr, cydweithwyr a chwsmeriaid. Nid ydych byth yn gwybod pa mor bell y bydd yr argraff dda hyn yn eich arwain.

Yn yr erthygl hon, fe welwn sut y gallwch wella'ch sgiliau ysgrifennu ac osgoi camgymeriadau cyffredin.

Cynulleidfa a fformat

Y cam cyntaf i ysgrifennu'n glir yw dewis y fformat priodol. Oes angen i chi anfon e-bost anffurfiol? Ysgrifennu adroddiad manwl? Neu ysgrifennwch lythyr ffurfiol?

Bydd y fformat, yn ogystal â'ch cynulleidfa, yn diffinio'ch “llais ysgrifennu” - hynny yw, pa mor ffurfiol neu hamddenol y dylai'r tôn fod. Er enghraifft, os ydych chi'n ysgrifennu e-bost at ddarpar gwsmer, a ddylai fod â'r un naws ag e-bost at ffrind?

Yn bendant ddim.

Dechreuwch trwy nodi pwy fydd yn darllen eich neges. A yw wedi'i anelu at uwch reolwyr, y tîm cyfan, neu grŵp bach sy'n gweithio ar ffeil benodol? Ym mhopeth rydych chi'n ei ysgrifennu, dylai eich darllenwyr, neu'ch derbynwyr, ddiffinio'ch tôn yn ogystal ag agweddau ar y cynnwys.

DARLLENWCH  Meistrolwch gynnwys a ffurf yn eich ysgrifau

Cyfansoddiad ac arddull

Ar ôl i chi wybod beth rydych chi'n ei ysgrifennu ac ar gyfer yr ydych chi'n ysgrifennu, mae'n rhaid i chi ddechrau ysgrifennu.

Mae sgrin gyfrifiadur gwyn, gwyn yn aml yn bygythiol. Mae'n hawdd mynd yn sownd oherwydd nad ydych chi'n gwybod sut i ddechrau. Rhowch gynnig ar yr awgrymiadau hyn ar gyfer cyfansoddi a fformatio'ch dogfen:

 

  • Dechreuwch gyda'ch cynulleidfaPeidiwch ag anghofio na fydd eich darllenwyr yn gwybod unrhyw beth am yr hyn a ddywedwch wrthynt. Beth mae angen iddynt wybod yn gyntaf?
  • Creu cynllunMae hyn yn arbennig o ddefnyddiol os ydych chi'n ysgrifennu dogfen hirach, fel adroddiad, cyflwyniad, neu araith. Yn amlinellu eich helpu i nodi'r camau i'w dilyn ym mha drefn a rhannu'r dasg yn wybodaeth y gellir ei reoli.
  • Rhowch gynnig ar empathi ychydigEr enghraifft, os ydych chi'n ysgrifennu e-bost gwerthu ar gyfer darpar gwsmeriaid, pam ddylent ofalu am eich cynnyrch neu'ch cae gwerthu? Beth yw'r budd ar eu cyfer? Cofiwch anghenion eich cynulleidfa bob amser.
  • Defnyddiwch y triongl rhethregolOs ydych yn ceisio perswadio rhywun i wneud rhywbeth, gofalwch eich bod yn esbonio pam y dylai pobl yn gwrando arnoch, trosglwyddo eich neges at eich cynulleidfa sydd â diddordeb a chyflwyno'r wybodaeth mewn modd rhesymegol a chyson.
  • Nodi'ch prif thema: Os ydych chi'n cael anhawster i ddiffinio prif thema eich neges, rhagdybwch fod gennych 15 eiliad i'r chwith i esbonio'ch lleoliad. Beth wyt ti'n ei ddweud? Mae'n debyg mai hwn yw eich prif thema.
  • Defnyddiwch iaith glir: Oni bai ysgrifennu erthygl wyddonol, yn gyffredinol mae'n well defnyddio iaith syml, iaith uniongyrchol. Peidiwch â defnyddio geiriau hir yn unig i greu argraff ar bobl.

strwythur

Dylai'ch dogfen fod mor gyfeillgar â phosib. Defnyddiwch deitlau, isdeitlau, bwledi a rhifau cymaint ag y bo modd i wahanu'r testun.

Wedi'r cyfan, beth sy'n haws ei ddarllen: tudalen wedi'i llenwi â pharagraffau hir neu dudalen wedi'i rannu'n baragraffau byr gyda phennawdau a bwledi adrannau? Bydd dogfen sy'n hawdd ei sganio'n cael ei darllen yn amlach na dogfen gyda pharagraffau hir, trwchus.

DARLLENWCH  Diwedd y post, y fformwlâu cwrtais i gefnu arnyn nhw

Dylai penaethiaid ddal sylw'r darllenydd. Gyda chymorth cwestiynau, mae'n syniad da yn aml, yn enwedig mewn testunau hysbysebu, gan fod y cwestiynau'n cadw'r darllenydd â diddordeb ac yn chwilfrydig.

Mewn negeseuon e-bost a chynigion, defnyddiwch deitlau ac is-deitlau ffeithiol byr, fel y rhai yn yr erthygl hon.

