Den gennemsnitlige franske medarbejder bruger omkring en fjerdedel af ugen på at gennemgå hundredvis af e-mails, som de sender og modtager hver dag.

På trods af at vi sidder fast i vores postkasse en god del af vores tid, ved mange af os, selv de mest professionelle, stadig ikke, hvordan man bruger e-mail korrekt.

Faktisk, i betragtning af mængden af ​​meddelelser, vi læser og skriver hver dag, er vi mere tilbøjelige til at gøre pinlige fejl, hvilket kan få alvorlige forretningsmæssige konsekvenser.

I denne artikel har vi defineret de mest vigtige "cybercourt" regler at vide.

Medtag en klar og direkte emnelinje

Eksempler på en god emnelinje er "Ændret mødedato", "Hurtigt spørgsmål om din præsentation" eller "Forslag til forslaget".

Folk beslutter ofte at åbne en e-mail baseret på emnelinjen, vælg en, der lader læserne vide, at du adresserer deres bekymringer eller arbejdsproblemer.

Brug en professionel email adresse

Hvis du arbejder for en virksomhed, skal du bruge din virksomheds e-mailadresse. Men hvis du bruger en personlig e-mail-konto, uanset om du er selvstændig eller kan lide at bruge den lejlighedsvis til forretningskorrespondance, skal du være forsigtig, når du vælger denne adresse.

Du bør altid have en e-mail-adresse, der har dit navn på, så modtageren ved præcis, hvem der sender e-mailen. Brug aldrig en e-mailadresse, der ikke er egnet til arbejde.

Tænk to gange, før du klikker på "svar alle"

Ingen ønsker at læse 20 personers e-mails, der ikke har noget med dem at gøre. Det kan være svært at ignorere e-mails, da mange mennesker modtager notifikationer om nye beskeder på deres smartphone eller distraherende pop-up beskeder på deres computerskærm. Undlad at klikke på "svar til alle", medmindre du mener, at alle på listen skal modtage e-mailen.

Inkluder en signaturblok

Giv din læser oplysninger om dig selv. Inkluder typisk dit fulde navn, titel, firmanavn og kontaktoplysninger, herunder et telefonnummer. Du kan også tilføje en smule reklame for dig selv, men gå ikke overbord med ordsprog eller illustrationer.

Brug samme skrifttype, størrelse og farve som resten af ​​e-mailen.

Brug professionelle hilsener

Brug ikke afslappede, dagligdags udtryk som "Hej", "Hej!" eller "Hvordan har du det?".

Den afslappede karakter af vores skrifter bør ikke påvirke hilsen i en email. "Hej!" Er en meget uformel hilsen og generelt bør den ikke bruges i en arbejdssituation. Brug i stedet "Hej" eller "God aften".

Brug udråbstegn sparsomt

Hvis du vælger at bruge et udråbstegn, skal du kun bruge et til at udtrykke din entusiasme.

Folk bliver nogle gange revet med og sætter et antal udråbstegn i slutningen af ​​deres sætninger. Resultatet kan virke for følelsesladet eller umodent, udråbstegn bør bruges sparsomt på skrift.

Pas på med humor

Humor kan let gå tabt i oversættelse uden den korrekte tone eller ansigtsudtryk. I en forretningssamtale er humor bedst udeladt af e-mails, medmindre du kender modtageren godt. Også noget, du synes er sjovt, er måske ikke for en anden.

Ved at folk fra forskellige kulturer taler og skriver forskelligt

Fejlkommunikation kan let opstå på grund af kulturelle forskelle, især i den skriftlige form, når vi ikke kan se hinandens kropssprog. Tilpas dit budskab til modtagerens kulturelle baggrund eller vidensniveau.

Det er godt at huske på, at meget kontekstuelle kulturer (japansk, arabisk eller kinesisk) vil lære dig at kende, før du handler med dig. Som følge heraf kan det være almindeligt, at medarbejderne i disse lande bliver mere personlige i deres skrivning. På den anden side foretrækker folk fra lav-kontekstkulturer (tysk, amerikansk eller skandinavisk) at gå meget hurtigt til det punkt.

Besvar dine e-mails, selvom e-mailen ikke var beregnet til dig

Det er svært at svare på alle de e-mails, der sendes til dig, men du bør prøve. Dette omfatter tilfælde, hvor e-mailen ved et uheld blev sendt til dig, især hvis afsenderen forventer et svar. Et svar er ikke nødvendigt, men det er god e-mail-etikette, især hvis denne person arbejder i samme virksomhed eller branche som dig.

Her er et eksempel på et svar: "Jeg ved, du har meget travlt, men jeg tror ikke, du ville sende mig denne e-mail. Og jeg ville gerne fortælle dig det, så du kan sende det til den rigtige person. »

Gennemgå hver besked

Dine fejl vil ikke gå ubemærket hen af ​​modtagerne af din e-mail. Og afhængigt af modtageren kan du blive dømt for at gøre det.

Stol ikke på stavekontrol. Læs og genlæs din mail flere gange, gerne højt, før du sender den.

Tilføj e-mailadressen sidst

Undgå at sende en e-mail ved et uheld, før du er færdig med at skrive den og rette beskeden. Selv når du svarer på en besked, er det en god idé at fjerne modtagerens adresse og først indsætte den, når du er sikker på, at beskeden er klar til at sendes.

Bekræft, at du har valgt den rigtige modtager

Du skal være meget forsigtig, når du skriver et navn fra din adressebog på linjen "Til" i e-mailen. Det er nemt at vælge det forkerte navn, hvilket kan være pinligt for dig og den person, der ved en fejl modtager e-mailen.

Brug klassiske skrifttyper

For professionel korrespondance skal du altid holde dine skrifttyper, farver og standardstørrelser.

Kardinalreglen: Dine e-mails skal være nemme for andre at læse.

Generelt er det bedst at bruge 10 eller 12 punkts skrift og en letlæselig skrifttype, såsom Arial, Calibri eller Times New Roman. Når det kommer til farve, er sort det sikreste valg.

Hold øje med din tone

Ligesom vittigheder er tabt i oversættelse, kan din besked hurtigt fortolkes. Husk, at din interviewer ikke har de vokale signaler og ansigtsudtryk, de ville få i en en-til-en-diskussion.

For at undgå enhver misforståelse anbefales det at læse din besked højt før du klikker på Send. Hvis det virker svært for dig, vil det virke svært for læseren.

For de bedste resultater skal du undgå at bruge totalt negative ord ("fejl", "dårligt" eller "overset") og altid sige "venligst" og "tak".