Print Friendly, PDF & Email

Betydningen af ​​rapporten er, at den giver dig alle de oplysninger, uden at du behøver at gå gennem hundrede sider. Hvis vi skulle begrænse os til at kopiere børserne under møder, ville du have dokumenter med et stort antal. Men dette undgås, når rapporterne er færdige, og især når det sker med den rigtige metode. På arbejdsmøder, seminarer, missioner, mange punkter debatteres, der laves lange præsentationer, der er identificeret store udfordringer. Alt dette skal præsenteres for firmaets medarbejdere, seminarer eller sponsorer af operationer. derefter, hvordan man skriver en relevant rapport i denne sammenhæng? At skrive det er ikke en let opgave, især hvis du skal fremhæve alle de obligatoriske elementer i en rapport.

Generelle og særlige forhold ved at skrive en rapport

Rapporten skal fuldt ud rapportere de beslutninger, der blev truffet under mødet, samt de emner, der blev undersøgt. Den skal præsentere de generelle linjer, der blev fremkaldt under samtalerne. Det er en pålidelig benchmark for alle medarbejdere i virksomheden. Faktisk kan ikke alle være på møder på samme tid på grund af sygdom eller andet. Derfor tillader rapporten at være på samme niveau med information som de andre. den Skrivning af en rapport er præsenteret i form af en skrivning, det er helt anderledes end protokollen eller de enkle udsagn fra diskussionerne.

Hvis der er fremlagt dokumenter på mødet, skal disse nævnes. Læg også de steder, hvor du finder dem eller så, lav en fotokopi, som du vil vedhæfte til din rapport. Når der træffes beslutninger om, at der skal træffes handlinger, skal det præciseres, hvem der skal udføre dem. På samme måde vil det være nødvendigt at fremhæve tidspunktet for udførelsen bestemt under mødet. Når disse handlinger er defineret, vil det være let at give ordet til de udøvende kunstnere på de næste møder for resuméer af, hvad der er gjort konkret. Skriv en rapport, kræver at passe på at have en absolut neutralitet, de punkter, der skal rettes, skal de vanskeligheder, der mødes under mødet, fremkaldes. Også præsentere alle de positiver, der er blevet bemærket.

Ved, hvordan man skriver en relevant rapport

Un relevant rapport skal skrives inden for timer efter arrangementet. Hvis du venter dage efter, er det sikkert, at du vil efterlade nogle vigtige oplysninger. På samme måde giver umiddelbarhed i skrivningen dig mulighed for at sætte alle begivenhederne i deres sammenhæng. Kortfattet er det centrale ord, der skriver en god rapport. Alle nødvendige oplysninger til læseren skal skille sig ud direkte. Undgå de overflødige eller svingene er for lange. Gå lige til punktet.

LÆS  Annoncer din afgang med barselsorlov til din arbejdsgiver 

For at skriv en god rapportDet er nødvendigt at præsentere de punkter, der har interesseret dagsordenen. Lav en perfekt struktureret tekst, fordi det vil gøre læsning mere væske. Generelt er præsentationen i en introduktion, en udvikling og en konklusion et egnet dokument. Du kan have så mange afsnit i rapportens krop, da der er punkter, der studeres. Planen skal også tages meget alvorligt. Du vil lave en analytisk plan, hvis kun én bekymring har taget hele mødet. På den anden side, hvis mange punkter er afgjort, skal du lave en tematisk plan, der vil vise dem i faldende rækkefølge af betydning. På rapportens niveau vil det være nødvendigt, at de punkter, der fortsat er undersøgt, er klare. Det samme selvfølgelig for de opgaver, der endnu ikke skal udføres. Endelig vil det for at skrive en relevant rapport være at foretrække at have temmelig specifik viden inden for det område, hvis emner vil blive diskuteret. Dette vil lave korte og syntetiske tekster med passende terminologier.

Kriterier for at skrive en rapport

Observer kriterier for at skrive en rapport er afgørende, det gør det muligt at være objektiv og trofast over for begivenheder. Du bør undgå at give personlige meninger eller værdsætte, hvad der er besluttet. Du skal undgå at transkribere alle talerne fra deltagerne i mødet. Du skal begrænse dig til at nævne kernen i det, der er blevet sagt, hovedpunkterne.

For at opnå dette er det dit ansvar at vælge oplysningerne. I din sortering skal du undgå at fokusere på tilbehøret, mens hovedstolen ikke kommer frem af rapporten. Gør en reel indsats for at opsummere og prioritere oplysningerne i rækkefølge af betydning.

Undgå at bruge personlige vilkår, med andre ord, undgå "I" såvel som "WE", alt hvad der tyder på, at forfatterens personlige involvering er. Da du skal forblive så neutral som muligt, må du ikke bruge adjektiver eller adverbsværdier. Pas på at minimere gentagelse i din tekst.

Ligeledes må alle kommentarer, der bevæger sig væk fra debatten, forbydes. Det er også vigtigt at overvåge din grammatik, ordforråd og din stavning. De franske du vil bruge skal være upåklagelige.

Vælg stilen ved at skrive en rapport

Før du begynder, tænk først om valg af rapport skriftlig stil som du skal gøre:

  • Den omfattende stil for begyndere

Hvis dette er første gang, du har brug for skrive en rapportdet er bedre for dig at vælge den udtømmende stil. Denne stil er endnu mere passende, når præsentationer på seminaret eller mødet er lavet med PowerPoint. Det er derfor nødvendigt at undgå at reducere oplysningerne unødigt. Det vil dog være nødvendigt at tænke på at omarbejde din transkription for at undgå at sige alt, hvilket ikke længere ville være en rapport. For at vælge denne stil skal du have taget sig af med at registrere seminaret.

