Den bedste måde at skrive et professionelt brev godt på 

Et professionelt brev er et skriftligt dokument, der sikrer et formelt forhold mellem forskellige samtalepartnere. Det har en meget almindelig intern struktur. Væsentligt skrevet på en side eller to undtagelsesvis. Det professionelle brev indeholder oftest et enkelt emne. Denne interne struktur har en fordel. Hans skriveplan kan forblive den samme uanset hvad. Der vil naturligvis være ændringer givet målet. Dog være det en simpel anmodning om information, en ansøgning eller endda en klage. Planen for skrivning af professionel korrespondance forbliver praktisk talt uændret.

Fortid, nutid, fremtid: en trefaseplan for et vellykket professionelt brev

Brug af fortid, nutid og fremtid i dette kronologiske hierarki henviser til triptykonen i skriveplanen for et professionelt brev. Det er den enkle og effektive plan, der skal implementeres i alle situationer. At stille spørgsmålstegn ved, formidle information, forklare et givet emne eller endda overtale din læser. Effektivitet, som er berettiget med hensyn tillogisk rækkefølge observeret i dens struktur.

 

Fortiden: trin nummer 1 i planen

Vi skriver et brev oftest på baggrund af en præcedens, en indledende eller tidligere situation. Det kan være et modtaget brev, et møde, et besøg, et telefoninterview osv. Formålet med at skrive den første del af dette brev er at kommunikere årsagerne til afsendelsen. Eller ganske enkelt den sammenhæng, der beskriver situationen. Påmindelsen om fakta udtrykkes generelt i en og samme sætning. Imidlertid er det mere praktisk at konstruere denne sætning i undersætninger. Som illustration kan vi have følgende udtryk:

• Jeg anerkender modtagelsen af ​​dit brev og informerer mig om ...
• I dit brev dateret ………
• Du bragte vores viden til ...
• I lyset af din pressemeddelelse offentliggjort af avisen XXX (reference nr. 12345) har vi netop foreslået ...
• Efter at have udført en verifikation af din konto, fandt vi ...

I situationer, hvor årsagen til skrivningen af ​​brevet ikke er relateret til en tidligere kendsgerning. På det tidspunkt har vi første afsnit i brevet, hvor forfatteren introducerer sig selv og sin etablering. Fortsæt derefter ved at specificere din anmodning eller ved at tilbyde dens forskellige tjenester. For eksempel, som en del af en anmodning om information eller et serviceforslag, kan vi have følgende udtryk:

• Som eksperter i sikkerhedssektoren kommer vi denne vej….
• Med vores kunders tilfredshed i hjertet, ønskede vi ...
• Vi er meget glade for at kunne meddele, at vi har planlagt vores kunder ...

I forbindelse med en spontan ansøgning (praktik eller job) kan vi også have nedenstående udtryk:

• Din virksomhed fangede min opmærksomhed og som studerende i ………… vil jeg gerne ansøge om praktikophold ………
• For nylig uddannet i ...

Modtageren, som brevet er adresseret til, skal fra første afsnit forstå emnet for dit brev.

Den nuværende: trin nummer to i planen

Denne anden del af planen henviser til årsagerne til, at brevet blev skrevet på tidspunktet T. Med hensyn til den tidligere situation udtrykt i første del. På dette niveau er det et spørgsmål om enten at argumentere, informere, forklare eller endda stille spørgsmål. Afhængigt af situationens kompleksitet kan denne del skrives enten i et fuldstændigt afsnit eller præsentere hovedideen i en enkelt sætning. Som illustration kan vi have følgende udtryk:

• At bemærke, at på datoen for ... faktura nr ... ikke er ryddet, vi ...
• Medlemskab af vores organisation forsikrer dig også ...
• På trods af at kontrakten giver arbejdet start på datoen den…, observerer vi med forbløffelse og har haft problemer med at forstå forsinkelserne rapporteret af Mr. ……….

Fremtiden: trin nummer 3 i planen

Denne tredje og sidste del lukker de to første ved at rapportere om kølvandet at komme.

Enten udtrykker vi vores intentioner, som forfatter til brevet, og vi kan således bruge udtryk af typen:

• I dag sørger jeg personligt for at sende de varer, du har anmodet om
• Vi er klar til at erstatte ... naturligvis under hensyntagen til originalen.
• Kom nærmere billetkontoret ... ..

Enten udtrykker vi et ønske, beder eller opmuntrer modtageren til at handle eller reagere. Vi kan således have følgende formuleringer:

• Du opfordres til at komme tættere på tælleren
• Jeg beder dig derfor om hurtigt at tilkalde dine eksperter for at ...
• Der ventes spændt på din hurtighed til at løse denne situation.

Formålet med at skrive dette brev kan potentielt ledsages af et argument:

• Du vil justere situationen så hurtigt som muligt (objektivt) i henhold til de generelle og specifikke bestemmelser i kontrakten. (Argument)
• Kan du arrangere min levering så hurtigt som muligt ? (Mål) Det er nytteløst at minde dig om, at leveringen skal ske på den planlagte dato i betragtning af dine salgsbetingelser. (Argument)

 

En høflig formel, der er vigtig for at lukke dit professionelle brev !

For at afslutte et professionelt brev korrekt er det vigtigt at skrive en høflig sætning. Det er faktisk en dobbelt høflig formel, der består af et udtryk, men også af en "præ-konklusion" formel.

Enten har vi en høflighedsformel, der afspejler en vis hjertelighed:

• Modtag på forhånd vores tak for ...
• Vi beklager denne uventede situation
• Jeg vil altid være tilgængelig for at diskutere det på et møde
• Du kan når som helst kontakte os for at ...
• Vi håber, at dette tilbud imødekommer dine forventninger, og vi står naturligvis til din rådighed for yderligere information.

Enten har vi en høflig formel:

• Vi beder dig acceptere, fru, hr., Vores bedste hilsner.
• Tro, sir, på udtrykket af vores bedste følelser.
• Accepter venligst, fru, vores bedste hilsner.

 

Fordelen ved denne plan ved skrivning af et professionelt brev er på den ene side dens ædruelighed med at skrive indholdet og på den anden side dens enkelhed ved læsning over for modtageren. Denne tidslinje anbefales dog ikke til mere komplekst og længere indhold.