Print Friendly, PDF ac E-bost

Pan fydd rhai gweithwyr yn absennol am amryw resymau heb hysbysu eu goruchwyliwr neu reolwr, nid ydynt yn gwybod sut i wneud eu pwynt. Mae eraill hefyd yn ei chael hi'n anodd gofyn am wyliau byr pan fydd ganddynt nifer penodol o materion personol i'w dalu.

Mae effaith eich absenoldeb yn dibynnu'n helaeth ar natur eich gwaith a'r polisi sydd ar waith yn eich man gwaith. Gall eich absenoldeb, yn enwedig os na chaiff ei gyhoeddi ymlaen llaw, fod yn ddrud iawn i'ch sefydliad chi. Felly, cyn gwneud y penderfyniad i fod i ffwrdd, meddyliwch amdano. Os yw hyn i ddigwydd neu wedi digwydd, mae defnyddio e-bost i ymddiheuro neu esbonio i'ch goruchwyliwr yn ffordd wych o gyfathrebu'n effeithiol ac yn gyflym.

Cyn ysgrifennu e-bost cyfiawnhad

Diben yr erthygl hon yw dangos sut y gall gweithiwr gydag un neu ragor o resymau dilys gyfiawnhau ei angen i fod yn absennol neu pam na allai fynychu. Fel gweithiwr, mae'n bwysig eich bod yn sicr o ganlyniadau posibl absenoldeb anawdurdodedig. Nid oes sicrwydd y bydd eich e-bost esgus yn cael ymateb ffafriol. Yn yr un modd, nid oes sicrwydd pan fyddwch chi'n ysgrifennu e-bost yn gofyn i chi fod yn ffwrdd o'r gwaith, bydd yn cael ei dderbyn yn gadarnhaol.

Fodd bynnag, pan fydd yn rhaid i chi fod yn absennol am resymau brys ac na allwch gyrraedd eich pennaeth, mae'n hanfodol ysgrifennu e-bost cyn gynted â phosibl yn cynnwys yr union resymau dros yr absenoldeb hwn. Yn yr un modd, pan fyddwch chi'n gwybod ymlaen llaw bod angen i chi ddelio â materion personol neu deuluol pwysig, mae'n ddoeth gwneud hynny cyfansoddi e-bost yn cynnwys eich ymddiheuriadau am yr anghyfleustra ac ychydig o eglurhad os yn bosibl. Rydych chi'n gwneud hyn yn y gobaith o leihau effaith eich bywyd personol ar eich swydd.

DARLLENWCH  Gwella eich steil ysgrifennu: cysylltwyr rhesymegol

Yn olaf, gwnewch yn siŵr eich bod chi'n gyfarwydd â pholisi a phrotocol eich cwmni ar sut i fod yn absennol yn eich grŵp. Gall y cwmni wneud consesiynau penodol mewn argyfwng a darparu ffordd o'u rheoli. Mae'n debygol y bydd polisi ar nifer y diwrnodau rhwng yr amser y bydd angen i chi wneud cais a'r diwrnodau y byddwch i ffwrdd.

Canllawiau ar ysgrifennu'r e-bost

Defnyddiwch arddull ffurfiol

Mae'r e-bost hwn yn swyddogol. Dylid ei ysgrifennu mewn arddull ffurfiol. O'r llinell pwnc i'r casgliad, dylai popeth fod yn broffesiynol. Mae eich goruchwyliwr, ynghyd â phawb arall, yn disgwyl ichi fynegi difrifoldeb y sefyllfa yn eich e-bost. Mae'ch achos yn fwy tebygol o gael ei glywed pan fyddwch chi'n ysgrifennu e-bost fel hwn mewn arddull ffurfiol.

