Skriv for at blive læst

En kollega har lige sendt dig en e-mail om et møde, du har om en time. Det er meningen, at e-mailen skal indeholde de vigtigste oplysninger, som du skal præsentere, som en del af et vigtigt projekt.

Men der er et problem: e-mailen er så dårligt skrevet, at du ikke kan finde de data, du har brug for. Der er stavefejl og ufuldstændige sætninger. Afsnittene er så lange og forvirrende, at det tager dig tre gange så lang tid, som det tager at finde den information, du ønsker. Som et resultat er du underforberedt til mødet, og det går ikke så godt, som du havde håbet.

Har du nogensinde stået i en lignende situation? I en verden fyldt med information er det vigtigt at kommunikere klart, kortfattet og effektivt. Folk har ikke tid til at læse e-mails i boglængde, og de har ikke tålmodighed til at fortolke e-mails, der er dårligt opbygget, og hvor nyttig information er spredt over det hele.

Plus din skrivefærdigheder er gode, jo bedre indtryk vil du gøre på dem omkring dig, herunder din chef, kolleger og kunder. Du ved aldrig, hvor langt disse gode indtryk vil bringe dig.

I denne artikel vil vi se, hvordan du kan forbedre dine skrivefærdigheder og undgå almindelige fejl.

Målgruppe og format

Det første skridt til at skrive klart er at vælge det passende format. Har du brug for at sende en uformel e-mail? Skrive en detaljeret rapport? Eller skrive et formelt brev?

Formatet vil sammen med dit publikum definere din "skrivende stemme", dvs. hvor formel eller afslappet tonen skal være. Hvis du for eksempel skriver en e-mail til en potentiel kunde, skal den så have samme tone som en e-mail til en ven?

Absolut ikke.

Start med at identificere, hvem der vil læse din besked. Er det for ledende medarbejdere, hele teamet eller en lille gruppe, der arbejder på en bestemt fil? I alt, hvad du skriver, skal dine læsere eller modtagere definere din tone såvel som aspekter af indholdet.

Sammensætning og stil

Når du ved hvad du skriver og for hvem du skriver, skal du begynde at skrive.

En tom, hvid computerskærm er ofte skræmmende. Det er nemt at sidde fast, fordi du ikke ved, hvordan du skal starte. Prøv disse tips til at komponere og formatere dit dokument:

 

  • Start med dit publikum: Husk, at dine læsere måske ikke ved noget om, hvad du fortæller dem. Hvad skal de vide først?
  • Opret en plan: Dette er især nyttigt, hvis du skriver et længere dokument, såsom en rapport, præsentation eller tale. Skitser hjælper dig med at identificere, hvilke trin du skal følge i hvilken rækkefølge og opdele opgaven i overskuelig information.
  • Prøv lidt empati: Hvis du for eksempel skriver en salgs-e-mail til potentielle kunder, hvorfor skulle de så bekymre sig om dit produkt eller dit salgsargument? Hvad er fordelen for dem? Husk hele tiden dit publikums behov.
  • Brug den retoriske trekant: Hvis du forsøger at overtale nogen til at gøre noget, skal du sørge for at forklare, hvorfor folk skal lytte til dig, levere dit budskab på en måde, der vil engagere dit publikum, og præsentere informationen på en rationel og sammenhængende måde.
  • Identificer dit hovedtema: Hvis du har svært ved at definere hovedtemaet i din besked, så lad som om du har 15 sekunder tilbage til at forklare din holdning. Hvad siger du ? Dette er sandsynligvis dit hovedtema.
  • Brug almindeligt sprog: Medmindre du skriver en videnskabelig artikel, er det normalt bedst at bruge et simpelt, ligetil sprog. Brug ikke lange ord bare for at imponere folk.

Struktur

Dit dokument skal være så brugervenligt som muligt. Brug titler, undertekster, kugler og tal så meget som muligt for at adskille teksten.

Når alt kommer til alt, hvad kunne være nemmere at læse: en side fyldt med lange afsnit eller en side opdelt i korte afsnit med afsnitsoverskrifter og punktopstillinger? Et dokument, der er nemt at scanne, vil blive læst oftere end et dokument med lange, tætte afsnit.

