Hvorfor er det vigtigt at starte en e-mail godt?

I erhvervslivet står dit forfatterskab konstant over for en stor udfordring: at fange læserens opmærksomhed. Dine modtagere, overvældede ledere, skal sortere gennem en masse daglig information. Resultat ? De giver kun et par dyrebare sekunder til hver ny besked.

En svag, kedelig, dårligt leveret introduktion... og ligegyldighed er garanteret! Værre, en følelse af træthed, som vil kompromittere den fulde forståelse af budskabet. Det er nok at sige, en bitter redaktionel fiasko.

Omvendt vil en vellykket, effektfuld introduktion give dig mulighed for straks at vække interessen hos dit hierarki eller dine kolleger. En omhyggelig introduktion demonstrerer din professionalisme og din beherskelse af forretningskommunikationskoder.

Fælden man absolut skal undgå

Alt for mange forretningsskribenter begår den fatale fejl: at gå i detaljer fra de første ord. Da de tror på, at de gør det rigtige, springer de straks til sagens kerne. En skamfuld fejltagelse!

Denne "bla" tilgang slider hurtigt læseren, før han overhovedet når til sagens kerne. Fra de første ord opfanger han, afskrækket af denne forvirrende og uinspirerende præamble.

Værre er det, at denne form for introduktion fuldstændig mangler hensyntagen til modtagerens problemstillinger. Den fremhæver ikke de konkrete fordele, der kunne udledes af meddelelsens indhold.

De 3 magiske ingredienser i en fængslende intro

For at få succes med dine introduktioner anbefaler de professionelle en 3-trins metode, ustoppelig til at generere læserens opmærksomhed og goodwill:

En kraftfuld "krog" til at ramme spilleren

Uanset om det er en chokerende formulering, et provokerende spørgsmål eller endda slående tal... Start med et stærkt element, der appellerer og vækker nysgerrigheden hos din samtalepartner.

Klar og direkte kontekst

Efter det første klik skal du følge op med en enkel og direkte sætning for at lægge grundlaget for emnet ved hånden. Læseren skal straks forstå, hvad der kommer til at handle om, uden at skulle tænke.

Fordelene for modtageren

Sidste væsentlige øjeblik: forklar, hvorfor dette indhold interesserer ham, hvad han har at vinde direkte fra det. Dine "fordel"-argumenter er afgørende for at få folk til at engagere sig i at læse.

Hvordan arrangerer man disse 3 komponenter?

Den typiske anbefalede sekvens er som følger:

  • En choksætning eller iørefaldende spørgsmål som åbning
  • Fortsæt med 2-3 linjers kontekstualisering af temaet
  • Afslut med 2-3 linjer, der beskriver fordelene for læseren

Naturligvis kan du justere proportionerne afhængigt af meddelelsens art. Krogen kan være mere eller mindre understøttet, kontekstualiseringsdelen mere eller mindre tilvejebragt.

Men hold dig til denne generelle struktur "hook -> kontekst -> fordele". Det udgør en fremragende rød tråd til at introducere dit budskabs brødtekst med gennemslagskraft.

Talende eksempler på virkningsfulde introduktioner

For bedre at visualisere metoden er der intet, der slår et par konkrete illustrationer. Her er nogle typiske modeller for vellykkede introduktioner:

Eksempel på e-mail mellem kolleger:

“En lille præcisering kan spare dig 25 % på dit næste kommunikationsbudget... I løbet af de sidste par uger har vores afdeling identificeret en ny, særligt rentabel sponsorstrategi. Ved at implementere det fra næste regnskabsår ville du reducere dine udgifter markant og samtidig opnå synlighed.”

Eksempel på præsentation af en rapport til ledelsen:

”De seneste resultater bekræfter, at lanceringen er blevet til en reel kommerciel succes. På kun 2 måneder er vores markedsandel inden for kontorautomatisering steget med 7 point! I detaljer analyserer denne rapport nøglefaktorerne for denne præstation, men også de områder, der skal planlægges for at fastholde denne meget lovende dynamik."

Ved at anvende disse effektive opskrifter, dine professionelle skrifter vil få indflydelse fra de første ord. Grib din læser, vækk deres interesse... og resten følger naturligt!