Print Friendly, PDF & Email

 

I dag er e-mail den bedste måde at kommunikere med lethed, hurtighed og effektivitet. For professionelle udvekslinger er det den mest almindeligt anvendte måde.

At skrive en professionel mailVi skal respektere visse kriterier, tips og regler, som vi vil forsøge at forklare for dig i hele artiklen.

Eksempel på en skriveplan for en professionel email 

Sommetider kan mailen være kompliceret til at klare sig i en professionel sammenhæng. Planen om at følge med at skrive en professionel email skal stille til rådighed for modtageren alle de nødvendige elementer, der er korte og præcise.

For at skrive en professionel e-mail kan du vedtage følgende plan:

  • Et klart og eksplicit objekt
  • En klageformel
  • En begyndelse, som skal placere kontekstens kontekst
  • En høflighed formel til at konkludere
  • En underskrift

Vælg emnet for en professionel email

Det anslås, at en professionel i gennemsnit kan modtage 100 e-mails om dagen. Du skal derfor vælge emnet i din e-mail for at tilskynde dem til at åbne den. For at gøre dette er der regler, der skal følges:

1-Skriv et kort objekt

For at øge åbningsgraden for din e-mail anbefaler eksperter ideelt at bruge et emne på maksimalt 50 tegn.

Du har kun et begrænset plads til at skrive dit objekt, så du skal vælge et bestemt objekt, mens du bruger handlingsord relateret til indholdet af din email.

Generelt er lange genstande dårligt læst på smartphones, som bliver mere og mere brugt af fagfolk til at kontrollere deres e-mails.

2-Tilpas emnet i din e-mail

Hvis det er muligt, skal du nævne navn og fornavn på dine kontakter på objektniveau. Det er et element, der kan øge åbningsraten.

Ved at sætte detaljerne for din modtager på niveauet for emnet i e-mailen, vil han føle sig værdsat og anerkendt, hvilket vil tilskynde ham til at åbne og læse din e-mail.

Kroppen af ​​en professionel email 

For at skrive en professionel email, er det tilrådeligt at skrive tydeligt emnet på din email uden at afvige fra emnet og alt baseret på visse standarder for stil og præsentation.

Pas på at skrive en kort email med korte og præcise sætninger, der giver mere modtageren bedre komfort.

Her er et par ting at huske: 

1-Brug en klassisk skrifttype

De fleste e-mail-tjenester giver brugeren mulighed for at vælge skrifttype og typografi for teksten. Når det kommer til en virksomheds-e-mail, skal du vælge en klassisk skrifttype som "Times New Roman" eller "Arial".

LÆS  Forbedre dine professionelle e-mails med veltilpassede høflige formler

Det anbefales ikke at bruge en dekorativ skrifttype.

Vi anbefaler også:

  • Antag en læsbar skriftstørrelse
  • Undgå kursiv, fremhæv eller farver
  • Ikke at skrive hele teksten med store bogstaver

2-Skrive en god opkald formel

For en professionel email foretrækkes det som ovenfor for at adressere adressaten ved navn, samtidig med at den er indehaver af beskaffenheden af ​​personen efterfulgt af hans efternavn.

3-Introducer dig selv i første afsnit

Hvis du skriver til nogen for første gang (en ny klient for eksempel), er det meget vigtigt at introducere dig selv og kort forklare formålet med din besked.

Du kan tilbringe denne lille præsentation en eller to sætninger.

4-Den vigtigste information i prioritet

Efter din præsentation går vi til det vigtigste punkt.

Det er meget interessant at citere de vigtigste oplysninger i starten af ​​din email. Du vil gemme din modtagertid ved at præcisere dine hensigter.

Du er nødt til at fange din korrespondents opmærksomhed og komme lige til det punkt.

5-Brug et formelt ordforråd

Da du skriver en professionel email, skal du gøre et godt indtryk.

Vi anbefaler dig at skrive komplette sætninger i en høflig stil.

Det anbefales ikke at bruge:

  • Slangord;
  • Ubrugelige forkortelser;
  • Humørikoner eller emojier;
  • Vittigheder;
  • Uhøflige ord;

6-Lav en passende konklusion

For at afslutte en e-mail skal vi tænke på signaturen, der skal bruges, tonen til at vedtage og den høflige formel at vælge.