Overskrifter skal fange læserens opmærksomhed. Det er ofte en god idé at bruge spørgsmål, især i annoncetekster, fordi spørgsmål hjælper med at holde læseren interesseret og nysgerrig.

I e-mails og forslag, brug korte, faktiske titler og undertekster, som dem i denne artikel.

Tilføjelse af grafik er også en smart måde at adskille din tekst på. Disse visuelle hjælpemidler tillader ikke kun læseren at holde sig opmærksom på indholdet, men også at kommunikere vigtige oplysninger meget hurtigere end teksten.

Grammatiske fejl

Du ved sikkert, at fejl i din e-mail vil få dit arbejde til at se uprofessionelt ud. Det er vigtigt at undgå grove fejl ved at anskaffe dig en stavekontrol og revidere din stavning så meget som muligt.

Her er nogle eksempler på almindeligt anvendte ord:

 

  • Jeg sender / sender / sender dig

 

Verbetet "for at sende" er et værk af den første gruppe, man vil altid skrive i den første person af entallet "Jeg sender" med en "e". "Forsendelse" uden "e" er et navn ("en forsendelse") og kan være flertallet: "forsendelser".

 

  • Jeg er med i dig / jeg er med i dig

 

Man vil altid skrive "Jeg er med dig" med en "s". "Fælles" med en "t" er konjugationen af ​​den tredje person entallet "han tilslutter sig".

 

  • Frist / deadline

 

Selv hvis "kofanger" er fastgjort til et feminint navn, skal du ikke give fristelsen og altid skrive "kofanger" uden "e".

 

  • Anbefaling / anbefaling

 

Hvis vi på engelsk skriver "anbefaling" med en "e", på fransk skriver vi altid "anbefaling" med en "a".

 

  • Er der / er der / er der

 

Vi tilføjer et euphonic “t” i spørgende formler for at lette udtalen og forhindre to vokaler i rækkefølge. Vi vil derfor skrive "er der".

 

  • Med hensyn til / i forhold til

 

Man skriver aldrig "i form af" uden "s". Der er faktisk altid flere "vilkår" i brugen af ​​dette udtryk.

 

  • Af / blandt

 

Pas på ikke at blive vildledt af ordet "undtagen", der slutter med en "s". Man skriver aldrig "blandt" med en "s". Det er en præposition og det er uundgåeligt.

 

  • Som aftalt / som aftalt

 

Selv fastgjort til et feminint navn, "som aftalt" er altid uforanderlig og tager aldrig en "e".

 

  • Vedligeholdelse / service

Forsæt ikke navnet og verbet. Navnet "interview" uden "t" beskriver en udveksling eller en "jobsamtale". Det konjugerede verb i den tredje person af det entallige "vedligehold" bruges til at gøre handlingen med at opretholde noget.

Nogle af dine læsere vil ikke være perfekte i stavning og grammatik. De må ikke bemærke, hvis du laver disse fejl. Men brug det ikke som en undskyldning: Der vil normalt være mennesker, især ledende medarbejdere, som vil lægge mærke til det!

Af denne grund bør alt, hvad du skriver, være af en acceptabel kvalitet for alle læsere.

verifikation

Fjenden af ​​en god korrektur er hurtighed. Mange mennesker skynder sig gennem deres e-mails, men det er sådan, du går glip af fejl. Følg disse instruktioner for at bekræfte, hvad du skrev:

  • Tjek dine overskrifter og sidefødder: Folk ignorerer dem ofte for kun at fokusere på teksten. Bare fordi overskrifterne er store og fede, betyder det ikke, at de er fejlfrie!
  • Læs emailen højt: Dette tvinger dig til at gå langsommere, hvilket betyder, at du er mere tilbøjelig til at registrere fejl.
  • Brug din finger til at følge teksten, som du læser: Det er en anden ting, der hjælper dig med at bremse.
  • Start i slutningen af ​​din tekst: Genlæse en sætning fra slutningen til begyndelsen, det hjælper dig med at fokusere på fejlene og ikke indholdet.