Print Friendly, PDF & Email

 

E-mail er det foretrukne kommunikationsværktøj for de fleste af os. E-mail er fabelagtig, fordi du ikke behøver at være tilgængelig på samme tid som din samtalepartner for at kommunikere. Dette giver os mulighed for at komme videre med igangværende problemer, når vores kolleger er utilgængelige eller på den anden side af verden.

De fleste af os drukner dog i en endeløs liste af e-mails. Ifølge en rapport offentliggjort i 2016 modtager og sender den gennemsnitlige erhvervsbruger mere end 100 e-mails om dagen.

Derudover er e-mails for let misforstået. En nylig Sendmail-undersøgelse viste, at 64% af folk sendte eller modtog en e-mail, der forårsagede vrede eller utilsigtet forvirring.

På grund af mængden af ​​e-mails, vi sender og modtager, og fordi e-mails ofte misfortolkes, er det vigtigt at skrive dem på en klar og præcis måde.

Sådan skriver du en professionel e-mail korrekt

At skrive korte og konkrete e-mails vil reducere den tid, der bruges på at administrere e-mails, og gøre dig mere produktiv. Ved at holde dine e-mails korte, vil du sandsynligvis bruge mindre tid på e-mails og mere tid på andre opgaver. Når det er sagt, er det at skrive klart en færdighed. Som alle færdigheder skal du arbejde med dens udvikling.

I starten kan det tage dig lige så lang tid at skrive korte e-mails, som det gør at skrive lange e-mails. Men selvom dette er tilfældet, vil du hjælpe dine kolleger, kunder eller medarbejdere til at være mere produktive, fordi du vil tilføje mindre rod til deres indbakke, hvilket vil hjælpe dem med at svare dig hurtigere.

Ved at skrive klart, vil du blive kendt som en, der ved, hvad de vil have og får tingene gjort. Begge dele er gode for dine karrieremuligheder.

Så hvad tager det for at skrive klare, koncise og professionelle e-mails?

Identificer dit mål

Klare e-mails har altid et klart formål.

Hver gang du sætter dig ned for at skrive en e-mail, skal du bruge et par sekunder på at spørge dig selv: "Hvorfor sender jeg dette? Hvad forventer jeg af modtageren?

Hvis du ikke kan besvare disse spørgsmål, skal du ikke sende e-mail. At skrive e-mails uden at vide, hvad du har brug for, spilder din tid og din modtager. Hvis du ikke ved præcis hvad du vil, vil det være svært for dig at udtrykke dig selv klart og konkret.

LÆS  Sådan forbedrer du stavningen af ​​dine dokumenter hurtigt, fundet Antidote-software.

Brug reglen "Én ting ad gangen"

E-mails er ikke en erstatning for møder. Med forretningsmøder, jo flere dagsordenspunkter du arbejder med, jo mere produktivt er mødet.

Med e-mails er det modsatte sandt. Jo mindre du omfatter forskellige emner i dine e-mails, jo flere ting vil være forståelige for din samtalepartner.

Derfor er det en god idé at praktisere "en ting ad gangen". Sørg for, at hver e-mail, du sender, handler om én ting. Hvis du har brug for at kommunikere om et andet projekt, så skriv endnu en e-mail.

Det er også en god tid at spørge dig selv, "Er denne email virkelig nødvendig?" Igen vidner kun absolut nødvendige e-mails om respekten for den person, du sender e-mails til.

Øvelse af empati

Empati er evnen til at se verden gennem andres øjne. Når du gør dette, forstår du deres tanker og følelser.

Når du skriver e-mails, skal du tænke på dine ord fra læsernes synspunkt. Med alt hvad du skriver, spørg dig selv:

  • Hvordan kunne jeg fortolke denne sætning, hvis jeg modtog den?
  • Indeholder det tvetydige udtryk at specificere?

Dette er en enkel, men alligevel effektiv tilpasning til den måde, du skal skrive på. At tænke på de mennesker, der vil læse dig, vil ændre den måde, de reagerer på dig.

Her er en empatisk måde at se på verden for at hjælpe dig med at komme i gang. De fleste mennesker:

  • Har travlt. De har ikke tid til at gætte, hvad du vil have, og de vil gerne kunne læse din mail og svare hurtigt på den.
  • Nyd et kompliment. Hvis du kan sige noget positivt om dem eller deres arbejde, skal du gøre det. Dine ord vil ikke blive spildt.
  • Vil gerne takkes. Hvis modtageren hjalp dig på nogen måde, så husk at takke dem. Du bør gøre dette, selv når det er deres opgave at hjælpe dig.

