Pan fydd rhai gweithwyr yn absennol am wahanol resymau heb hysbysu eu goruchwyliwr neu eu rheolwr, nid ydynt yn gwybod sut i wneud eu pwynt. Mae eraill hefyd yn ei chael yn anodd gofyn am wyliau byr pan fydd ganddynt nifer o wyliau materion personol i'w dalu.
Mae effaith eich absenoldeb yn dibynnu'n helaeth ar natur eich gwaith a'r polisi sydd ar waith yn eich man gwaith. Gall eich absenoldeb, yn enwedig os na chaiff ei gyhoeddi ymlaen llaw, fod yn ddrud iawn i'ch sefydliad chi. Felly, cyn gwneud y penderfyniad i fod i ffwrdd, meddyliwch amdano. Os yw hyn i ddigwydd neu wedi digwydd, mae defnyddio e-bost i ymddiheuro neu esbonio i'ch goruchwyliwr yn ffordd wych o gyfathrebu'n effeithiol ac yn gyflym.
Cyn ysgrifennu e-bost cyfiawnhad
Nod yr erthygl hon yw dangos sut y gall cyflogai sydd ag un neu fwy o resymau dilys gyfiawnhau ei angen i fod yn absennol neu'r rheswm pam na allai fod yn bresennol yn ei swydd. Fel cyflogai, mae'n bwysig eich bod yn sicr o ganlyniadau posibl absenoldeb heb ganiatâd. Nid oes unrhyw sicrwydd y bydd eich e-bost ymddiheuro yn cael ymateb ffafriol. Yn yr un modd, nid oes unrhyw sicrwydd pan fyddwch yn ysgrifennu e-bost yn gofyn am amser i ffwrdd o'r gwaith, y bydd yn cael ei dderbyn yn gadarnhaol.
Fodd bynnag, pan fydd yn rhaid i chi fod yn absennol am resymau brys ac na allwch gyrraedd eich pennaeth, mae'n hanfodol ysgrifennu e-bost cyn gynted â phosibl yn cynnwys yr union resymau dros yr absenoldeb hwn. Yn yr un modd, pan fyddwch chi'n gwybod ymlaen llaw bod angen i chi ddelio â materion personol neu deuluol pwysig, mae'n ddoeth gwneud hynny cyfansoddi e-bost yn cynnwys eich ymddiheuriadau am yr anghyfleustra ac ychydig o eglurhad os yn bosibl. Rydych chi'n gwneud hyn yn y gobaith o leihau effaith eich bywyd personol ar eich swydd.
Yn olaf, gwnewch yn siŵr eich bod yn gyfarwydd â pholisi a phrotocol eich cwmni ar sut i fod yn absennol o'ch grŵp. Gall y cwmni wneud rhai consesiynau mewn argyfwng a darparu ffordd o'u rheoli. Mae'n debygol y bydd polisi ar nifer y diwrnodau rhwng pan fydd angen i chi wneud cais a'r dyddiau y byddwch i ffwrdd.
Canllawiau ar ysgrifennu'r e-bost
Defnyddiwch arddull ffurfiol
Mae'r e-bost hwn yn swyddogol. Dylid ei ysgrifennu mewn arddull ffurfiol. O'r llinell pwnc i'r casgliad, dylai popeth fod yn broffesiynol. Mae eich goruchwyliwr, ynghyd â phawb arall, yn disgwyl i chi fynegi difrifoldeb y sefyllfa yn eich e-bost. Mae'ch achos yn fwy tebygol o gael ei glywed pan fyddwch yn ysgrifennu e-bost o'r fath mewn arddull ffurfiol.
