Sefydlu eich parth a chreu cyfeiriadau e-bost proffesiynol

 

I greu cyfeiriadau e-bost proffesiynol gyda Google Workspace, y cam cyntaf yw prynu enw parth wedi'i deilwra. Mae'r enw parth yn cynrychioli hunaniaeth eich busnes ar-lein ac mae'n hanfodol i atgyfnerthu delwedd eich brand. Gallwch brynu enw parth gan gofrestrydd parth, megis Mannau Google, ïonau, Ou OVH. Wrth brynu, gwnewch yn siŵr eich bod chi'n dewis enw parth sy'n adlewyrchu enw'ch busnes ac sy'n hawdd ei gofio.

 

Sefydlu parth gyda Google Workspace

 

Ar ôl prynu enw parth, rhaid i chi sefydlu gyda Google Workspace i allu defnyddio gwasanaethau e-bost busnes Google. Dyma'r camau i sefydlu'ch parth:

  1. Cofrestrwch ar gyfer Google Workspace trwy ddewis cynllun sy'n gweddu i faint eich busnes ac anghenion penodol.
  2. Yn ystod y broses gofrestru, fe'ch anogir i nodi'ch enw parth arferol.
  3. Bydd Google Workspace yn rhoi cyfarwyddiadau i chi ar gyfer gwirio perchnogaeth eich parth a sefydlu'r cofnodion System Enw Parth (DNS) gofynnol. Bydd angen i chi fewngofnodi i banel rheoli eich cofrestrydd parth ac ychwanegu'r cofnodion MX (Mail Exchange) a ddarperir gan Google. Defnyddir y cofnodion hyn i gyfeirio e-byst at weinyddion post Google Workspace.
  1. Unwaith y bydd y cofnodion DNS wedi'u ffurfweddu a'r parth wedi'i wirio, byddwch yn gallu cyrchu consol gweinyddol Google Workspace i reoli'ch parth a'ch gwasanaethau.

 

Creu cyfeiriadau e-bost personol ar gyfer eich gweithwyr

 

Nawr bod eich parth wedi'i sefydlu gyda Google Workspace, gallwch ddechrau creu cyfeiriadau e-bost personol ar gyfer eich gweithwyr. I wneud hyn, dilynwch y camau hyn:

  1. Mewngofnodwch i gonsol gweinyddol Google Workspace gan ddefnyddio'ch cyfrif gweinyddwr.
  2. Cliciwch ar “Users” yn y ddewislen chwith i gael mynediad at y rhestr o ddefnyddwyr yn eich sefydliad.
  3. Cliciwch ar y botwm "Ychwanegu Defnyddiwr" i greu cyfrif defnyddiwr newydd. Bydd angen i chi ddarparu gwybodaeth fel enw cyntaf ac olaf a chyfeiriad e-bost dymunol ar gyfer pob gweithiwr. Bydd y cyfeiriad e-bost yn cael ei greu yn awtomatig gyda'ch enw parth arferol (ee. employe@yourcompany.com).
  1. Unwaith y bydd y cyfrifon wedi'u creu, gallwch aseinio rolau a chaniatâd i bob defnyddiwr yn seiliedig ar eu cyfrifoldebau o fewn y cwmni. Gallwch hefyd anfon cyfarwyddiadau atynt ar gyfer sefydlu eu cyfrineiriau a chael mynediad i'w cyfrif Gmail.
  2. Os ydych chi eisiau creu cyfeiriadau e-bost generig, megis contact@yourcompany.com ou cefnogaeth@eichcwmni.com, gallwch sefydlu grwpiau defnyddwyr gyda chyfeiriadau e-bost a rennir. Mae hyn yn caniatáu i weithwyr lluosog dderbyn ac ymateb i e-byst a anfonir i'r cyfeiriadau generig hyn.

Trwy ddilyn y camau hyn, byddwch yn gallu sefydlu'ch parth a chreu cyfeiriadau e-bost gwaith ar gyfer eich gweithwyr gan ddefnyddio Google Workspace. Bydd y cyfeiriadau e-bost personol hyn yn gwella delwedd brand eich cwmni ac yn darparu profiad proffesiynol i'ch cwsmeriaid a'ch partneriaid wrth gyfathrebu â chi trwy e-bost.

