Heddiw, e-bost yw'r ffordd orau o gyfathrebu â hwylusrwydd, cyflymder ac effeithlonrwydd. Ar gyfer cyfnewidiadau proffesiynol, dyma'r ffordd a ddefnyddir fwyaf cyffredin.
I ysgrifennu a bost proffesiynolrhaid inni barchu meini prawf penodol, awgrymiadau a rheolau, y byddwn yn ceisio esbonio ichi drwy'r erthygl.
Enghraifft o gynllun ysgrifennu ar gyfer e-bost proffesiynol
Weithiau gall y post fod yn gymhleth i reoli mewn cyd-destun proffesiynol. Rhaid i'r cynllun i ddilyn i ysgrifennu e-bost proffesiynol roi ar waredu'r derbynnydd yr holl elfennau angenrheidiol yn gryno ac yn fanwl gywir.
I ysgrifennu e-bost proffesiynol, gallwch fabwysiadu'r cynllun canlynol:
- Gwrthrych clir ac eglur
- Fformiwla apêl
- Dechrau sy'n rhaid gosod cyd-destun cyfathrebu
- Fformiwla cwrteisi i'w gwblhau
- Llofnod
Dewiswch destun e-bost proffesiynol
Amcangyfrifir y gall gweithiwr proffesiynol dderbyn 100 e-bost y dydd ar gyfartaledd. Felly mae'n rhaid i chi ddewis pwnc eich e-bost i'w hannog i'w agor. I wneud hyn, mae yna reolau i'w dilyn:
1-Ysgrifennwch wrthrych byr
Er mwyn cynyddu cyfradd agored eich e-bost, mae arbenigwyr yn ddelfrydol yn defnyddio pwnc o 50 nod ar y mwyaf.
Dim ond lle cyfyngedig sydd gennych i ysgrifennu'ch gwrthrych, felly mae'n rhaid i chi ddewis gwrthrych penodol, tra'n defnyddio verbau gweithredu yn ymwneud â chynnwys eich e-bost.
Yn gyffredinol, mae gwrthrychau hir yn cael eu darllen yn wael ar ffonau smart, sy'n cael eu defnyddio'n fwy a mwy gan weithwyr proffesiynol i wirio eu e-bost.
2-Customize pwnc eich e-bost
Os yn bosibl, rhaid ichi sôn am enw a enw cyntaf eich cysylltiadau ar lefel y gwrthrych. Mae'n elfen sy'n gallu cynyddu'r gyfradd agoriadol.
Trwy roi manylion eich derbynnydd ar lefel pwnc yr e-bost, bydd yn teimlo ei fod yn cael ei werthfawrogi a'i gydnabod, a fydd yn ei annog i agor a darllen eich e-bost.
Corff e-bost proffesiynol
I ysgrifennu e-bost proffesiynol, mae'n ddoeth ysgrifennu corff eich e-bost yn eglur heb ymadael o'r pwnc a phawb yn seiliedig ar safonau penodol o arddull a chyflwyniad.
Gofalwch i ysgrifennu e-bost byr, gyda brawddegau byr a manwl a fydd yn rhoi mwy o gysur i'ch derbynnydd.
Dyma ychydig o siopau tecawê:
1-Defnyddiwch Ffont Clasurol
Mae'r mwyafrif o wasanaethau e-bost yn caniatáu i'r defnyddiwr ddewis ffont ac arddull y testun. Pan ddaw at e-bost busnes, dewiswch ffont glasurol fel "Times New Roman" neu "Arial".
Ni argymhellir defnyddio ffont addurnol.
Rydym hefyd yn argymell:
- Mabwysiadu maint ffont darllenadwy
- Osgoi italig, tynnu sylw, neu liwiau
- Peidio â ysgrifennu'r holl destun mewn priflythrennau
2-Ysgrifennu fformiwla galw da
Ar gyfer e-bost proffesiynol, mae'n well fel uchod i fynd i'r afael â'r sawl sy'n derbyn yr enw yn ôl enw, tra'n cynnwys teitl dilysrwydd y person a ddilynir gan ei enw olaf.
