Ysgrifennwch i'w ddarllen

Mae cydweithiwr newydd anfon e-bost atoch am gyfarfod sydd gennych mewn awr. Mae'r e-bost i fod i gynnwys y wybodaeth allweddol y mae angen i chi ei chyflwyno, fel rhan o brosiect pwysig.

Ond mae yna broblem: mae'r e-bost wedi'i ysgrifennu mor wael fel na allwch ddod o hyd i'r data sydd ei angen arnoch. Mae camgymeriadau sillafu a brawddegau anghyflawn. Mae'r paragraffau mor hir a dryslyd fel ei fod yn cymryd tair gwaith mor hir ag y mae'n ei gymryd i ddod o hyd i'r wybodaeth rydych chi ei heisiau. O ganlyniad, nid ydych wedi paratoi'n ddigonol ar gyfer y cyfarfod ac nid yw'n mynd cystal ag yr oeddech wedi gobeithio.

Ydych chi erioed wedi wynebu sefyllfa debyg i hyn? Mewn byd sy’n orlawn o wybodaeth, mae’n hanfodol cyfathrebu’n glir, yn gryno ac yn effeithiol. Nid oes gan bobl amser i ddarllen e-byst hyd llyfr, ac nid oes ganddynt yr amynedd i ddehongli negeseuon e-bost sydd wedi'u llunio'n wael a lle mae gwybodaeth ddefnyddiol wedi'i gwasgaru ledled y lle.

Byd Gwaith eich sgiliau ysgrifennu yn dda, gorau oll fydd yr argraff y byddwch chi'n ei gwneud ar y rhai o'ch cwmpas, gan gynnwys eich bos, cydweithwyr a chleientiaid. Dydych chi byth yn gwybod pa mor bell y bydd yr argraffiadau da hyn yn mynd â chi.

Yn yr erthygl hon, fe welwn sut y gallwch wella'ch sgiliau ysgrifennu ac osgoi camgymeriadau cyffredin.

Cynulleidfa a fformat

Y cam cyntaf i ysgrifennu'n glir yw dewis y fformat priodol. Oes angen i chi anfon e-bost anffurfiol? Ysgrifennu adroddiad manwl? Neu ysgrifennu llythyr ffurfiol?

Bydd y fformat, ynghyd â'ch cynulleidfa, yn diffinio eich “llais ysgrifennu,” h.y. pa mor ffurfiol neu hamddenol y dylai'r naws fod. Er enghraifft, os ydych chi'n ysgrifennu e-bost at ddarpar gleient, a ddylai fod yr un naws ag e-bost at ffrind?

Yn bendant ddim.

Dechreuwch trwy nodi pwy fydd yn darllen eich neges. Ai ar gyfer uwch swyddogion gweithredol, y tîm cyfan, neu grŵp bach sy'n gweithio ar ffeil benodol? Ym mhopeth a ysgrifennwch, mae angen i'ch darllenwyr, neu'ch derbynwyr, ddiffinio'ch naws yn ogystal ag agweddau ar y cynnwys.

Cyfansoddiad ac arddull

Ar ôl i chi wybod beth rydych chi'n ei ysgrifennu ac ar gyfer yr ydych chi'n ysgrifennu, mae'n rhaid i chi ddechrau ysgrifennu.

Mae sgrin gyfrifiadur wag, wen yn aml yn frawychus. Mae'n hawdd mynd yn sownd oherwydd dydych chi ddim yn gwybod sut i ddechrau. Rhowch gynnig ar yr awgrymiadau hyn ar gyfer cyfansoddi a fformatio'ch dogfen:

 

  • Dechreuwch gyda'ch cynulleidfa: Cofiwch y gall eich darllenwyr wybod dim o'r hyn a ddywedwch wrthynt. Beth ddylen nhw ei wybod gyntaf?
  • Creu cynllun: Mae hyn yn arbennig o ddefnyddiol os ydych chi'n ysgrifennu dogfen hirach, fel adroddiad, cyflwyniad neu araith. Mae amlinelliadau yn eich helpu i nodi pa gamau i'w dilyn ym mha drefn ac yn rhannu'r dasg yn wybodaeth hylaw.
  • Rhowch gynnig ar ychydig o empathi: Er enghraifft, os ydych chi'n ysgrifennu e-bost gwerthu ar gyfer darpar gwsmeriaid, pam ddylen nhw ofalu am eich cynnyrch neu'ch maes gwerthu? Beth yw'r budd iddyn nhw? Cofiwch anghenion eich cynulleidfa bob amser.
  • Defnyddiwch y triongl rhethregol: Os ydych chi’n ceisio perswadio rhywun i wneud rhywbeth, gwnewch yn siŵr eich bod yn esbonio pam y dylai pobl wrando arnoch chi, cyflewch eich safbwynt mewn ffordd a fydd yn ennyn diddordeb eich cynulleidfa, a chyflwyno’r wybodaeth mewn ffordd resymegol a chydlynol.
  • Nodi'ch prif thema: Os ydych yn cael trafferth diffinio prif thema eich neges, smaliwch fod gennych 15 eiliad ar ôl i egluro eich safbwynt. Beth wyt ti'n dweud ? Mae'n debyg mai dyma'ch prif thema.
  • Defnyddiwch iaith glir: Oni bai eich bod yn ysgrifennu papur gwyddonol, fel arfer mae'n well defnyddio iaith syml, syml. Peidiwch â defnyddio geiriau hir dim ond i wneud argraff ar bobl.

strwythur

Dylai'ch dogfen fod mor gyfeillgar â phosib. Defnyddiwch deitlau, isdeitlau, bwledi a rhifau cymaint ag y bo modd i wahanu'r testun.

