Print Friendly, PDF & Email

Den gennemsnitlige franske medarbejder bruger omkring en fjerdedel af ugen på at gennemse hundredvis af e-mails, som han sender og modtager dagligt.

På trods af at vi sidder fast i vores postkasse en god del af vores tid, ved mange af os, selv de mest professionelle, stadig ikke, hvordan man bruger e-mail korrekt.

Faktisk, i betragtning af mængden af ​​meddelelser, vi læser og skriver hver dag, er vi mere tilbøjelige til at gøre pinlige fejl, hvilket kan få alvorlige forretningsmæssige konsekvenser.

I denne artikel har vi defineret de mest vigtige "cybercourt" regler at vide.

Inkluder en klar og direkte linie af objekt

Eksempler på en god emnelinje inkluderer "Date Modified Meeting", "Quick Question on Your Presentation" eller "Forslag til forslag".

Folk beslutter sig ofte for at åbne en e-mail Afhængigt af emnelinjen skal du vælge en, der lader læserne vide, at du adresserer deres bekymringer eller forretningsproblemer.

Brug en professionel email adresse

Hvis du arbejder for et firma, skal du bruge din virksomheds e-mail-adresse. Men hvis du bruger en personlig e-mail-konto, uanset om du er freelance, eller du gerne vil bruge den til tider til virksomhedskorrespondance, skal du være forsigtig, når du vælger denne adresse.

Du skal altid have en e-mail-adresse, der bærer dit navn, så modtageren ved præcis, hvem der sender e-mailen. Brug aldrig en e-mail-adresse, der ikke er egnet til arbejde.

Tænk to gange, før du klikker på "svar alle"

Ingen ønsker at læse e-mails fra 20 personer, der ikke har noget at gøre med dem. Det kan være svært at ignorere e-mails, da mange mennesker modtager underretninger om nye beskeder på deres smartphones eller distraherende pop op-meddelelser på deres computerskærm. Undgå at klikke på "svar til alle", medmindre du mener, at alle medlemmer af listen skal modtage e-mailen.

LÆS  Hvordan forbedres niveauet for din skrivning på arbejdspladsen?

Inkluder en signaturblok

Giv din læser information om dig. Indtast som hovedregel dit fulde navn, titel, firmanavn og kontaktoplysninger, herunder et telefonnummer. Du kan også tilføje nogle reklamer for dig selv, men gå ikke for langt med ordene eller illustrationerne.

Brug samme skrifttype, størrelse og farve som resten af ​​e-mailen.

Brug professionelle hilsener

Brug ikke et afslappet og velkendt udtryk som "Hej", "Hej!" Eller "Hvordan har du det?"

Den afslappede karakter af vores skrifter bør ikke påvirke hilsen i en email. "Hej!" Er en meget uformel hilsen og generelt bør den ikke bruges i en arbejdssituation. Brug i stedet "Hej" eller "God aften".

Brug udråbstegn i moderation

Hvis du vælger at bruge et udråbstegn, skal du kun bruge en til at udtrykke din entusiasme.

Mennesker bliver sommetider vred og sætter en række udråbstegn i slutningen af ​​deres sætninger. Resultatet kan virke for følelsesmæssigt eller umodent, udråbstegn skal bruges sparsomt skriftligt.

Pas på med humor

Humor kan nemt gå tabt i oversættelse uden den korrekte tone eller ansigtsudtryk. I en professionel udveksling er det bedre at forlade humor ud af e-mails, medmindre du kender modtageren godt. Derudover er noget, du synes er sjovt, måske ikke for nogen andre.

Ved at folk fra forskellige kulturer taler og skriver forskelligt

Dårlig kommunikation kan let opstå på grund af kulturelle forskelle, især i den skriftlige form, når vi ikke kan se hinandens kropssprog. Tilpas din besked til modtagerens kulturelle baggrund eller din viden.

LÆS  Email skabelon for at udtrykke et afslag

Det er godt at huske på, at meget kontekstuelle kulturer (japansk, arabisk eller kinesisk) vil lære dig at kende, før du handler med dig. Som følge heraf kan det være almindeligt, at medarbejderne i disse lande bliver mere personlige i deres skrivning. På den anden side foretrækker folk fra lav-kontekstkulturer (tysk, amerikansk eller skandinavisk) at gå meget hurtigt til det punkt.

Besvar dine e-mails, selvom e-mailen ikke var til dig

Det er svært at besvare alle de e-mails, der er blevet sendt til dig, men du bør prøve. Dette omfatter tilfælde, hvor e-mailen ved et uheld blev sendt til dig, især hvis afsenderen venter på et svar. Et svar er ikke nødvendigt, men er en god etiket til e-mail, især hvis personen arbejder i samme firma eller industri.

Her er et eksempler på svar: “Jeg ved, du har meget travlt, men jeg tror ikke, du ville sende mig denne e-mail. Og jeg ville fortælle dig det, så du kan sende det til den rigtige person. "

Gennemgå hver besked

Dine fejl vil ikke gå ubemærket til modtagerne af din email. Og afhængigt af modtageren kan du blive prøvet for at gøre det.

Stol ikke på stavekontrol. Læs og læs din mail flere gange, helst højt, inden du sender den.

Tilføj e-mail-adressen sidst

Undgå ved et uheld at sende en email, før du er færdig med at skrive og korrigere meddelelsen. Selv når du svarer på en besked, er det en god idé at slette modtagerens adresse og kun indsætte den, når du er sikker på, at meddelelsen er klar til at blive sendt.

LÆS  Skabelon til tidsbesparelseskonto til download

Bekræft, at du har valgt den rigtige modtager

Du skal være meget forsigtig, når du skriver et navn fra din adressebog på "Til" linjen i e-mailen. Det er nemt at vælge et forkert navn, hvilket kan være pinligt for dig og den person, der modtager mailen ved en fejltagelse.

Brug klassiske skrifttyper

For professionel korrespondance skal du altid holde dine skrifttyper, farver og standardstørrelser.

Kardinalreglen: Dine e-mails skal være nemme for andre at læse.

Generelt er det bedst at bruge 10- eller 12-punkttegn og en letlæselig skrifttype, som f.eks. Arial, Calibri eller Times New Roman. Når det kommer til farve, er sort det sikreste valg.

Hold øje med din tone

Ligesom vittigheder er tabt i oversættelse, kan din besked hurtigt fortolkes. Husk, at din interviewer ikke har de vokale signaler og ansigtsudtryk, de ville få i en en-til-en-diskussion.

For at undgå enhver misforståelse anbefales det at læse din besked højt før du klikker på Send. Hvis det virker svært for dig, vil det virke svært for læseren.

For at opnå de bedste resultater skal du undgå at bruge helt negative ord ("fiasko", "dårlig" eller "forsømt") og altid sige "tak" og "tak".