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Skriv for at blive læst

Un collègue vient de vous envoyer un email concernant une réunion que vous avez dans une heure. Le courrier électronique est censé contenir les informations clés que vous devez présenter, dans le cadre d’un projet important.

Mais il y a un problème : le mail est si mal écrit que vous ne pouvez pas trouver les données dont vous avez besoin. Il y a des fautes d’orthographe et des phrases incomplètes. Les paragraphes sont si longs et si confus qu’il vous faut trois fois plus de temps que nécessaire pour trouver les informations souhaitées. En conséquence, vous êtes sous-préparé pour la réunion et celle-ci ne se déroule pas aussi bien que vous le souhaitiez.

Avez-vous déjà fait face à une situation semblable à celle-ci ? Dans un monde surchargé d’informations, il est essentiel de communiquer de manière claire, concise et efficace. Les gens n’ont pas le temps de lire des e-mails de la longueur d’un livre, et ils n’ont pas la patience d’interpréter des e-mails mal construits et où les informations utiles sont éparpillées un peu partout.

Plus din skrivefærdigheder sont bonnes, plus l’impression que vous ferez sur votre entourage sera bonne, y compris votre patron, vos collègues et vos clients. Vous ne savez jamais jusqu’où ces bonnes impressions vous mèneront.

I denne artikel vil vi se, hvordan du kan forbedre dine skrivefærdigheder og undgå almindelige fejl.

Målgruppe og format

La première étape pour écrire clairement consiste à choisir le format approprié. Avez-vous besoin d’envoyer un email informel ? Rédiger un rapport détaillé ? Ou écrire une lettre formelle ?

Le format, ainsi que votre audience, définiront votre “voix d’écriture”,  c’est-à-dire à quel point le ton devrait être formel ou détendu. Par exemple, si vous écrivez un email à un client potentiel, celui-ci devrait-il avoir le même ton qu’un email à un ami ?

Absolut ikke.

Commencez par identifier qui lira votre message. S’adresse-t-il aux cadres supérieurs, à l’ensemble de l’équipe ou à un petit groupe travaillant sur un dossier spécifique ? Dans  tout ce que vous écrivez, vos lecteurs, ou destinataires doivent définir votre ton ainsi que les aspects du contenu.

LÆS  Forbedre dit stavningsniveau med video

Sammensætning og stil

Når du ved hvad du skriver og for hvem du skriver, skal du begynde at skrive.

Un écran d’ordinateur vierge et blanc est souvent intimidant. Il est facile de rester coincé parce que vous ne savez pas comment commencer. Essayez ces astuces pour composer et mettre en forme votre document :

 

  • Start med dit publikum: N’oubliez pas que vos lecteurs peuvent ne rien savoir de ce que vous leur dites. Que doivent-ils savoir en premier ?
  • Opret en plan: Ceci est particulièrement utile si vous écrivez un document plus long, tel qu’un rapport, une présentation ou un discours. Les contours vous aident à identifier les étapes à suivre dans quel ordre et à diviser la tâche en informations gérables.
  • Essayez un peu d’empathie: Par exemple, si vous écrivez un mail de vente pour des clients potentiels, pourquoi devraient-ils se soucier de votre produit ou de votre argumentaire de vente ? Quel est l’avantage pour eux ? Rappelez-vous les besoins de votre public en tout temps.
  • Brug den retoriske trekant: Si vous essayez de persuader quelqu’un de faire quelque chose, assurez-vous de bien expliquer pourquoi les gens devraient vous écouter, faites passer votre message de manière à intéresser votre audience et présentez les informations de manière rationnelle et cohérente.
  • Identificer dit hovedtema: Si vous rencontrez des difficultés pour définir le thème principal de votre message, prétendez qu’il vous reste 15 secondes pour expliquer votre position. Que dites-vous ? C’est probablement votre thème principal.
  • Brug almindeligt sprog: À moins d’écrire un article scientifique, il est généralement préférable d’utiliser un langage simple, un langage direct. Ne pas utiliser de longs mots juste pour impressionner les gens.

Struktur

Dit dokument skal være så brugervenligt som muligt. Brug titler, undertekster, kugler og tal så meget som muligt for at adskille teksten.

Après tout, quoi de plus facile à lire : une page remplie de longs paragraphes ou une page divisée en paragraphes courts avec des en-têtes de section et des puces ? Un document facile à numériser sera lu plus souvent qu’un document comportant de longs paragraphes denses.

