Print Friendly, PDF & Email

L 'e-mail giver os ofte mulighed for at kommunikere mere. Som et resultat er internettet fuld af tip til at skrive bedre, lister over grunde til at undgå at sende e-mails på bestemte tidspunkter eller råd om, hvor hurtigt vi skal svare osv. Imidlertid kan den bedste måde at spare tid og undgå forvirring være at huske, at visse samtaler ikke kan finde sted via e-mail. Her er nogle eksempler.

Når du videresender dårlige nyheder

At sprede dårlige nyheder er ikke let, især når du skal videregive det til din chef eller manager. Men der er flere måder at minimere vanskeligheden på. Først og fremmest må du ikke udsætte det og spilde tid; du er nødt til at tage ansvar og forklare situationen grundigt. At give dårlige nyheder via e-mail er ikke en god idé, da det kan forstås som et forsøg på at undgå samtale. Du kunne formidle billedet af en person, der er bange, flov eller endda for umoden til at være proaktiv. Så når du har dårlige nyheder at dele, skal du gøre det personligt, når det er muligt.

Når du ikke er helt sikker på hvad du mener

Generelt er det godt at stræbe efter at være proaktiv snarere end reaktiv. Desværre egner e-mail sig godt til denne form for refleks. Vi føler os pressede til at tømme vores indbakker, hvor de fleste e-mails kræver svar. Så nogle gange, selv når vi ikke er helt sikre på, hvordan vi gerne vil reagere, begynder vores fingre at skrive alligevel. I stedet skal du tage en pause, når du skal tage en. Søg mere information om emnet i stedet for at svare, før du virkelig ved, hvad du tænker, og hvad du gerne vil sige.

LÆS  Hvilken høflig sætning skal følge strukturen "Afventer..."?

Hvis du føler dig plaget af tonen

Mange af os bruger e-mail for at undgå en vanskelig samtale. Ideen er, at dette medium giver os muligheden for at skrive en e-mail, der når den anden person nøjagtigt som vi håber. Men alt for ofte er dette ikke, hvad der sker. Den første ting, der lider, er vores effektivitet; at lave en perfekt skrevet e-mail tager så lang tid. Så at den anden person mange gange ikke læser vores e-mail, som vi alligevel havde forventet. Så hvis du føler dig plaget af tonen, når du skriver en e-mail, så spørg dig selv, om det også i dette tilfælde ikke giver mere mening at håndtere denne samtale ansigt til ansigt.

Hvis det er mellem 21h og 6h, og du er træt

Det er sværere at tænke klart, når du er træt, og følelser kan være stærke, når du også er i denne tilstand. Så hvis du sidder hjemme og er ude af åbningstiden, skal du overveje at trykke på gemt kladde snarere end send-knappen. I stedet skal du skrive et groft kladde, hvis det hjælper dig med at komme over problemet, og læse det om morgenen, inden du færdiggør det, når du har et friskere perspektiv.

Når du beder om en stigning

Nogle samtaler er beregnet til at blive holdt ansigt til ansigt, når man f.eks. Ønsker at forhandle om en forhøjelse. Dette er ikke den slags anmodning, du vil fremsætte via e-mail, primært fordi du vil have det klart, og det er et spørgsmål, du tager alvorligt. Derudover vil du være tilgængelig til at besvare spørgsmål vedrørende din anmodning. Afsendelse af en e-mail kan sende den forkerte besked. At tage sig tid til at mødes med din manager personligt under disse omstændigheder vil give dig flere resultater.

LÆS  Slut på mail, den høflige formler at opgive