Mae llythyr proffesiynol yn ddogfen ysgrifenedig, sy'n sicrhau perthynas ffurfiol rhwng gwahanol gydlynwyr. Mae ganddo strwythur mewnol cyffredin iawn. Wedi'i ysgrifennu yn y bôn ar un dudalen, neu ddwy yn eithriadol. Mae'r llythyr proffesiynol amlaf yn cynnwys un pwnc. Mae gan y strwythur mewnol hwn fantais. Gall ei gynllun ysgrifennu aros yr un fath ni waeth beth. Yn amlwg, bydd newidiadau o ystyried yr amcan. Fodd bynnag, boed yn gais syml am wybodaeth, cais, neu hyd yn oed gŵyn. Bydd y cynllun ar gyfer ysgrifennu gohebiaeth broffesiynol yn aros yn ymarferol ddigyfnewid.
Gorffennol, presennol, dyfodol: cynllun tri cham ar gyfer llythyr proffesiynol llwyddiannus
Mae'r defnydd o'r gorffennol, y presennol a'r dyfodol, yn yr hierarchaeth gronolegol hon, yn cyfeirio at driphlyg cynllun ysgrifennu llythyr proffesiynol. Dyma'r cynllun syml ac effeithiol i'w weithredu ym mhob sefyllfa. I gwestiynu, cyfleu gwybodaeth, egluro pwnc penodol, neu hyd yn oed berswadio'ch darllenydd. Effeithlonrwydd, y gellir ei gyfiawnhau o rantrefn resymegol arsylwi yn ei strwythur.
Y gorffennol: cam rhif 1 y cynllun
Rydym yn ysgrifennu llythyr yn amlaf, ar sail cynsail, sefyllfa gychwynnol neu flaenorol. Gall fod yn llythyr a dderbyniwyd, cyfarfod, ymweliad, cyfweliad ffôn, ac ati. Pwrpas ysgrifennu rhan gyntaf y llythyr hwn yw cyfleu'r rhesymau dros anfon. Neu yn syml, y cyd-destun sy'n disgrifio'r sefyllfa. Yn gyffredinol, mynegir atgoffa'r ffeithiau mewn un frawddeg. Fodd bynnag, mae'n fwy cyfleus llunio'r frawddeg hon mewn is-frawddegau. Er enghraifft, gallwn gael yr ymadroddion canlynol:
- Rwy'n cydnabod derbyn eich llythyr, yn fy hysbysu o ...
- Yn eich llythyr dyddiedig ………
- Fe ddaethoch â'n gwybodaeth ...
- Yn wyneb eich datganiad i'r wasg a gyhoeddwyd gan y papur newydd XXX (cyfeirnod rhif 12345), rydym newydd gynnig ...
- Ar ôl perfformio gwiriad o'ch cyfrif, fe ddaethon ni o hyd i ...
Mewn sefyllfaoedd lle nad yw'r rheswm dros ysgrifennu'r llythyr yn gysylltiedig â ffaith yn y gorffennol. Ar y pwynt hwnnw mae gennym baragraff cyntaf y post lle mae'r awdur yn cyflwyno'i hun a'i sefydliad. Yna parhewch trwy nodi'ch cais neu drwy gynnig ei wasanaethau amrywiol. Er enghraifft, yng nghyd-destun cais am wybodaeth neu gynnig gwasanaeth, efallai y bydd gennym yr ymadroddion canlynol:
- Fel arbenigwyr yn y sector diogelwch, rydyn ni'n dod y ffordd hon….
- Gan fod boddhad ein cwsmeriaid wrth galon, roeddem eisiau ...
- Rydym yn hapus iawn i gyhoeddi ein bod wedi cynllunio ar gyfer ein cwsmeriaid ...
Yng nghyd-destun cais digymell (interniaeth neu swydd), gallwn hefyd gael yr ymadroddion isod:
- Daliodd eich cwmni fy sylw ac fel myfyriwr yn …………, hoffwn wneud cais am interniaeth ………
- Graddiodd yn ddiweddar yn ...
Rhaid i'r derbynnydd y cyfeiriwyd y llythyr ato, o'r paragraff cyntaf, ddeall testun eich llythyr.