LÆS  Eksempel på mail til anmodning om orlov uden betaling.

Les en-têtes devraient attirer l’attention du lecteur. À l’aide des questions, c’est souvent une bonne idée, en particulier dans les textes publicitaires, car les questions permettent de garder le lecteur intéressé et curieux.

I e-mails og forslag, brug korte, faktiske titler og undertekster, som dem i denne artikel.

Tilføjelse af grafik er også en smart måde at adskille din tekst på. Disse visuelle hjælpemidler tillader ikke kun læseren at holde sig opmærksom på indholdet, men også at kommunikere vigtige oplysninger meget hurtigere end teksten.

Grammatiske fejl

Vous savez probablement que les erreurs dans votre mail donneront une image peu professionnelle de votre travail. Il est essentiel d’éviter des erreurs grossières en vous procurant un  correcteur orthographique et en révisant autant que possible votre orthographe.

Her er nogle eksempler på almindeligt anvendte ord:

 

  • Jeg sender / sender / sender dig

 

Verbetet "for at sende" er et værk af den første gruppe, man vil altid skrive i den første person af entallet "Jeg sender" med en "e". "Forsendelse" uden "e" er et navn ("en forsendelse") og kan være flertallet: "forsendelser".

 

  • Jeg er med i dig / jeg er med i dig

 

Man vil altid skrive "Jeg er med dig" med en "s". "Fælles" med en "t" er konjugationen af ​​den tredje person entallet "han tilslutter sig".

 

  • Frist / deadline

 

Selv hvis "kofanger" er fastgjort til et feminint navn, skal du ikke give fristelsen og altid skrive "kofanger" uden "e".

 

  • Anbefaling / anbefaling

 

Hvis vi på engelsk skriver "anbefaling" med en "e", på fransk skriver vi altid "anbefaling" med en "a".

 

  • Er der / er der / er der

 

Vi tilføjer et euphonic “t” i spørgende formler for at lette udtalen og forhindre to vokaler i rækkefølge. Vi vil derfor skrive "er der".

 

  • Med hensyn til / i forhold til

 

Man skriver aldrig "i form af" uden "s". Der er faktisk altid flere "vilkår" i brugen af ​​dette udtryk.

LÆS  Fem tips til at lette dine sætninger

 

  • Af / blandt

 

Pas på ikke at blive vildledt af ordet "undtagen", der slutter med en "s". Man skriver aldrig "blandt" med en "s". Det er en præposition og det er uundgåeligt.

 

  • Som aftalt / som aftalt

 

Selv fastgjort til et feminint navn, "som aftalt" er altid uforanderlig og tager aldrig en "e".

 

  • Vedligeholdelse / service

Forsæt ikke navnet og verbet. Navnet "interview" uden "t" beskriver en udveksling eller en "jobsamtale". Det konjugerede verb i den tredje person af det entallige "vedligehold" bruges til at gøre handlingen med at opretholde noget.

Nogle af dine læsere vil ikke være perfekte i stavning og grammatik. De må ikke bemærke, hvis du laver disse fejl. Men brug det ikke som en undskyldning: Der vil normalt være mennesker, især ledende medarbejdere, som vil lægge mærke til det!

Pour cette raison, tout ce que vous écrivez doit être d’une qualité acceptable pour tous les lecteurs.

verifikation

L’ennemi d’une bonne relecture est la rapidité. Beaucoup de gens se dépêchent pour parcourir leurs emails, mais c’est ainsi que vous ratez des erreurs. Suivez ces instructions pour vérifier ce que vous avez écrit :

  • Tjek dine overskrifter og sidefødder: Les gens les ignorent souvent pour se concentrer uniquement sur le texte. Ce n’est pas parce que les en-têtes sont en gros et gras qu’ils sont exempts d’erreurs !
  • Læs emailen højt: Dette tvinger dig til at gå langsommere, hvilket betyder, at du er mere tilbøjelig til at registrere fejl.
  • Brug din finger til at følge teksten, som du læser: Det er en anden ting, der hjælper dig med at bremse.
  • Start i slutningen af ​​din tekst: Genlæse en sætning fra slutningen til begyndelsen, det hjælper dig med at fokusere på fejlene og ikke indholdet.