Rheoli cyfrifon e-bost a gosodiadau defnyddwyr yn Google Workspace

 

Mae consol gweinyddol Google Workspace yn ei gwneud hi'n hawdd rheoli cyfrifon defnyddwyr o fewn eich cwmni. Fel gweinyddwr, gallwch ychwanegu defnyddwyr newydd, golygu eu gwybodaeth cyfrif a gosodiadau, neu ddileu cyfrifon pan fydd gweithwyr yn gadael y cwmni. I gyflawni'r gweithredoedd hyn, ewch i'r adran “Defnyddwyr” yn y consol gweinyddu a dewiswch y defnyddiwr perthnasol i addasu eu gosodiadau neu ddileu eu cyfrif.

 

Rheoli grwpiau defnyddwyr a hawliau mynediad

 

Mae grwpiau defnyddwyr yn ffordd effeithiol o drefnu a rheoli hawliau mynediad i adnoddau a gwasanaethau Google Workspace o fewn eich cwmni. Gallwch greu grwpiau ar gyfer gwahanol adrannau, adrannau, neu brosiectau, ac ychwanegu aelodau atynt yn seiliedig ar eu rolau a'u cyfrifoldebau. I reoli grwpiau defnyddwyr, llywiwch i'r adran “Grwpiau” yng nghonsol gweinyddol Google Workspace.

Mae grwpiau hefyd yn helpu i reoli mynediad i ddogfennau a ffolderi a rennir, gan symleiddio rheoli caniatâd. Er enghraifft, gallwch greu grŵp ar gyfer eich tîm marchnata a rhoi mynediad iddynt at adnoddau marchnata penodol yn Google Drive.

 

Cymhwyso polisïau diogelwch a rheolau negeseuon

 

Mae Google Workspace yn cynnig llawer o opsiynau ar gyfer diogelu eich amgylchedd e-bost a diogelu data eich busnes. Fel gweinyddwr, gallwch orfodi amrywiol bolisïau diogelwch a rheolau negeseuon i sicrhau cydymffurfiaeth ac amddiffyn eich defnyddwyr rhag bygythiadau ar-lein.

I ffurfweddu'r gosodiadau hyn, llywiwch i'r adran “Security” yng nghonsol gweinyddol Google Workspace. Dyma rai enghreifftiau o bolisïau a rheolau y gallwch eu rhoi ar waith:

  1. Gofynion cyfrinair: Gosodwch reolau ar gyfer hyd, cymhlethdod a dilysrwydd cyfrineiriau eich defnyddwyr i helpu i gadw cyfrifon yn fwy diogel.
  2. Dilysu dau ffactor: Galluogi dilysu dau ffactor (2FA) i ychwanegu haen ychwanegol o ddiogelwch wrth fewngofnodi defnyddwyr i'w cyfrif.
  3. Hidlo E-bost: Gosodwch reolau i rwystro neu roi e-byst sbam mewn cwarantîn, ymdrechion gwe-rwydo, a negeseuon ag atodiadau neu ddolenni maleisus.
  4. Cyfyngiadau mynediad: Cyfyngu mynediad i wasanaethau a data Google Workspace yn seiliedig ar leoliad, cyfeiriad IP, neu ddyfais a ddefnyddir i fewngofnodi.

Trwy gymhwyso'r polisïau a'r rheolau diogelwch e-bost hyn, byddwch yn helpu i amddiffyn eich busnes a'ch gweithwyr rhag bygythiadau ar-lein a sicrhau cydymffurfiaeth â'r rheoliadau perthnasol.

I grynhoi, mae rheoli cyfrifon e-bost a gosodiadau defnyddwyr yn Google Workspace yn agwedd hollbwysig ar gadw'ch amgylchedd e-bost i redeg yn esmwyth ac yn ddiogel. Fel gweinyddwr, chi sy'n gyfrifol am reoli cyfrifon defnyddwyr, grwpiau defnyddwyr, a hawliau mynediad, yn ogystal â chymhwyso polisïau diogelwch a rheolau e-bost wedi'u teilwra i'ch anghenion busnes.