3-Cyflwyno'ch hun yn y paragraff cyntaf
Os ydych chi'n ysgrifennu at rywun am y tro cyntaf (cleient newydd er enghraifft), mae'n bwysig iawn eich cyflwyno chi ac esbonio pwrpas eich neges yn fyr.
Gallwch neilltuo brawddeg un neu ddwy i'r cyflwyniad bach hwn.
4-Y wybodaeth bwysicaf mewn blaenoriaeth
Ar ôl eich cyflwyniad, rydym yn mynd i'r pwynt pwysicaf.
Mae'n ddiddorol iawn dyfynnu'r wybodaeth bwysicaf ar ddechrau eich e-bost. Byddwch yn arbed amser eich derbynnydd trwy egluro'ch bwriadau.
Mae'n rhaid i chi fachu sylw eich gohebydd a mynd yn syth at y pwynt.
5-Defnyddiwch eirfa ffurfiol
Gan eich bod yn ysgrifennu e-bost proffesiynol, mae'n rhaid i chi wneud argraff dda.
Rydym yn eich cynghori i ysgrifennu brawddegau cyflawn mewn arddull gwrtais.
Ni argymhellir defnyddio:
- Geiriau bratiaith;
- Byrfoddau di-ddefnydd;
- Emoticons neu emojis;
- Jôcs;
- Geiriau amrwd;
6-Gwneud casgliad priodol
I orffen e-bost, rhaid inni feddwl am y llofnod i'w ddefnyddio, y tôn i'w fabwysiadu, a'r fformiwla gweddi i'w ddewis.
Rhaid inni gofio bod cyfathrebu proffesiynol yn parhau i fod yn a iaith gogyfer iawn. Mae'n bwysig iawn gwybod y rheolau a dewiswch y fformiwla gywir i'w ddefnyddio ar ddiwedd yr e-bost.
Rhaid addasu'r fformiwla a ddefnyddir i ansawdd ei dderbynnydd a chyd-destun y gyfnewidfa.
Er enghraifft, os ydych chi'n siarad â goruchwyliwr neu gleient, gallwch ddefnyddio “cyfarchion diffuant”, sef yr ymadrodd mwyaf priodol. Ond os yw'n gydweithiwr, gallwn ddiweddu ein e-bost gyda'r ymadrodd "Diwedd da'r dydd!" "
O ran y llofnod, gallwch osod eich meddalwedd e-bost i fewnosod llofnod personol yn awtomatig ar ddiwedd ein negeseuon e-bost.
I fod yn effeithiol, rhaid i'r llofnod fod yn fyr:
- Dim mwy na 4 llinell;
- Dim mwy na 70 nod y llinell;
- Rhowch eich enw cyntaf ac olaf, eich swyddogaeth, enw'r cwmni, cyfeiriad eich gwefan, eich rhif ffôn a ffacs, ac o bosibl ddolen i'ch proffil LinkedIn neu Viadeo;
Enghraifft :
Robert Holliday
Cynrychiolydd y cwmni Y
http: /www.votresite.com
Ffôn. : 06 00 00 00 00 / Ffacs: 06 00 00 00 00
Symudol: 06 00 00 00 00
Rhai ymadroddion cwrtais:
- Cordially;
- Cofion gorau;
- Cofion gorau;
- Yn barchus;
- Cyfarchion cordial;
- Cofion gorau;
- Yr eiddoch,
- Mae'n bleser eich gweld chi eto;
- Cyfarchion cynnes ...
I bobl rydyn ni'n eu hadnabod yn arbennig o dda, gallwn ni ddefnyddio fformwlâu cordial fel "hi", "cyfeillgarwch", "gweld chi" ...
