Print Friendly, PDF ac E-bost

L 'e-bost yn aml yn caniatáu inni gyfathrebu mwy. O ganlyniad, mae'r rhyngrwyd yn llawn o awgrymiadau ar gyfer ysgrifennu yn well, rhestrau o resymau i osgoi anfon e-byst ar adegau penodol, neu gyngor ar ba mor gyflym y dylem ymateb, ac ati. Fodd bynnag, y ffordd orau o arbed amser ac osgoi dryswch fyddai cofio na all rhai sgyrsiau ddigwydd trwy e-bost, dyma rai enghreifftiau.

Pan fyddwch chi'n trosglwyddo newyddion drwg

Nid yw'n hawdd lledaenu newyddion drwg, yn enwedig pan fydd yn rhaid i chi ei drosglwyddo i'ch pennaeth neu reolwr. Ond, mae yna sawl ffordd i leihau'r anhawster. Yn gyntaf oll, peidiwch â'i ohirio a gwastraffu amser; mae angen i chi gymryd cyfrifoldeb ac esbonio'r sefyllfa'n drylwyr. Nid yw rhoi newyddion drwg trwy e-bost yn syniad da, oherwydd gellir ei ddeall fel ymgais i osgoi sgwrs. Fe allech chi gyfleu delwedd rhywun sy'n ofnus, yn teimlo cywilydd, neu hyd yn oed yn rhy anaeddfed i fod yn rhagweithiol. Felly pan fydd gennych newyddion drwg i'w rhannu, gwnewch hynny'n bersonol pryd bynnag y bo modd.

Pan nad ydych chi'n siŵr beth ydych chi'n ei olygu

Yn gyffredinol, mae'n dda ymdrechu i fod yn rhagweithiol yn hytrach nag yn adweithiol. Yn anffodus, mae e-bost yn addas iawn i'r math hwn o atgyrch. Rydym yn teimlo dan bwysau i wagio ein mewnflwch, gyda'r mwyafrif o negeseuon e-bost yn gofyn am ymatebion. Felly weithiau hyd yn oed pan nad ydym yn hollol siŵr sut yr hoffem ymateb, mae ein bysedd yn dechrau teipio beth bynnag. Yn lle, cymerwch hoe pan fydd angen i chi gymryd un. Ceisiwch gael mwy o wybodaeth am y pwnc, yn hytrach nag ymateb cyn i chi wir wybod beth rydych chi'n ei feddwl a beth hoffech chi ei ddweud.

DARLLENWCH  Templed llythyr i ofyn am flaendal neu flaendal

Os ydych chi'n teimlo eich bod yn twyllo'r tôn

Mae llawer ohonom yn defnyddio e-bost i osgoi cael sgwrs anodd. Y syniad yw bod y cyfrwng hwn yn rhoi'r gallu i ni ysgrifennu e-bost a fydd yn cyrraedd y person arall yn union fel rydyn ni'n gobeithio. Ond, yn rhy aml, nid dyma sy'n digwydd. Y peth cyntaf sy'n dioddef yw ein heffeithlonrwydd; mae crefftio e-bost wedi'i ddrafftio'n berffaith yn cymryd cymaint o amser. Felly, lawer gwaith ni fydd y person arall yn darllen ein e-bost fel roeddem yn ei ddisgwyl beth bynnag. Felly, os ydych chi'n teimlo poenydio gan y naws wrth ysgrifennu e-bost, gofynnwch i'ch hun, yn yr achos hwn hefyd efallai na fyddai'n gwneud mwy o synnwyr i drin y sgwrs hon wyneb yn wyneb.

Os yw rhwng 21h a 6h ac rydych chi'n blino

Mae'n anoddach meddwl yn glir pan fyddwch wedi blino, a gall emosiynau fod yn gryf pan fyddwch yn y cyflwr hwn hefyd. Felly, os ydych chi'n eistedd gartref, ac allan o oriau busnes, ystyriwch daro drafft arbed yn hytrach na'r botwm anfon. Yn lle hynny, ysgrifennwch ddrafft bras, os yw'n eich helpu i oresgyn y broblem, a'i darllen yn y bore cyn ei chwblhau, pan fydd gennych bersbectif mwy ffres.

Pan ofynnwch am gynnydd

Mae rhai sgyrsiau i fod i gael eu cynnal wyneb yn wyneb, wrth geisio trafod codiad, er enghraifft. Nid dyma'r math o gais rydych chi am ei wneud trwy e-bost, yn bennaf oherwydd eich bod chi am iddo fod yn glir ac mae'n fater rydych chi'n ei gymryd o ddifrif. Yn ogystal, rydych chi am fod ar gael i ateb cwestiynau ynghylch eich cais. Gallai anfon e-bost anfon y neges anghywir. Bydd cymryd yr amser i gwrdd â'ch rheolwr yn bersonol o dan yr amgylchiadau hyn yn dod â mwy o ganlyniadau i chi.

DARLLENWCH  Sut i ysgrifennu crynodeb proffesiynol?