Emnelinjen er et væsentligt aspekt af enhver professionel besked, som du ønsker at sende via e-mail. For at din e-mail kan nå sit formål, skal emnelinjen fange din opmærksomhed på passende vis. Mange mennesker tager ikke dette aspekt af deres e-mail alvorligt. Faktisk sender nogle mennesker bare meningsløse e-mails og forventer resultater fra sådanne e-mails! Tilføjelse af en emnelinje til din virksomheds-e-mail er ikke en valgfri funktion ved at skrive virksomheds-e-mail, det er en vigtig del af det.
Lad os tage et hurtigt kig på nogle af årsagerne til, at din virksomheds e-mails virkelig har brug for objekter.
Forhindre din mail fra at blive betragtet som uønsket
E-mails sendt uden emne kan blive sendt til spam- eller junk-mappen. Dette sker automatisk, folk tager ikke beskeder i spam-mappen alvorligt. De fleste mennesker, du ville sende arbejdsmails til, har også for travlt til at scanne deres spam-mappe. Hvis du virkelig ønsker, at din e-mail skal læses, skal du sørge for, at dit e-mailemne er veldefineret.
Forhindre sletning af din e-mail
En e-mail uden emne kan betragtes som ikke værd at læse. Når folk tjekker deres e-mails, sletter de sandsynligvis e-mails uden emne. Og det har de gode grunde til. For det første kan e-mail betragtes som en virus. De fleste følsomme e-mails har tomme emnelinjer; derfor kan din modtager simpelthen slette den for at forhindre virus i at trænge ind i deres postkasse eller computer. For det andet kan e-mails uden emne blive betragtet som irrelevante af din modtager. Da det er vant til at se emnelinjer først, vil dem uden emnelinje sandsynligvis blive slettet eller ikke læst, da de kan blive betragtet som irrelevante.
Få modtagerens opmærksomhed
Emnelinjen i din e-mail giver et førstehåndsindtryk til din samtalepartner. Inden du åbner en e-mail, angiver emnet i princippet emnet for modtageren og vil ofte afgøre, om e-mailen åbnes eller ej. Derfor er hovedfunktionen af en emnelinje at fange modtagerens opmærksomhed for at få dem til at åbne og læse mailen. Det betyder, at emnelinjen er en af de nøglefaktorer, der afgør, om din e-mail bliver læst eller ej (dit navn og e-mailadresse er også vigtige for at sikre dette).
Betydningen af en emnelinje kan ikke overvurderes. Det handler dog ikke kun om at have en emnelinje i din e-mail for at forhindre spamming eller sletning. Fokuser på en emnelinje, der opnår det ønskede mål. Det er en emnelinje, der vil inspirere din modtager til at åbne din e-mail, læse den og handle.
Effektiv emnelinjeskrivning
Hver virksomheds-e-mail er designet til at have indflydelse i modtagerens sind. Et effektivt og veldesignet emne er et væsentligt udgangspunkt for at nå dette mål. Lad os tage et kig på det grundlæggende i at skrive en effektiv emnelinje til virksomheds-e-mails.
Gør det professionelt
Brug kun formelt eller professionelt sprog til dine objekter. Forretnings-e-mails er normalt semi-formelle eller formelle. Det betyder, at dine emnelinjer skal afspejle dette, for at din e-mail kan fremstå som professionel og relevant.
Gør det relevant
Din emnelinje burde være interessant for din modtager. Det må anses for relevant for din mail at blive læst. Det bør også korrekt afspejle formålet med din e-mail. Hvis du søger job, skal emnelinjen angive dit navn og den stilling, du søger.
Vær kortfattet
Emnelinjen i en virksomheds-e-mail behøver ikke at være lang. Det er beregnet til at fange modtagerens opmærksomhed med ét hug. Jo længere det er, jo mere uinteressant bliver det. Dette vil reducere chancerne for at læse. Modtagere, der tjekker e-mail på mobile enheder, kan muligvis ikke se alle lange emnelinjer. Dette kan forhindre læseren i at se vigtig information i emnelinjen. Derfor er det i din interesse at holde emnelinjerne i dine virksomheds-e-mails kortfattede, så dine e-mails kan læses.
Gør det nøjagtigt
Det er også vigtigt at gøre dit emne specifikt. Det bør kun bære én besked. Hvis din e-mail er beregnet til at formidle flere budskaber (undgå helst), bør de vigtigste afspejles i emnelinjen. Når det er muligt, bør en professionel e-mail kun have ét emne, én dagsorden. Hvis det er nødvendigt at levere flere meddelelser til en modtager, skal separate e-mails sendes til forskellige formål.
Gør det uden fejl
Tjek for grammatiske og typografiske fejl. Husk, det er det første indtryk. Hvis der dukker en grammatisk eller typografisk fejl op i emnelinjen, har du skabt et negativt indtryk i modtagerens sind. Hvis din e-mail bliver læst, kan hele e-mailen være farvet med et negativt syn, derfor er det essentielt, at du laver en grundig korrekturlæsning af din emnelinje, inden du sender dine forretningsmails.
