Cyflwyniad effeithiol, datblygiad clir a chasgliad deniadol
Strwythur yw'r allwedd i adroddiad e-bost llwyddiannus ac effeithiol. Cyn ysgrifennu, cymerwch amser i gynllunio'ch cynnwys o amgylch fframwaith 3 rhan: cyflwyniad, datblygiad, casgliad.
Dechreuwch gyda chyflwyniad byr, bachog, yn ddelfrydol ymadrodd yn amlinellu prif bwrpas eich adroddiad. Er enghraifft: "Mae ein lansiad cynnyrch newydd y mis diwethaf yn dangos canlyniadau cymysg y mae angen ymchwilio iddynt."
Parhau gyda datblygiad wedi ei strwythuro mewn 2 neu 3 rhan, gydag is-deitl i bob adran. Mae pob rhan yn datblygu agwedd benodol ar eich adroddiad: disgrifiad o'r problemau a gafwyd, atebion cywiro, y camau nesaf, ac ati.
Ysgrifennwch baragraffau byr ac awyrog, gan gyrraedd y pwynt. Darparwch dystiolaeth feintiol, enghreifftiau pendant. Bydd arddull uniongyrchol, dim ffrils yn gwneud eich adroddiad e-bost yn haws i'w ddarllen.
Bet ar gasgliad deniadol sy'n crynhoi'r pwyntiau allweddol ac yn agor persbectif trwy gynnig camau gweithredu yn y dyfodol neu annog ymateb gan eich derbynnydd.
Y strwythur 3 cham hwn - cyflwyniad, corff, casgliad - yw'r fformat mwyaf effeithiol ar gyfer adroddiadau e-bost proffesiynol ac effeithiol. Trwy ddilyn yr arferion gorau hyn, bydd eich ysgrifennu yn swyno'ch darllenydd o'r dechrau i'r diwedd.
Defnyddiwch benawdau disgrifiadol i strwythuro eich adroddiad
Mae is-deitlau yn hanfodol i dorri i lawr yn weledol y gwahanol rannau o'ch adroddiad e-bost. Maent yn caniatáu i'ch darllenydd lywio'n hawdd i bwyntiau allweddol.
Ysgrifennwch benawdau byr (llai na 60 nod), manwl gywir ac atgofus, megis “Canlyniadau gwerthiant Chwarterol” neu “Argymhellion i wella ein prosesau”.
Amrywiwch hyd eich rhyngdeitlau i fywiogi darllen. Gallwch ddefnyddio fformwleiddiadau cadarnhaol neu holiadol yn ôl yr angen.
Gadewch linell wag cyn ac ar ôl pob pennawd i wneud iddynt sefyll allan yn eich e-bost. Defnyddiwch fformat trwm neu Italaidd i'w gwahaniaethu'n weledol oddi wrth destun corff.
Sicrhewch fod eich penawdau yn adlewyrchu'n gywir y cynnwys a gwmpesir ym mhob adran. Dylai eich darllenydd allu cael syniad o'r pwnc dim ond trwy ddarllen y rhyngdeitl.
Trwy strwythuro'ch adroddiad e-bost gyda phenawdau taclus, bydd eich neges yn dod yn fwy eglur ac effeithiol. Bydd eich darllenydd yn gallu mynd yn syth at y pwyntiau sydd o ddiddordeb iddo heb wastraffu amser.
Gorffennwch gyda chrynodeb deniadol
Bwriad eich casgliad yw cloi'r pwyntiau allweddol ac ysbrydoli'ch darllenydd i weithredu ar ôl eich adroddiad.
Crynhowch yn gryno mewn 2-3 brawddeg y pwyntiau a'r casgliadau pwysig a ddatblygwyd yng nghorff yr e-bost. Amlygwch y wybodaeth rydych chi am i'ch darllenydd ei chofio yn gyntaf.
Gallwch ddefnyddio rhai geiriau neu ymadroddion allweddol o'ch rhyngdeitlau i atgoffa'r strwythur. Er enghraifft: “Fel y crybwyllwyd yn yr adran ar ganlyniadau chwarterol, mae ein hystod newydd o gynhyrchion yn wynebu anawsterau y mae'n rhaid eu datrys yn gyflym”.
Gorffennwch gydag agoriad i'r hyn sydd nesaf: cais am ddilysiad, galw am gyfarfod, dilyniant i gael ateb... Dylai eich casgliad ysgogi eich darllenydd i ymateb.
Mae arddull bendant ac ymadroddion cynhwysol fel “Nawr mae'n rhaid i ni…” yn rhoi synnwyr o ymrwymiad. Mae eich casgliad yn strategol o ran rhoi persbectif i'ch adroddiad.
Trwy ofalu am eich cyflwyniad a'ch casgliad, a thrwy strwythuro'ch datblygiad gyda rhyngdeitlau pwerus, rydych chi'n gwarantu adroddiad proffesiynol ac effeithiol trwy e-bost, a fydd yn gwybod sut i ddal sylw eich darllenwyr o'r dechrau i'r diwedd.
Dyma enghraifft ffuglen o adroddiad e-bost yn seiliedig ar yr awgrymiadau golygyddol a drafodwyd yn yr erthygl:
Helo [enw cyntaf y derbynnydd],
Mae canlyniadau cymysg ein gwerthiant y chwarter diwethaf yn peri pryder ac mae angen camau cywiro cyflym ar ein rhan ni.
Bu gostyngiad o 20% yn ein gwerthiant ar-lein o gymharu â’r chwarter blaenorol, ac maent yn is na’n hamcanion ar gyfer y tymor brig. Yn yr un modd, dim ond 5% oedd cynnydd mewn gwerthiannau mewn siopau, tra ein bod yn anelu at dwf dau ddigid.
Achosion perfformiad gwael
Mae sawl ffactor yn egluro'r canlyniadau siomedig hyn:
- Traffig i lawr 30% ar y wefan ar-lein
- Cynllunio rhestr eiddo gwael yn y siop
- Ymgyrch farchnata Nadolig aneffeithiol
Argymhellion
Er mwyn bownsio'n ôl yn gyflym, rwy'n awgrymu'r camau gweithredu canlynol:
- Ailgynllunio gwefan ac optimeiddio SEO
- Cynllunio rhestr eiddo ymlaen llaw ar gyfer 2023
- Ymgyrchoedd wedi'u targedu i hybu gwerthiant
Yr wyf yn dal ar gael ichi gyflwyno cynllun gweithredu manwl yn ein cyfarfod yr wythnos nesaf. Mae angen i ni ymateb yn gyflym i ddychwelyd i dwf gwerthiant iach yn 2023.
Yn gywir,
[Eich llofnod gwe]
