Print Friendly, PDF ac E-bost

Os nad oes gennych drefn glir ar gyfer trin eich e-byst, gallant ddod yn ffynhonnell amser sy'n cael ei wastraffu yn gyflym. Ar y llaw arall, os gwnewch yr hyn sy'n angenrheidiol ar y lefel sefydliadol er mwyn peidio â gadael i'ch hun gael eich llethu gan ddwsinau o negeseuon e-bost heb eu darllen. Yna gallwch chi ryddhau'ch meddwl rhag unrhyw bosibilrwydd o fod wedi colli a bost pwysig. Yn yr erthygl hon, rhestrir nifer o arferion profedig. Trwy eu mabwysiadu, byddwch yn ddi-os yn gallu rheoli'ch blwch post yn llawer mwy serenely.

Dosbarthwch unrhyw e-bost yn awtomatig neu â llaw mewn ffolder neu is-ffolderau pwrpasol.

 

Dyma'r math o ddull a fydd yn caniatáu ichi ddidoli'ch e-byst yn gyflym yn nhrefn eu pwysigrwydd. Gallwch ddewis dosbarthu eich e-byst yn ôl thema, yn ôl pwnc, yn ôl terfynau amser. Y peth pwysig yw manteisio ar bawb y nodweddion o'ch blwch post i reoli'ch negeseuon post mewn ffordd gwbl weithredol. Ar ôl i chi greu cyfeiriadur gyda ffolder ac is-ffolder yn ôl y modd trefnu sy'n addas i chi. Bydd gan bob neges ei lle yn eich blwch post fel pob ffeil bapur ar eich bwrdd gwaith. Felly gallwch chi, unwaith y rhoddir y foment i brosesu eich e-byst, ganolbwyntio 100% ar weddill eich gwaith.

Cynlluniwch amser penodol ar gyfer prosesu eich e-byst

 

Wrth gwrs, rhaid i chi aros yn ymatebol a gallu prosesu negeseuon sy'n aros am ymateb gennych ar unwaith. Am y gweddill, cynlluniwch yr eiliad (au) mwyaf perthnasol, i ddelio â'ch e-byst mewn modd cyson. Dechreuwch trwy baratoi'r holl elfennau sy'n angenrheidiol ar gyfer prosesu eich gwaith. Ffeiliau papur, staplwyr, argraffwyr, rhaid i bopeth fod yn ddefnyddiol i hwyluso'r crynodiad mwyaf. Ni waeth pryd y dewiswch. Nawr bod eich blwch post wedi'i drefnu fel canolfan didoli post, mae gennych chi'r posibilrwydd o brosesu'ch e-byst yn bwyllog gydag effeithlonrwydd a chyflymder.

DARLLENWCH  Sut i drefnu eich gweithle?

Glanhewch eich blwch post trwy ddileu'r holl gylchlythyrau diangen

 

A yw eich blwch post yn cael ei barasiwleiddio'n gyson gan gylchlythyrau neu hysbysebion anniddorol? Cymerwch ofal i gael gwared ar eich blwch post o'r holl gylchlythyrau hyn sy'n edrych yn debycach i sbam na dim arall. Rhaid i chi ddad-danysgrifio yn systematig o'r holl restrau postio hyn nad ydyn nhw'n dod ag unrhyw beth concrit i chi ac a all ddod yn fwy ymledol yn gyflym. Gallwch ddefnyddio offer fel Glanfox Y Brifysgol Agored Unroll Fi gwnewch yr angenrheidiol mewn ychydig o gliciau. Heb fynd â chi fore, bydd y math hwn o ddatrysiad yn eich helpu chi yn aruthrol i roi diwedd ar yr holl lygredd digidol hwn. Gellir prosesu miloedd o negeseuon e-bost yn gymharol gyflym.

Sefydlu ymateb awtomatig

 

Cyn bo hir byddwch chi'n mynd ar wyliau am amser hir. Fe wnaeth manylyn i beidio â chael ei anwybyddu, actifadu ateb awtomatig eich blwch post. Mae hyn yn rhywbeth pwysig fel bod yr holl bobl rydych chi'n gohebu'n broffesiynol â nhw trwy e-bost yn cael gwybodaeth dda am eich absenoldeb. Mae llawer o gamddealltwriaeth yn bosibl pan fydd cwsmer neu gyflenwr yn colli amynedd, oherwydd bod y negeseuon hyn yn parhau heb eu hateb. Mae'n hawdd osgoi hyn gyda neges fer a fydd yn cael ei hanfon yn awtomatig yn ystod eich gwyliau. 'Ch jyst angen i chi nodi dyddiad eich dychwelyd o'r gwyliau a beth am e-bost cydweithiwr os oes angen.

Temtiwch nifer yr e-byst rydych chi'n eu hanfon mewn copi

 

Gall defnyddio e-byst yn systematig a anfonir copi carbon (CC) a chopi carbon anweledig (CCI) gynhyrchu cyfnewidiadau diddiwedd yn gyflym. Bellach mae angen eglurhad ar bobl a oedd i fod i dderbyn eich neges am wybodaeth yn unig. Mae eraill yn meddwl tybed pam y cawsant y neges hon ac yn ei hystyried yn wastraff amser yn gywir. Wrth wneud y dewis i roi rhywun yn y ddolen, gwnewch yn siŵr bod eich dewis yn wirioneddol berthnasol. Dylid osgoi negeseuon a anfonir at unrhyw un mewn unrhyw ffordd.

DARLLENWCH  Sut i weithio'n effeithiol mewn man agored?

Cofiwch y gall e-bost fod â gwerth cyfreithiol

 

Cyn belled ag y bo modd, cadwch eich holl negeseuon e-bost, mae ganddyn nhw rym prawf, yn enwedig i'r tribiwnlys diwydiannol. Neges electronig os yw wedi'i hardystio gyda'r un gwerth cyfreithiol â llythyr y byddech wedi'i ysgrifennu â llaw. Ond byddwch yn wyliadwrus, hyd yn oed neges syml anfon heb feddwl gall cydweithiwr neu gleient arwain at ganlyniadau difrifol. Os yw cwsmer yn profi, mae gan e-bost y gefnogaeth, nad ydych wedi parchu'ch ymrwymiadau o ran cyflawni neu arall. Bydd yn rhaid i chi ddwyn y canlyniadau i'ch busnes ac i chi'ch hun. Mewn anghydfodau masnachol fel mewn tribiwnlys diwydiannol, dywedir bod y prawf yn "rhad ac am ddim". Hynny yw, y barnwr fydd yn penderfynu a'i bod yn well bod wedi dosbarthu ei e-byst yn ofalus na'u rhoi yn y sbwriel.