Vi skal huske på, at professionel kommunikation forbliver en stærkt kodificeret sprog. Det er meget vigtigt at kende reglerne og vælge den rigtige formel, der skal bruges i slutningen af ​​e-mailen.

Den anvendte formel skal tilpasses modtagerens kvalitet og kontekstens kontekst.

For eksempel, hvis du taler med en vejleder eller en klient, kan du bruge "venlig hilsen", som er den mest passende sætning. Mens det er en kollega, kan vi afslutte vores e-mail med udtrykket "Hav en god dag! "

Hvad angår signaturen, kan du indstille din e-mail-software til automatisk at indsætte en personlig signatur i slutningen af ​​vores e-mails.

For at være effektiv skal signaturen være kort:

  • Ikke mere end 4 linjer;
  • Ikke mere end 70 tegn pr. Linje;
  • Indtast dit for- og efternavn, din funktion, firmaets navn, din webstedsadresse, dit telefon- og faxnummer og muligvis et link til din LinkedIn- eller Viadeo-profil;

eksempler :

Robert Holliday

Repræsentant for virksomheden Y

http: /www.votresite.com

Telefon. : 06 00 00 00 00 / Fax: 06 00 00 00 00

Mobil: 06 00 00 00 00

Nogle høflige udtryk:

  • Hjerteligt;
  • Med venlig hilsen ;
  • Med venlig hilsen;
  • Med respekt;
  • Hjertelig hilsen;
  • Med venlig hilsen ;
  • Med venlig hilsen
  • Det er en fornøjelse at se dig igen;
  • Varm hilsen ...
LÆS  Lav en god skriveplan på arbejdet

For folk, vi kender særlig godt, kan vi bruge hjertelige formler som "hej", "venskaber", "vi ses" ...

Andre eksempler på klassiske formler:

  • Accepter venligst, hr. / Fru, udtrykket for mine særprægede følelser;
  • Accepter venligst, hr. / Fru, udtrykket for min hjertelige hilsen;
  • Modtag venligst, hr. / Fru, mine bedste hilsner;
  • Modtag venligst, hr. / Fru, mine respektfulde og hengivne følelser;
  • Modtag venligst mine oprigtige hilsner, hr.
  • Accepter venligst, hr. / Fru, udtrykket for min højeste hensyn;
  • Ved at bede dig om at acceptere min bedste hilsen;
  • Tak for din opmærksomhed på min anmodning;
  • Værdig at acceptere, hr. / Fru, hyldest til min dybe respekt;
  • Mens du venter på at læse fra dig, bedes du acceptere, hr. / Fru, forsikringen om min højeste hensyn;
  • Med min tak beder jeg dig om at finde her, fru / fru, udtrykket for mine særprægede følelser;

7-Inkluder vedhæftede filer

Vedrørende vedhæftede filer, skal du ikke glemme at oplyse modtageren ved at nævne dem i krop af din email med høflighed.

Det er meget interessant at nævne størrelsen og antallet af vedhæftede filer, der sendes til modtageren.

Fokus: Den omvendte pyramide

Med hensyn til den såkaldte omvendte pyramide metode består det af at starte teksten i din professionelle email med de vigtigste oplysninger i din besked og derefter fortsætte med de øvrige oplysninger i faldende rækkefølge af betydning.

Men hvorfor vedtage denne metode?

Normalt læser den første sætning bedre end resten af ​​meddelelsen. Det skal være attraktivt. Ved at vedtage den omvendte pyramidemetode kan vi let fange læsernes opmærksomhed og få ham til at læse e-mailen til slut.

Hvad angår skrivning, er det tilrådeligt at bruge maksimalt fire afsnit, fra 3 til 4 linjer hver, mens du fokuserer på en bestemt ide pr. Afsnit.

Hvis du vil anvende denne metode, råder vi dig til at bruge:

  • relativt korte sætninger
  • sammenkædning af ord for at forbinde sætningerne sammen;
  • et nuværende og professionelt sprog.