Manteisiwch ar yr offer cydweithredu a chyfathrebu a gynigir gan Google Workspace

 

Mae Google Workspace yn cynnig cyfres integredig o gymwysiadau sy'n caniatáu cydweithio effeithiol ymhlith aelodau eich tîm. Trwy ddefnyddio Gmail gydag apiau Google Workspace eraill, gallwch drosoli synergeddau rhwng gwahanol adrannau i wella cynhyrchiant a chyfathrebu ar draws eich busnes. Dyma rai enghreifftiau o integreiddiadau defnyddiol rhwng Gmail ac apiau eraill Google Workspace:

  1. Google Calendar: Trefnwch gyfarfodydd a digwyddiadau yn uniongyrchol o Gmail, gan ychwanegu gwahoddiadau at eich calendrau chi neu eich cydweithwyr.
  2. Cysylltiadau Google: Rheoli eich cysylltiadau busnes a phersonol mewn un lle, a'u cysoni'n awtomatig â Gmail.
  3. Google Drive: Anfon atodiadau mawr gan ddefnyddio Google Drive, a chydweithio ar ddogfennau
    mewn amser real yn uniongyrchol o Gmail, heb orfod lawrlwytho neu e-bostio fersiynau lluosog.
  1. Google Keep: Cymerwch nodiadau a chreu rhestrau i'w gwneud yn syth o Gmail, a'u cysoni ar draws eich holl ddyfeisiau.

 

Rhannu dogfennau a ffeiliau gyda Google Drive

 

Offeryn storio a rhannu ffeiliau ar-lein yw Google Drive sy'n hwyluso cydweithredu o fewn eich busnes. Gan ddefnyddio Google Drive, gallwch rannu dogfennau, taenlenni, cyflwyniadau a ffeiliau eraill gyda'ch cydweithwyr, gan reoli caniatâd pob defnyddiwr (darllen yn unig, gwneud sylwadau, golygu). I rannu ffeiliau ag aelodau o'ch tîm, ychwanegwch nhw fel cydweithwyr yn Google Drive neu rhannwch ddolen i'r ffeil.

Mae Google Drive hefyd yn caniatáu ichi weithio mewn amser real ar ddogfennau a rennir diolch i gymwysiadau cyfres Google Workspace, megis Google Docs, Google Sheets a Google Slides. Mae'r cydweithrediad amser real hwn yn helpu'ch tîm i weithio'n fwy effeithlon ac yn osgoi'r drafferth o fersiynau lluosog o'r un ffeil.

 

Trefnu cyfarfodydd ar-lein gyda Google Meet

 

Mae Google Meet yn ddatrysiad fideo-gynadledda wedi'i integreiddio i Google Workspace sy'n hwyluso cyfarfodydd ar-lein rhwng aelodau'ch tîm, p'un a ydynt yn yr un swyddfa neu wedi'u gwasgaru ledled y byd. I gynnal cyfarfod ar-lein gyda Google Meet, trefnwch ddigwyddiad yn Google Calendar ac ychwanegu dolen cyfarfod Meet. Gallwch hefyd greu cyfarfodydd ad hoc yn uniongyrchol o Gmail neu ap Google Meet.

Gyda Google Meet, gall eich tîm gymryd rhan mewn cyfarfodydd fideo o ansawdd uchel, rhannu sgriniau, a chydweithio ar ddogfennau mewn amser real, i gyd mewn amgylchedd diogel. Yn ogystal, mae Google Meet yn cynnig nodweddion uwch, megis cyfieithu capsiwn awtomatig, cefnogaeth ystafell gyfarfod, a recordio cyfarfodydd, i ddiwallu eich anghenion cyfathrebu a chydweithio busnes.

Yn olaf, mae Google Workspace yn cynnig ystod o offer cydweithredu a chyfathrebu a all helpu eich busnes i weithio'n fwy effeithlon a chadw mewn cysylltiad. Trwy ddefnyddio Gmail gydag apiau Google Workspace eraill, rhannu ffeiliau a dogfennau trwy Google Drive, a chynnal cyfarfodydd ar-lein gyda Google Meet, gallwch chi fanteisio ar yr atebion hyn i wella cynhyrchiant a chydweithio o fewn eich criw.

Drwy fabwysiadu’r offer cydweithio hyn, rydych yn grymuso’ch busnes i aros yn gystadleuol mewn byd sy’n newid yn barhaus, lle mae’r gallu i addasu’n gyflym a gweithio’n effeithiol fel tîm yn hanfodol i lwyddiant.