Fraværsbeskeder er vigtig arbejdsskrivning. Men af ​​mange grunde kan de overses. Dette forklares ud fra konteksten af ​​deres skrivning og nogle gange ved ikke at tage hensyn til den indflydelse, de kan have.

Fraværsbeskeden er faktisk en automatisk besked. Sendt som et svar på enhver meddelelse modtaget inden for et tidsinterval eller inden for en defineret periode. Nogle gange er budskabet forberedt i forbindelse med orlov. Denne periode, hvor du sandsynligvis allerede har dit sind andre steder, er muligvis ikke det bedste tidspunkt at skrive din besked på.

Hvad er meningen med at konfigurere en automatisk fraværsmeddelelse?

Fraværet fra arbejdsbudskabet er vigtigt på mange måder. Det bruges til at underrette alle dine medarbejdere om dit fravær. Det tjener også til at give oplysninger, der giver dem mulighed for at fortsætte deres aktiviteter, mens de venter på, at du vender tilbage. Disse oplysninger er hovedsageligt datoen for din genopretning, kontaktoplysninger i nødstilfælde for at kontakte dig eller kontaktoplysningerne for en kollega, der skal kontaktes i en nødsituation. I betragtning af alt dette er fraværsbudskabet en væsentlig kommunikationshandling for enhver professionel.

Hvilke fejl skal man undgå?

I betragtning af betydningen af ​​fraværsmeddelelsen skal flere parametre tages i betragtning for ikke at chokere eller respektere din samtalepartner. Bedre at lyde for respektfuld end respektløs. Så du kan ikke bruge udtryk som OUPS, pff osv. Du bliver nødt til at tage højde for profilen for alle interessenter. Så undgå at skrive, som om du bare taler med kolleger, når dine overordnede eller klienter, leverandører eller endda offentlige myndigheder sender beskeder til dig.

For at undgå denne ulempe er det muligt med Outlook at have en fraværsmeddelelse til interne virksomhedsmails og en anden besked til eksterne mails. Under alle omstændigheder skal du tage alle profilerne i betragtning for at producere en velstruktureret fraværsmeddelelse.

Desuden skal oplysningerne være nyttige og præcise. Undgå tvetydige meddelelser som "Jeg vil være fraværende fra i morgen" velvidende, at den, der modtager disse oplysninger, ikke vil kunne kende datoen for denne "i morgen".

Undgå endelig at bruge en velkendt og afslappet tone. Faktisk kan eufori af en ferie i syne få dig til at bruge en alt for kendt tone. Husk at forblive professionel indtil slutningen. Mundtligt med kolleger kan dette ske, men især ikke i forbindelse med arbejdspapirer.

Hvilken type fraværsbesked skal du vælge?

For at undgå alle disse faldgruber skal du vælge en konventionel stil. Dette inkluderer dine for- og efternavne, oplysninger om, hvornår du kan behandle den modtagne besked og den / de personer, du skal kontakte i nødstilfælde.