Forkorte præsentationer

Når du første gang sender en e-mail til nogen, skal du fortælle modtageren, hvem du er. Du kan normalt gøre det i én sætning. For eksempel: "Det var rart at møde dig til [Event X]. »

LÆS  Brevskabelon: anmodning om refusion af professionelle udgifter

En måde at forkorte introduktioner på er at skrive dem, som om I mødtes ansigt til ansigt. Du ønsker ikke at komme ind i en fem minutters monolog, når du møder nogen personligt. Så gør det ikke i e-mail.

Du ved ikke, om en introduktion er nødvendig. Måske har du allerede kontaktet modtageren, men du ved ikke, om hun vil huske dig. Du kan efterlade dine legitimationsoplysninger i din elektroniske signatur.

Dette undgår misforståelser. At genindføre dig selv for en, der allerede kender dig, virker uhøfligt. Hvis hun ikke er sikker på, om hun kender dig, kan du bare lade hende tjekke din underskrift.

Begræns dig til fem sætninger

I hver e-mail, du skriver, skal du bruge nok sætninger til at sige, hvad du har brug for, ikke mere. En nyttig praksis er at begrænse dig til fem sætninger.

Mindre end fem sætninger er ofte brutale og uhøflige, mere end fem sætninger spilder tid.

Der vil være tidspunkter, hvor det bliver umuligt at holde en email med fem sætninger. Men i de fleste tilfælde er fem sætninger nok.

Vedtage disciplinen i de fem sætninger, og du vil finde dig selv at skrive e-mails hurtigere. Du får også flere svar.

Brug korte ord

I 1946 rådede George Orwell forfattere til aldrig at bruge et langt ord, hvor et kort vil gøre.

Dette råd er endnu mere relevant i dag, især når du skriver e-mails.

Korte ord viser respekt for din læser. Ved at bruge korte ord, gjorde du din besked let at forstå.

Det samme gælder for korte sætninger og afsnit. Undgå at skrive store tekstblokke, hvis du vil have din besked klart og let at forstå.

Brug den aktive stemme

Den aktive stemme er lettere at læse. Det tilskynder også til handling og ansvar. I den aktive stemme fokuserer sætningerne faktisk på den person, der handler. I den passive stemme fokuserer sætningerne på det objekt, man handler på. I den passive stemme kan det lyde som om tingene sker af sig selv. Aktivt sker der kun ting, når folk handler.

LÆS  Professionelt overgangsprojekt: Standard Mail

Hold dig til en standardstruktur

Hvad er nøglen til at holde dine e-mails kort? Brug en standardstruktur. Dette er en skabelon, du kan følge for hver e-mail, du skriver.

Ud over at holde dine e-mails kort, hjælper du også med at skrive hurtigt efter en standardstruktur.

Over tid vil du udvikle en struktur, der vil fungere for dig. Her er en simpel struktur for at komme i gang:

  • Salutation
  • Et kompliment
  • Grunden til din email
  • En opfordring til handling
  • En afsluttende meddelelse (Lukning)
  • underskrift

Lad os se på hver af disse i dybden.

  • Dette er den første linje i e-mailen. "Hej, [Fornavn]" er en typisk hilsen.

 

  • Når du sender en e-mail til nogen for første gang, er et kompliment en god start. En velskrevet kompliment kan også fungere som en introduktion. For eksempel :

 

"Jeg nød din præsentation om [emne] på [dato]. »

"Jeg fandt din blog om [emne] virkelig nyttig. »

"Det var en fornøjelse at møde dig til [event]. »

 

  • Grunden til din email. I dette afsnit siger du: "Jeg vil sende en e-mail for at spørge om..." eller "Jeg tænkte på, om du kunne hjælpe med..." Nogle gange skal du bruge to sætninger for at forklare dine grunde til at skrive.

 

  • En opfordring til handling. Når du først har forklaret årsagen til din e-mail, må du ikke gå ud fra, at modtageren ved hvad han skal gøre. Giv specifikke anvisninger. For eksempel:

"Kan du sende mig de filer inden torsdag?" »

"Kunne du skrive dette i de næste to uger?" "

“Skriv venligst Yann om det, og lad mig vide, når du har gjort det. »

Ved at strukturere din anmodning i form af et spørgsmål opfordres modtageren til at svare. Alternativt kan du også bruge: "lad mig vide, hvornår du gjorde dette" eller "lad mig vide, hvis dette er i orden for dig." "

 

  • lukning. Inden du sender din e-mail, skal du sørge for at inkludere en afsluttende besked. Dette tjener det dobbelte formål at gentage din opfordring til handling og få modtageren til at føle sig godt tilpas.

 

Eksempler på gode lukkelinjer:

“Tak for al din hjælp til dette. "

"Jeg kan ikke vente med at høre, hvad du synes. »

”Lad mig vide, hvis du har spørgsmål. "

  • For at afslutte at tænke på at tilføje din underskrift forud for en meddelelse af hilsner.

Det kunne være "Yours truly", "Med venlig hilsen", "Have a nice day" eller "Thank you".