Anfonwch yr e-bost yn gynnar

Rydym eisoes wedi pwysleisio pwysigrwydd parchu polisi'r cwmni. Nodwch hefyd os bydd angen i chi ysgrifennu e-bost sy'n cynnwys esgus proffesiynol, mae'n bwysig gwneud hynny cyn gynted ā phosibl. Mae hyn yn arbennig o hanfodol pan fyddwch wedi methu ac nad ydych wedi dod i weithio heb ganiatâd. Gall hysbysu eich rheolwr yn fuan ar ôl absenoldeb anghyfiawn osgoi rhybudd. Drwy eich hysbysu'n dda cyn achos force majeure lle byddwch chi'n dod o hyd i chi, byddwch yn helpu'r cwmni i ddewis amnewidiad priodol neu i wneud trefniadau.

Byddwch yn gryno gyda'r manylion

Byddwch yn fyr. Nid oes angen i chi fynd i mewn i fanylion yr hyn a ddigwyddodd a phwy wnaeth eich arwain chi i beidio â bod yno neu i fod i ffwrdd yn fuan. Sôn am y ffeithiau pwysig. Os byddwch yn gofyn am ganiatâd ymlaen llaw, nodwch hynny neu'r dyddiau pan fyddwch chi'n bwriadu gadael. Byddwch yn benodol gyda'r dyddiadau, peidiwch â rhoi amcangyfrif.

DARLLENWCH  Rhestr bwled a darllenadwyedd

Cynnig cymorth

Wrth ysgrifennu e-bost esgus i aros i ffwrdd, gwnewch yn siŵr eich bod yn dangos eich bod yn poeni am gynhyrchiant y cwmni. Nid yw'n iawn dweud dim ond y byddwch chi i ffwrdd, yn awgrymu gwneud rhywbeth a fydd yn lleihau effeithiau eich absenoldeb. Er enghraifft, gallwch chi wneud hyn pan fyddwch chi'n dod yn ôl neu'n siarad â chydweithiwr i gymryd lle. Efallai y bydd gan rai cwmnïau bolisïau megis didyniadau cyflog am ddiwrnodau i ffwrdd. Felly, ceisiwch ddeall polisi'r cwmni a sut y gallwch weithio gydag ef.

Enghraifft e-bost 1: Sut i gyfansoddi e-bost ymddiheuriad (ar ôl i chi golli diwrnod o waith)

Testun: Prawf o absenoldeb o 19/11/2018

 Helo Mr Guillou,

 Derbyniwch yr e-bost hwn fel hysbysiad swyddogol nad oeddwn yn gallu mynychu gwaith ar Dachwedd 19, 2018 oherwydd annwyd. Cymerodd Liam ac Arthur fy lle yn fy absenoldeb. Fe wnaethant gwblhau fy holl ddyletswyddau penodedig ar gyfer y diwrnod hwnnw.

 Ymddiheuraf am beidio â chyfathrebu â chi cyn gadael y gwaith. Mae'n ddrwg gen i os oedd problem i'r cwmni.

 Rwyf wedi atodi fy nhystysgrif meddygol i'r e-bost hwn.

 Rhowch wybod i mi os oes angen mwy o wybodaeth arnoch.

 Diolch am eich dealltwriaeth.

Cordialement,

 Ethan Gaudin

Enghraifft e-bost 2: Sut i ysgrifennu e-bost ymddiheuro am absenoldeb yn y dyfodol i'w swydd

Testun: Rheoli fy nhymor absenoldeb 17 / 12 / 2018

Annwyl Madam Pascal,

 Derbyniwch hyn e-bost fel hysbysiad swyddogol y byddaf yn absennol o'r gwaith ar Ragfyr 17, 2018. Byddaf yn ymddangos fel tyst proffesiynol yn y llys ar y diwrnod hwnnw. Fe'ch hysbysais am fy ngwys i'r llys yr wythnos diwethaf ac o'r angen hanfodol imi fod yn bresennol.

 Mae gennyf gytundeb gyda Gabin Thibault o'r adran TG, sydd ar hyn o bryd ar adael i'm disodli. Yn ystod egwyliau llys, byddaf yn galw i weld a oes angen help arno.

 Je remercie vous.

 Cordialement,

 Emma Vallee