Mae ychwanegu graffeg hefyd yn ffordd wych i wahanu eich testun. Mae'r cymhorthion gweledol hyn nid yn unig yn caniatáu i'r darllenydd gadw ei sylw ar y cynnwys, ond hefyd i gyfathrebu gwybodaeth bwysig yn llawer cyflymach na'r testun.

Gwallau gramadegol

Mae'n debyg eich bod chi'n gwybod y bydd gwallau yn eich e-bost yn gwneud i'ch gwaith edrych yn amhroffesiynol. Mae'n hanfodol osgoi camgymeriadau mawr trwy gael gwiriwr sillafu a diwygio'ch sillafu gymaint â phosibl.

Dyma rai enghreifftiau o eiriau a ddefnyddir yn gyffredin:

 

  • Rwy'n anfon / anfon / anfon atoch

 

Bydd y ferf "i anfon" yn ferf y grŵp cyntaf, bydd un bob amser yn ysgrifennu yn y person cyntaf yr unig "Rwy'n ei anfon" gydag "e". Mae "Shipment" heb "e" yn enw ("llwyth") a gall fod yn lluosog: "shipments".

 

  • Ymunaf â chi / rwy'n ymuno â chi

 

Bydd un bob amser yn ysgrifennu "Rwy'n ymuno â chi" gyda "s". "Cyd" gyda "t" yw cydlyniad y trydydd person yn unigol "mae'n ymuno".

 

  • Dyddiad cau / dyddiad cau

 

Hyd yn oed os yw "bumper" wedi'i osod at enw benywaidd, peidiwch â rhoi i mewn i'r demtasiwn a bob amser yn ysgrifennu "bumper" heb "e".

 

  • Argymhelliad / argymhelliad

 

Os yn Saesneg rydym yn ysgrifennu "argymhelliad" gydag "e", yn Ffrangeg, rydym bob amser yn ysgrifennu "argymhelliad" gyda "a".

 

  • A oes / a oes / mae yno

 

Rydym yn ychwanegu “t” ewffonig mewn fformwlâu holiadol i hwyluso ynganiad ac atal dwy lafariad yn olynol. Byddwn felly yn ysgrifennu "a oes".

 

  • O ran / o ran

 

Nid yw un byth yn ysgrifennu "o ran" heb "s". Yn wir, mae sawl "term" yn y defnydd o'r ymadrodd hwn bob amser.

DARLLENWCH  Sut ydych chi'n osgoi camgymeriadau sillafu yn y gwaith?

 

  • O / ymhlith

 

Byddwch yn ofalus i beidio â chael eich camarwain gan y gair "ac eithrio" sy'n dod i ben gyda "s". Nid yw un byth yn ysgrifennu "ymhlith" gyda "s". Mae'n rhagdybiaeth ac mae'n annhebygol.

 

  • Fel y cytunwyd / fel y cytunwyd

 

Hyd yn oed wedi ei osod i enw benywaidd, mae "fel y cytunwyd" bob amser yn annibynadwy ac ni fydd byth yn cymryd "e".

 

  • Cynnal a chadw / gwasanaeth

Peidiwch â drysu'r enw a'r ferf. Mae'r enw "cyfweliad" heb "t" yn disgrifio cyfnewid neu "gyfweliad swydd". Defnyddir y ferf cysylltiedig yn y trydydd person o'r "cynnal" unigol pan ddaw i wneud y gwaith o gynnal rhywbeth.

Ni fydd rhai o'ch darllenwyr yn berffaith mewn sillafu a gramadeg. Efallai na fyddant yn sylwi os ydych chi'n gwneud y camgymeriadau hyn. Ond peidiwch â defnyddio hyn fel esgus: fel arfer bydd pobl, yn enwedig uwch swyddogion gweithredol, a fydd yn sylwi arno!

Am y rheswm hwn, mae'n rhaid i bopeth a ysgrifennwch fod o ansawdd sy'n dderbyniol i bob darllenydd.

dilysu

Mae gelyn profi da yn gyflym. Mae llawer o bobl yn prysur i bori eu negeseuon e-bost, ond dyna sut rydych chi'n colli camgymeriadau. Dilynwch y cyfarwyddiadau hyn i wirio'r hyn rydych chi wedi'i ysgrifennu:

  • Gwiriwch eich penawdau a'ch pyrsiau: Mae pobl yn aml yn eu hanwybyddu i ganolbwyntio yn unig ar y testun. Nid yw hyn oherwydd bod y penawdau yn fraster a braster eu bod yn rhydd o wallau!
  • Darllenwch yr e-bost yn uchel: Mae hyn yn eich gorfodi i fynd yn arafach, sy'n golygu eich bod yn fwy tebygol o ganfod gwallau.
  • Defnyddiwch eich bys i ddilyn y testun wrth i chi ddarllen: Mae'n beth arall sy'n eich helpu i arafu.
  • Dechreuwch ar ddiwedd eich testun: Ail-ddarllen brawddeg o'r diwedd i'r dechrau, mae'n eich helpu i ganolbwyntio ar y gwallau ac nid y cynnwys.