 

                                                    REMINDER 

 

Som du har forstået, har en professionel e-mail intet at gøre med en, der er sendt til en ven. Der er regler, der skal følges til punkt og prikke.

1-behandle emnet omhyggeligt

Som vi klart har angivet, skal du skrive emnefeltet (eller emnet) korrekt i din professionelle e-mail. Det skal være kortfattet og eksplicit. Din modtager skal straks forstå indholdet af din e-mail. Han kan derfor beslutte, om han vil åbne den med det samme eller læse den senere.

2-For at være høflig

Som du godt har forstået, er det nødvendigt at bruge formlerne for hilsen og høflighed i sammenhæng.

Formlerne skal være korte og meget velvalgte.

3-Korrekt stavefejl

Først og fremmest er du nødt til at genlæse din email og sørg for at du ikke har glemt de nødvendige oplysninger, og hvorfor ikke have nogen andre læst den. Det er meget interessant at have en anden persons mening.

For at rette stave- og grammatikfejl anbefaler vi dig at kopiere og indsætte din e-mail på et tekstbehandlingsprogram og foretage en automatisk kontrol. Selvom denne software ikke løser alle fejlene, kan den hjælpe dig. Alternativt kan du også investere i professionel korrektionssoftware.

LÆS  Møde syntese email skabelon

4-Sign din email

Det er meget vigtigt at tilføje en underskrift til din professionelle email. Du skal følge reglerne ovenfor for at skrive en professionel underskrift.

Ved at nævne de forskellige oplysninger om din funktion, din virksomhed ... vil din modtager hurtigt forstå, hvem han har at gøre med.

5-Tilpas din email

Hvis det er generelt, er mailen mindre tilbøjelige til at blive læst. Du skal gøre modtageren opmærksom på, at mailen kun er adresseret til ham. Så du skal tilpasse objektet og vælge formlen til at vedtage for at starte din email.

Hvis det er en gruppe-e-mail, er det vigtigt at oprette forskellige lister alt efter dine modtagers karakteristika, deres præferencer, deres interesser og deres placering. Segmenteringen af ​​dine modtagere giver dig mulighed for at øge åbningsgraden for dine e-mails.

6-Give vil åbne mailen

Når du skriver en professionel email, skal du altid gøre modtageren ønsker at åbne den. Generelt er objektet det første element, der skubber en korrespondent for at åbne din email og læse den. Så du skal give større vægt på dit objekt, helbrede det og gøre det så attraktivt som muligt.

I samme forstand skal de to første sætninger i din email gøre modtageren lyst til at fortsætte med at læse. Det anbefales at citere de vigtigste oplysninger i begyndelsen af ​​din email og udløse nysgerrigheden af ​​din korrespondent.

7-Undgå vildledende objekter

Du bør aldrig bruge et vildledende objekt for at øge åbningsfrekvensen for dine e-mails.

Du bør vide, at din e-mail formidler dit billede (eller dit firma). Så det er meget vigtigt at undgå provokerende og vildledende objekter. Objektet skal svare til indholdet af din email.

8-Sæt dig selv i læsernes sted

Empati er et meget vigtigt element at tage højde for. Du er nødt til at placere dig selv i stedet for din modtager for at kunne skrive emnet i din e-mail korrekt og gøre det attraktivt. Du er nødt til at sætte dig selv i din korrespondent og liste en række spørgsmål, som han kan stille sig selv. Det er fra svarene, at du kan tilpasse titlen på din e-mail.

9-Brug en professionel email-adresse

Personlige adresser sådan lovelygirl @ ... eller gentleman @ ... er helt forbudt. I forbindelse med faglige relationer taler vi aldrig med en samtalepartner ved hjælp af denne type e-mail-adresser.

Det anbefales at bruge en professionel e-mail-adresse eller i det mindste en personlig adresse med dit navn og efternavn.

Den professionelle email kræver en meget god kommunikation, et præcist ordforråd, en kortfattet tekst, en klar anmodning og en ubeskrivelig stavning. Ved at vedtage de regler, tips og råd, vi netop har citeret, kan du skrive en attraktiv email, som straks vil interessere din modtager og vække hans interesse.