LÆS  Skriv en email i tilfælde af fravær

Du kan medbringe en passende enhed eller anmode om optagelser foretaget af kontrolrummet, når rummet er udstyret. Hvis du ikke vil optage, skal du tage noter ved at forkorte så meget som muligt. Vær effektiv og hurtig. Alle dokumenter, der skal deles under seminaret, skal være i din besiddelse. For disse dokumenter kan du blot vedhæfte dem til protokollen. Der er ikke behov for at gentage. Bare sørg for at medtage dem i rapporten.

  • Blandet stil

Det vil have en direkte stil og helt neutral. I debatterende sager er det mere hensigtsmæssigt at vælge en nominativ formular. Denne formular gør det muligt at nævne navn, fornavn og service repræsenteret af hver af højttalerne.

  • Hvad angår form

Fremhæv dato, deltagere og det program, der blev fulgt under møderne. Sørg for, at dine oplysninger er så pålidelige som muligt ved at opdatere det som seminaret skrider frem.

Hvilke oplysninger skal findes i en rapport?

For at gøre referatet af et mødeDu skal starte med navnet på det pågældende firma. Også sætte koordinaterne af det. Derefter fremhæves dokumentets titel og identiteten af ​​den person, der skrev den. Tilføj også datoen for dit møde, såvel som det sted, hvor det bliver holdt. Derudover vil det være nødvendigt at tælle de personer, der faktisk deltog i mødet. Angiv også de fraværende, såvel som dem, der gav en undskyldning for deres fravær.

Af alle disse mennesker fremhæver også deres respektive funktioner inden for virksomheden. Fremhæv derefter formålet med dit møde, almindeligvis kendt som dagsordenen. Derefter præsentere de emner, der blev debatteret ved at sætte titler til hver enkelt. Det vil være nødvendigt, at de beslutninger, der træffes i afslutningen af ​​debatterne, bliver tydelige. Glem ikke at underskrive, det er vigtigt, at du kender identiteten til den person, der skriver rapporten.

Anbefaling til udarbejdelse af en missionsrapport

La skriver rapport af en mission er en endnu mere specifik opgave. Revisionsmissioner, humanitære missioner, chartrede regnskabsopgaver eller endda juridiske missioner skal sammenfattes i en rapport. Dette resume skal sendes til missionssponsoren. I dette tilfælde skal du fremhæve dine observationer, men også dine anbefalinger og dine analyser:

  • Udarbejdelsesfasen

På den første side af din rapport skal du nævne agenternes navn og navnet på den autoriserede repræsentant (er). Datoerne, opgavens formål og den faktiske varighed af opgaven skal også vises. På sammendragsniveau skal han tydeligt vise de mest oplagte aspekter af missionen. Det er bedre at lave et resumé, inden man begynder på introduktionen.

LÆS  E-mail-skabelon for at retfærdiggøre en forsinkelse

Introduktionen skal være direkte og liste alle de problemer, der blev behandlet under missionen. I udviklingen skal du angive agentens / agenternes selskaber. Du skal også omskrive essensen af ​​brevet, der giver tilladelse til missionen. Dette bringer missionens ramme og budget ud.

  • Andre nævner

Formålet, navnet på ekspertudvalget og deres funktioner. Metoden for ekspertise, de vanskeligheder, som var missionens privilegium. Alle disse skal være registreret. Hver gang der gennemføres interviews med medlemmerne af strukturen, vil det være nødvendigt at udføre de tilsvarende rapporter og indsætte dem i missionens generelle rapport.

Hvis du har garanteret anonymiteten hos nogle af dine samtalepartnere under din mission, kan du omskrive de oplysninger, de har sendt dig i ikke-nominel statistisk form. Sørg for at markere advokatens ånd med en velarbejdet konklusion. Du kan endelig tilføje rapporterne til analyserne, regnskabet, målingerne og især at lave en udtømmende bibliografi.

  • Små anbefalinger

For at skriv en god rapport, dokumentet skal være koncist og koncist, du kan bruge grafik, fotos og endda planer. Hvis dine analyser har meget detaljerede detaljer, sæt dem i bilag. Da dokumentet kan læses af alle, skal man undgå for tekniske vilkår og uforståelige for den fælles læser. Hvis du skal sætte dem på, forklar dem hurtigt.

Din rapport skal have overskrifter og underoverskrifter med fulde karakterer, afsnit og nummerering. Føler ikke, at du skal tilføje alle dokumenterne. Begræns dig i det væsentlige til dem, du har nævnt i din missionsrapport. Undgå fejl, der pletter den professionelle side af dit job. Download korrektionssoftware som Cordial eller Antidote for at rette fejl. Eller få en elsket til at tage en afsluttende læsning, som også vurderer relevansen af ​​dit arbejde. Han kan endda fortælle dig hurtigt, om det er forståeligt eller ej.

Rapporten kan endelig være stenografi eller endda synoptisk. Den synoptiske er lavet med tabeller i Word eller Excel format. På den anden side grupperer den stenografiske en al information på en kronologisk måde ved at udføre en transkription, som undertiden kan være integreret. Skriv godt, vil din rapport fungere som et arkiv og yderligere information for alle medarbejdere.