E-mail giver os ofte mulighed for at kommunikere mere. Som et resultat er Internettet fuld af tip til at skrive bedre, lister over grunde til at undgå at sende e-mails på bestemte tidspunkter, eller råd om, hvor hurtigt vi skal svare osv. Men den bedste måde at spare tid og undgå forvirring på er måske at huske, at nogle samtaler ikke kan foregå via e-mail, her er nogle eksempler.
Når du videresender dårlige nyheder
Det er ikke nemt at levere dårlige nyheder, især når du skal give dem videre til din chef eller leder. Men der er flere måder at minimere vanskeligheden på. Først og fremmest skal du ikke udsætte det og ikke spilde tid; du skal tage ansvar og forklare situationen grundigt. At give dårlige nyheder via e-mail er ikke en god idé, da det kan forstås som et forsøg på at undgå samtale. Du kan sende billedet tilbage af en person, der er bange, flov eller endda for umoden til at være proaktiv. Så når du har dårlige nyheder at levere, så gør det personligt, når det er muligt.
Når du ikke er helt sikker på, hvad du mener
Generelt er det godt at stræbe efter at være proaktiv frem for reaktiv. Desværre egner e-mail sig godt til denne form for refleks. Vi føler os tvunget til at tømme vores indbakker, og de fleste e-mails kræver svar. Så nogle gange, selv når vi ikke er helt sikre på, hvordan vi gerne vil reagere, begynder vores fingre alligevel at trykke. Tag i stedet en pause, når du skal tage en. Søg mere information om emnet i stedet for at svare, før du virkelig ved, hvad du synes, og hvad du gerne vil sige.
Hvis du føler dig plaget af tonen
Mange af os bruger e-mail for at undgå at have en vanskelig samtale. Tanken er, at dette medie giver os mulighed for at skrive en e-mail, der når den anden person præcis, som vi håber. Men alt for ofte er det ikke det, der sker. Det første, der lider, er vores effektivitet; Det tager så meget tid at lave en perfekt udformet e-mail. Så ret ofte vil den anden person alligevel ikke læse vores e-mail, som vi forventede. Så hvis du finder dig selv plaget af tonen, når du skriver en e-mail, så spørg dig selv, om det ikke også i dette tilfælde ville give mere mening at håndtere denne samtale ansigt til ansigt.
Hvis det er mellem 21h og 6h, og du er træt
Det er sværere at tænke klart, når du er træt, og følelserne kan også blive høje, når du er i denne tilstand. Så hvis du sidder derhjemme, og du ikke har kontortid, så overvej at trykke på Gem kladde i stedet for på send-knappen. Skriv i stedet et første udkast i kladde, hvis det hjælper dig til at glemme problemet, og læs det om morgenen, inden du afslutter det, når du har et friskere perspektiv.
Når du beder om en stigning
Nogle samtaler er beregnet til at blive holdt ansigt til ansigt, når du for eksempel ønsker at forhandle en lønforhøjelse. Det er ikke den slags anmodning, du vil fremsætte via e-mail, primært fordi du ønsker, at den skal være klar, og det er en sag, du tager alvorligt. Du vil også gerne være tilgængelig for at besvare spørgsmål om din ansøgning. At sende en e-mail kan sende den forkerte besked. Hvis du tager dig tid til at mødes personligt med din overordnede under disse omstændigheder, vil det give dig flere resultater.