Wedi'r cyfan, beth allai fod yn haws ei ddarllen: tudalen wedi'i llenwi â pharagraffau hir neu dudalen wedi'i rhannu'n baragraffau byr gyda phenawdau adrannau a phwyntiau bwled? Bydd dogfen sy'n hawdd ei sganio yn cael ei darllen yn amlach na dogfen gyda pharagraffau hir, trwchus.

Dylai penawdau ddal sylw'r darllenydd. Mae defnyddio cwestiynau yn aml yn syniad da, yn enwedig mewn copi hysbyseb, oherwydd mae cwestiynau'n helpu i gadw diddordeb a chwilfrydedd y darllenydd.

Mewn negeseuon e-bost a chynigion, defnyddiwch deitlau ac is-deitlau ffeithiol byr, fel y rhai yn yr erthygl hon.

Mae ychwanegu graffeg hefyd yn ffordd wych i wahanu eich testun. Mae'r cymhorthion gweledol hyn nid yn unig yn caniatáu i'r darllenydd gadw ei sylw ar y cynnwys, ond hefyd i gyfathrebu gwybodaeth bwysig yn llawer cyflymach na'r testun.

Gwallau gramadegol

Mae'n debyg eich bod yn gwybod y bydd camgymeriadau yn eich e-bost yn gwneud i'ch gwaith edrych yn amhroffesiynol. Mae'n hanfodol osgoi camgymeriadau difrifol trwy gael gwiriwr sillafu i chi'ch hun a diwygio'ch sillafu cymaint â phosib.

Dyma rai enghreifftiau o eiriau a ddefnyddir yn gyffredin:

 

  • Rwy'n anfon / anfon / anfon atoch

 

Bydd y ferf "i anfon" yn ferf y grŵp cyntaf, bydd un bob amser yn ysgrifennu yn y person cyntaf yr unig "Rwy'n ei anfon" gydag "e". Mae "Shipment" heb "e" yn enw ("llwyth") a gall fod yn lluosog: "shipments".

 

  • Ymunaf â chi / rwy'n ymuno â chi

 

Bydd un bob amser yn ysgrifennu "Rwy'n ymuno â chi" gyda "s". "Cyd" gyda "t" yw cydlyniad y trydydd person yn unigol "mae'n ymuno".

 

  • Dyddiad cau / dyddiad cau

 

Hyd yn oed os yw "bumper" wedi'i osod at enw benywaidd, peidiwch â rhoi i mewn i'r demtasiwn a bob amser yn ysgrifennu "bumper" heb "e".

 

  • Argymhelliad / argymhelliad

 

Os yn Saesneg rydym yn ysgrifennu "argymhelliad" gydag "e", yn Ffrangeg, rydym bob amser yn ysgrifennu "argymhelliad" gyda "a".

 

  • A oes / a oes / mae yno

 

Rydym yn ychwanegu “t” ewffonig mewn fformwlâu holiadol i hwyluso ynganiad ac atal dwy lafariad yn olynol. Byddwn felly yn ysgrifennu "a oes".

 

  • O ran / o ran

 

Nid yw un byth yn ysgrifennu "o ran" heb "s". Yn wir, mae sawl "term" yn y defnydd o'r ymadrodd hwn bob amser.

 

  • O / ymhlith

 

Byddwch yn ofalus i beidio â chael eich camarwain gan y gair "ac eithrio" sy'n dod i ben gyda "s". Nid yw un byth yn ysgrifennu "ymhlith" gyda "s". Mae'n rhagdybiaeth ac mae'n annhebygol.

 

  • Fel y cytunwyd / fel y cytunwyd

 

Hyd yn oed wedi ei osod i enw benywaidd, mae "fel y cytunwyd" bob amser yn annibynadwy ac ni fydd byth yn cymryd "e".

 

  • Cynnal a chadw / gwasanaeth

Peidiwch â drysu'r enw a'r ferf. Mae'r enw "cyfweliad" heb "t" yn disgrifio cyfnewid neu "gyfweliad swydd". Defnyddir y ferf cysylltiedig yn y trydydd person o'r "cynnal" unigol pan ddaw i wneud y gwaith o gynnal rhywbeth.

Ni fydd rhai o'ch darllenwyr yn berffaith mewn sillafu a gramadeg. Efallai na fyddant yn sylwi os ydych chi'n gwneud y camgymeriadau hyn. Ond peidiwch â defnyddio hyn fel esgus: fel arfer bydd pobl, yn enwedig uwch swyddogion gweithredol, a fydd yn sylwi arno!

Am y rheswm hwn, dylai popeth a ysgrifennwch fod o ansawdd derbyniol i bob darllenydd.

dilysu

Gelyn prawfddarllen da yw cyflymder. Mae llawer o bobl yn rhuthro trwy eu negeseuon e-bost, ond dyna sut rydych chi'n colli gwallau. Dilynwch y cyfarwyddiadau hyn i wirio'r hyn a ysgrifennoch:

  • Gwiriwch eich penawdau a'ch pyrsiau: Mae pobl yn aml yn eu hanwybyddu i ganolbwyntio ar y testun yn unig. Nid yw'r ffaith bod y penawdau'n fawr ac yn feiddgar yn golygu eu bod yn rhydd o wallau!
  • Darllenwch yr e-bost yn uchel: Mae hyn yn eich gorfodi i fynd yn arafach, sy'n golygu eich bod yn fwy tebygol o ganfod gwallau.
  • Defnyddiwch eich bys i ddilyn y testun wrth i chi ddarllen: Mae'n beth arall sy'n eich helpu i arafu.
  • Dechreuwch ar ddiwedd eich testun: Ail-ddarllen brawddeg o'r diwedd i'r dechrau, mae'n eich helpu i ganolbwyntio ar y gwallau ac nid y cynnwys.