Y presennol: cam rhif dau'r cynllun
Mae'r ail ran hon o'r cynllun yn cyfeirio at y rhesymau sy'n cyfiawnhau ysgrifennu'r llythyr ar amser T. O ran y sefyllfa flaenorol a fynegwyd yn y rhan gyntaf. Ar y lefel hon, mae'n fater o naill ai dadlau, hysbysu, egluro, neu hyd yn oed gwestiynu. Yn dibynnu ar gymhlethdod y sefyllfa, gellir ysgrifennu'r rhan hon naill ai mewn paragraff llawn neu gyflwyno'r prif syniad mewn brawddeg sengl. Er enghraifft, gallwn gael yr ymadroddion canlynol:
- Gan nodi nad yw ar ddyddiad… anfoneb n °… wedi ei glirio, rydym yn…
- Mae aelodaeth o'n sefydliad hefyd yn eich sicrhau ...
- Er gwaethaf y ffaith bod y contract yn darparu ar gyfer dechrau'r gwaith ar ddyddiad…, rydym yn arsylwi gyda syndod ac wedi cael trafferth deall yr oedi a adroddwyd gan Mr. ……….
Y dyfodol: cam rhif 3 y cynllun
Mae'r drydedd ran a'r olaf hon yn cau'r ddwy gyntaf trwy adrodd arni adladd i ddod.
Naill ai rydym yn mynegi ein bwriadau, fel awdur y llythyr, a gallwn felly ddefnyddio mynegiadau o'r math:
- Heddiw, byddaf yn bersonol yn gofalu am anfon yr eitemau y gwnaethoch ofyn amdanynt
- Rydym yn barod i amnewid ... gan ystyried y gwreiddiol wrth gwrs.
- Dewch yn nes at y swyddfa docynnau… ..
Naill ai rydyn ni'n mynegi dymuniad, gan ofyn neu annog y derbynnydd i weithredu neu ymateb. Felly gallwn gael y fformwleiddiadau canlynol:
- Fe'ch gwahoddir i ddod yn agosach at y cownter
- Felly, gofynnaf ichi alw ar eich arbenigwyr yn gyflym er mwyn ...
- Disgwylir yn eiddgar am eich prydlondeb i ddatrys y sefyllfa hon.
Mae'n bosibl y bydd dadl yn cyd-fynd â phwrpas ysgrifennu'r llythyr hwn:
- Byddwch yn addasu'r sefyllfa cyn gynted â phosibl (gwrthrychol) yn unol â darpariaethau cyffredinol a phenodol y contract. (Dadl)
- A allwch chi drefnu fy danfoniad cyn gynted â phosibl ? (Amcan) Mae'n ddiwerth eich atgoffa bod yn rhaid i'r danfon gael ei wneud ar y dyddiad a drefnwyd, o ystyried eich amodau gwerthu. (Dadl)
Fformiwla gwrtais, sy'n hanfodol i gau eich llythyr proffesiynol !
I ddod â llythyr proffesiynol i ben yn iawn, mae'n hanfodol ysgrifennu ymadrodd cwrtais. Mewn gwirionedd fformiwla gwrtais ddwbl ydyw, sy'n cynnwys mynegiant, ond hefyd o fformiwla “cyn-gasgliad”.
Naill ai mae gennym fformiwla cwrteisi, sy'n adlewyrchu cordiality penodol:
- Derbyn ymlaen llaw ein diolch am ...
- Ymddiheurwn am y sefyllfa annisgwyl hon
- Byddaf bob amser ar gael i'w drafod mewn cyfarfod
- Gallwch gysylltu â ni ar unrhyw adeg i ...
- Gobeithiwn y bydd y cynnig hwn yn cwrdd â'ch disgwyliadau ac rydym wrth gwrs ar gael ichi am wybodaeth bellach.
Naill ai mae gennym fformiwla gwrtais:
- Gofynnwn ichi dderbyn, Madam, Syr, ein cofion gorau.
- Credwch, Syr, yn y mynegiant o'n teimladau gorau.
- Derbyniwch, Madam, ein cofion gorau.
Mantais y cynllun hwn wrth ysgrifennu llythyr proffesiynol yw ar y naill law ei sobrwydd wrth ysgrifennu'r cynnwys ac ar y llaw arall, ei hwylustod i ddarllen vis-à-vis y derbynnydd. Fodd bynnag, ni argymhellir y llinell amser hon ar gyfer cynnwys mwy cymhleth a hirach.
