E-mailen er et af de vigtigste kommunikationsmidler i det professionelle miljø. Nogle har dog en tendens til at glemme reglerne. Dette i betragtning af, at e-mailen anses for at være mindre formel end brevet. Det er vigtigt at vide, at denne ikke desto mindre forbliver en fungerende skrift, selvom den har en lettere eller mere brugervenlig stil. Hvordan får man succes med en professionel e-mail? Opdag den praksis, du skal bruge for en udformning i kunstens regler.

E-mailens emnelinje skal være kort

Det første, din modtager vil læse, er naturligvis emnet i din e-mail. Dette er faktisk den eneste linje, der vises i indbakken. Dette er grunden til, at det skal være kort, præcist og pænt. Ligeledes skal den have et link med formålet med din e-mail (underret, informer, inviter ...). Med andre ord skal modtageren hurtigt forstå, hvad det er, bare ved at læse emnet.

Emnet for e-mailen kan formuleres i en nominel sætning, en sætning uden et linkord, en sætning på 5 til 7 ord, en sætning uden en artikel. Her er nogle eksempler: "anmodning om information", "ansøgning om stillingen ...", "aflysning af CSE-uddannelsen den 25. januar", "invitation til de 10 år af virksomhed X", "rapport fra mødet fra … ", etc.

Bemærk også, at fraværet af et emne kan gøre e-mailen uønsket.

Startformlen

Også kaldet opkaldsformel, dette betegner de første ord i e-mailen. Med andre ord er det ordene, der sikrer kontakt med samtalepartneren.

Denne appelformel afhænger især af følgende faktorer:

  • Dit forhold til modtageren: kender du modtageren? Hvis ja, på hvilket tidspunkt?
  • Kommunikationskonteksten: formel eller uformel?
LÆS  Hvordan undgår du stavefejl på arbejdspladsen?

Det er derfor indlysende, at du ikke vil tale til en overordnet på samme måde, som du vil tale til en kollega. Ligeledes er det en anden formel, som du vil bruge, når du henvender dig til en fremmed.

Efter appelformlen kommer den første sætning i e-mailen, som skal linkes til emnet for den professionelle skrivning.

E-mailens krop

Overvej at bruge den omvendte pyramideteknik til at skrive brødteksten i din e-mail. Dette består i at starte med de vigtigste oplysninger i e-mailen, som oftest er emnet for e-mailen. Derefter bliver du nødt til at fremkalde de andre oplysninger på en faldende måde, det vil sige fra det vigtigste til det mindst essentielle.

Grunden til, at du skal gå efter denne metode, er at den første del af en sætning er den bedst læste og mest husket. I en sætning på 40 ord husker du normalt kun 30% af den første del.

Din e-mail skal skrives i korte sætninger og på et professionelt, dagligdags sprog. I denne forstand skal du undgå tekniske termer og sørge for, at der er forbindelsesord mellem sætningerne.

Endelig glem ikke den høflige formel for at afslutte din e-mail. Brug derefter en kort høflighed i slutningen, mens du tilpasser den til konteksten af ​​udvekslingen, men også til dit forhold til modtageren.