Anfonwch yr e-bost yn gynnar
Rydym eisoes wedi pwysleisio pwysigrwydd parchu polisi'r cwmni. Nodwch hefyd os bydd angen i chi ysgrifennu e-bost sy'n cynnwys esgus proffesiynol, mae'n bwysig gwneud hynny cyn gynted ā phosibl. Mae hyn yn arbennig o hanfodol pan fyddwch wedi methu ac nad ydych wedi dod i weithio heb ganiatâd. Gall hysbysu eich rheolwr yn fuan ar ôl absenoldeb anghyfiawn osgoi rhybudd. Drwy eich hysbysu'n dda cyn achos force majeure lle byddwch chi'n dod o hyd i chi, byddwch yn helpu'r cwmni i ddewis amnewidiad priodol neu i wneud trefniadau.
Byddwch yn gryno gyda'r manylion
Byddwch yn gryno. Nid oes angen i chi fynd i mewn i fanylion yr hyn a ddigwyddodd a arweiniodd i chi beidio â bod yno neu i ffwrdd yn fuan. Dim ond sôn am y ffeithiau pwysig. Os byddwch yn gofyn am ganiatâd ymlaen llaw, nodwch y diwrnod(au) yr ydych yn bwriadu bod yn absennol. Byddwch yn benodol gyda dyddiadau, peidiwch â rhoi amcangyfrif.
Cynnig cymorth
Pan fyddwch chi'n ysgrifennu e-bost esgus dros fod i ffwrdd, gwnewch yn siŵr eich bod chi'n dangos eich bod chi'n poeni am gynhyrchiant y cwmni. Nid yw'n iawn dweud y byddwch i ffwrdd, cynigiwch wneud rhywbeth a fydd yn lleihau effeithiau eich absenoldeb. Er enghraifft, gallwch wneud hyn pan fyddwch yn dychwelyd neu siarad â chydweithiwr i gymryd eich lle. Efallai y bydd gan rai cwmnïau bolisïau fel didyniadau cyflog am ddyddiau i ffwrdd. Felly, ceisiwch ddeall polisi'r cwmni yn llawn a sut y gallwch weithio gydag ef.
E-bost Enghraifft 1: Sut i Ysgrifennu E-bost Ymddiheuriad (Ar ôl i Chi Golli Diwrnod o Waith)
Testun: Prawf o absenoldeb o 19/11/2018
Helo Mr Guillou,
Derbyniwch yr e-bost hwn fel hysbysiad swyddogol nad oeddwn yn gallu bod yn bresennol yn y gwaith ar Dachwedd 19, 2018 oherwydd annwyd. Cymerodd Liam ac Arthur fy lle yn fy absenoldeb. Fe wnaethon nhw gyflawni fy holl dasgau penodedig ar gyfer y diwrnod hwnnw.
Ymddiheuraf am fethu â chyfathrebu â chi cyn gadael y gwaith. Mae'n ddrwg gen i os oedd unrhyw anghyfleustra i'r busnes.
Rwyf wedi atodi fy nhystysgrif feddygol i'r e-bost hwn.
Rhowch wybod i mi os oes angen rhagor o wybodaeth arnoch.
Diolch am eich dealltwriaeth.
Cordialement,
Ethan Gaudin
E-bost Enghraifft 2: Sut i Ysgrifennu E-bost Ymddiheuriad am Absenoldeb o'ch Swydd yn y Dyfodol
Testun: Rheoli fy nhymor absenoldeb 17 / 12 / 2018
Annwyl Madam Pascal,
Derbyniwch yr e-bost hwn fel hysbysiad swyddogol y byddaf yn absennol o'r gwaith ar Ragfyr 17, 2018. Byddaf yn ymddangos fel tyst proffesiynol yn y llys y diwrnod hwnnw. Rhoddais wybod ichi am fy ngŵys i'r llys yr wythnos diwethaf a'r angen dirfawr i mi fod yn bresennol.
Gwneuthum gytundeb gyda Gabin Thibault o'r adran TG, sydd ar hyn o bryd ar wyliau i gymryd fy lle. Yn ystod egwyliau llys, byddaf yn galw i weld a oes angen unrhyw help arno.
Je remercie vous.
Cordialement,
Emma Vallee