Enghreifftiau eraill o fformiwlâu clasurol:
- Derbyniwch, Syr / Madam, fynegiant fy nheimladau nodedig;
- Derbyniwch, Syr / Madam, fynegiant fy nghyfarchion cordial;
- Derbyniwch, Syr / Madam, fy nymuniadau gorau;
- Derbyniwch, Syr / Madam, fy nheimladau parchus ac ymroddgar;
- Derbyniwch, Syr / Madam, fy nghyfarchion diffuant;
- Derbyniwch, Syr / Madam, fynegiant fy ystyriaeth uchaf;
- Trwy ofyn ichi dderbyn fy nymuniadau gorau;
- Diolch am eich sylw at fy nghais;
- Deign i dderbyn, Syr / Madam, gwrogaeth fy mharch dwfn;
- Wrth aros i ddarllen gennych, derbyniwch, Syr / Madam, sicrwydd fy ystyriaeth uchaf;
- Gyda fy niolch, erfyniaf arnoch i ddarganfod yma, Syr / Madam, fynegiant fy nheimladau nodedig;
7-Cynhwyswch atodiadau
O ran atodiadau, peidiwch ag anghofio hysbysu'r derbynnydd trwy sôn amdanynt yng nghorff eich e-bost gyda chwrteisi.
Mae'n ddiddorol iawn sôn am faint a nifer yr atodiadau a anfonir at y derbynnydd.
Ffocws: Y pyramid gwrthdro
O ran y dull pyramid gwrth-alw, mae'n cynnwys dechrau testun eich e-bost proffesiynol â phrif wybodaeth eich neges ac yna barhau â'r wybodaeth arall yn nhrefn pwysigrwydd disgyn.
Ond pam mabwysiadu'r dull hwn?
Fel arfer mae'r frawddeg gyntaf yn darllen yn well na gweddill y neges. Rhaid iddo fod yn ddeniadol. Trwy fabwysiadu’r dull pyramid gwrthdro, gallwn ddal sylw’r darllenydd yn hawdd a gwneud iddo fod eisiau darllen yr e-bost hyd y diwedd.
O ran ysgrifennu, mae'n syniad da defnyddio uchafswm o bedwar paragraff, o linellau 3 i 4, gan ganolbwyntio ar syniad penodol fesul paragraff.
Os ydych chi am fabwysiadu'r dull hwn, rydyn ni'n eich cynghori i ddefnyddio:
- brawddegau cymharol fyr;
- cysylltu geiriau i gysylltu'r brawddegau gyda'i gilydd;
- iaith gyfredol a phroffesiynol.
NODYN ATGOFFA
Fel yr ydych wedi deall, nid oes gan e-bost proffesiynol unrhyw beth i'w wneud ag un a anfonwyd at ffrind. Mae yna reolau y mae'n rhaid eu dilyn i'r llythyr.
1-Trin y pwnc yn ofalus
Fel yr ydym wedi'i nodi'n glir, rhaid i chi ysgrifennu maes pwnc (neu bwnc) eich e-bost proffesiynol yn gywir. Dylai fod yn gryno ac yn eglur. Rhaid i'ch derbynnydd ddeall cynnwys eich e-bost ar unwaith. Gall felly benderfynu a ddylid ei hagor ar unwaith neu ei darllen yn ddiweddarach.
2-Bod yn gwrtais
Fel yr ydych wedi deall yn dda, mae angen defnyddio fformiwlâu cyfarch a chwrteisi yn eu cyd-destun.
Dylai'r fformiwlâu fod yn gryno ac yn dda iawn.
3-Cywiro gwallau sillafu
Yn gyntaf oll, mae'n rhaid ichi ail-ddarllen eich e-bost a sicrhau nad ydych wedi anghofio unrhyw wybodaeth angenrheidiol, a pham na fydd rhywun arall wedi'i ddarllen. Mae'n ddiddorol iawn cael barn person arall.
I gywiro camgymeriadau sillafu a gramadeg, rydym yn eich cynghori i gopïo a gludo'ch e-bost ar brosesydd geiriau a gwneud gwiriad awtomatig. Hyd yn oed os nad yw'r meddalwedd hon yn cywiro'r holl ddiffygion, gall eich helpu chi. Fel arall, gallwch hefyd fuddsoddi mewn meddalwedd cywiro proffesiynol.
