Print Friendly, PDF & Email

Du har modtaget en invitation-email til et møde og ønsker at bekræfte din tilstedeværelse. I denne artikel fortæller vi dig, hvorfor det er vigtigt at svare på opfordringen til at bekræfte din tilstedeværelse, og hvordan du gør det i behørig form.

Indsend din deltagelse i et møde

Når du modtager en invitation til et møde, kan den person, der sendte det til dig, anmode om skriftlig bekræftelse af din deltagelse på det møde. Hvis i visse tilfælde bekræfte din tilstedeværelse ikke er anmodet om, anbefales det alligevel at gøre det.

Faktisk kan et møde være kompliceret at organisere, især når du ikke ved nøjagtigt, hvor mange mennesker der vil deltage. Ved at bekræfte dit tilstedeværelse gør du ikke kun arrangørens forberedelsesarbejde lettere, men du vil også sørge for, at mødet er effektivt, ikke for langt og tilpasset antallet af deltagere. Det er aldrig rart at spilde 10 minutter i starten af ​​et møde ved at tilføje stole eller udskrive filer igen!

Husk også ikke at vente for længe, ​​før du svarer, selvom det er sandt, at du ikke altid vil være i stand til at bekræfte din tilgængelighed med det samme. Jo tidligere bekræftelsen sker, jo mere letter organisationen af ​​mødet (et møde kan ikke organiseres i sidste øjeblik!).

Hvad skal en e-mail til bekræftelse af mødedeltagelse indeholde?

I en mødebekræftelses-e-mail er det vigtigt at medtage følgende:

  • Tak personen for hans invitation
  • Angiv klart din tilstedeværelse
  • Vis dit engagement ved at spørge om der er ting at forberede før mødet
LÆS  Hvor vigtigt er en skriveplan i din professionelle skrivning?

Her er en e-mail-skabelon, der følger for at annoncere din deltagelse i et møde.

Emne: Bekræftelse af min deltagelse i mødet den [dato]

Sir / Fru,

Jeg takker for din invitation til mødet om [formål med mødet] og bekræfter gerne min tilstedeværelse den [dato] på [tid].

Lad mig vide, om der er nogen ting at forberede til dette møde. Jeg står til din rådighed for yderligere oplysninger om dette emne.

Med venlig hilsen

[Underskrift]