4-Arwyddwch eich e-bost
Mae'n bwysig iawn ychwanegu llofnod i'ch e-bost proffesiynol. Rhaid i chi ddilyn y rheolau a restrir uchod i ysgrifennu llofnod proffesiynol.
Trwy sôn am yr amrywiol wybodaeth sy'n ymwneud â'ch swyddogaeth, eich cwmni ... bydd eich derbynnydd yn deall yn gyflym pwy y mae'n ei ddelio â hi.
5-Customize eich e-bost
Os yw'n gyffredinol, mae'r post yn llai tebygol o gael ei ddarllen. Rhaid ichi sicrhau bod y derbynnydd yn teimlo bod y post yn cael ei gyfeirio ato yn unig. Felly mae'n rhaid i chi addasu'r gwrthrych, a dewiswch y fformiwla i'w mabwysiadu i gychwyn eich e-bost.
Os yw'n bost grŵp, mae'n bwysig creu gwahanol restrau yn ôl nodweddion eich derbynwyr, eu dewisiadau, eu diddordebau a'u lleoliad. Mae cylchraniad eich derbynwyr yn caniatáu ichi gynyddu cyfradd agored eich e-byst.
6-Rhowch am agor y post
Wrth ysgrifennu e-bost proffesiynol, rhaid i chi bob amser sicrhau bod y derbynnydd eisiau ei agor. Yn gyffredinol, y gwrthrych yw'r elfen gyntaf sy'n gwthio gohebydd i agor eich e-bost a'i ddarllen. Felly mae'n rhaid ichi roi mwy o bwysigrwydd i'ch gwrthrych, ei wella a'i wneud mor ddeniadol â phosibl.
Yn yr un synnwyr, dylai'r ddau frawddeg gyntaf o'ch e-bost wneud i'r derbynnydd barhau i ddarllen. Argymhellir dyfynnu'r wybodaeth bwysicaf ar ddechrau eich e-bost ac i ysgogi chwilfrydedd eich gohebydd.
7-Osgoi gwrthrychau goddefol
Ni ddylech byth ddefnyddio gwrthrych camarweiniol i gynyddu cyfradd agor eich negeseuon e-bost.
Dylech wybod bod eich e-bost yn cyfleu eich delwedd (neu eich cwmni). Felly, mae'n bwysig iawn osgoi gwrthrychau ysgogol a chamweiniol. Rhaid i'r gwrthrych gydymffurfio â chynnwys eich e-bost.
8-Rhowch eich hun yn lle'r darllenydd
Mae empathi yn elfen bwysig iawn i'w hystyried. Mae'n rhaid i chi roi eich hun yn esgidiau eich derbynnydd er mwyn ysgrifennu pwnc eich e-bost yn iawn a'i wneud yn ddeniadol. Mae'n rhaid i chi roi eich hun yn esgidiau eich gohebydd a rhestru cyfres o gwestiynau y gall eu gofyn iddo'i hun. O'r ymatebion y gallwch addasu teitl eich e-bost.
9-Defnyddiwch gyfeiriad e-bost proffesiynol
Mae cyfeiriadau personol o'r fath lovelygirl @ ... neu gentleman @ ... yn hollol fwrw ymlaen. Yng nghyd-destun cysylltiadau proffesiynol, ni fyddwn byth yn siarad â rhyngweithiwr gan ddefnyddio'r math hwn o gyfeiriadau e-bost.
Argymhellir defnyddio cyfeiriad e-bost proffesiynol, neu gyfeiriad personol o leiaf gyda'ch enw a chyfenw.
Mae'r e-bost proffesiynol yn gofyn am gyfathrebu da iawn, eirfa fanwl, destun cryno, cais clir a sillafu anadferadwy. Drwy fabwysiadu'r rheolau, awgrymiadau a chyngor a ddyfynnwyd gennym, gallwch ysgrifennu e-bost atyniadol, a fydd o ddiddordeb ar unwaith i'ch derbynnydd ac yn ennyn diddordeb.
