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E-Mail ist seit langem ein unverzichtbares Werkzeug für die geschäftliche Kommunikation, aber eine von Sendmail durchgeführte Umfrage. Enthüllte, dass es 64% der Fachleute zu Spannungen, Verwirrung oder anderen negativen Konsequenzen führte.

Wie können Sie das mit Ihren E-Mails vermeiden? Und wie können Sie E-Mails schreiben, die die gewünschten Ergebnisse liefern? In diesem Artikel werden die Strategien beschrieben, die Sie verwenden können, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Nutzung klar, effektiv und erfolgreich ist.

Ein durchschnittlicher Büroangestellter erhält täglich etwa 80-E-Mails. Mit diesem Postvolumen können einzelne Nachrichten leicht vergessen werden. Befolgen Sie diese einfachen Regeln, damit Ihre E-Mails erkannt und verwendet werden.

  1. Kommunizieren Sie nicht zu viel per E-Mail.
  2. Objekte gut nutzen.
  3. Machen Sie klare und kurze Nachrichten.
  4. Sei höflich.
  5. Überprüfen Sie Ihren Ton.
  6. Lesen Sie noch einmal.

Kommunizieren Sie nicht zu viel per E-Mail

Eine der größten Stressquellen bei der Arbeit ist das schiere Volumen an E-Mails. Bevor Sie eine E-Mail schreiben, müssen Sie sich fragen: "Ist es wirklich notwendig?"

In diesem Zusammenhang müssen Sie das Telefon oder den Instant Messenger verwenden, um Probleme zu behandeln, die möglicherweise eine Rückmeldung enthalten. Verwenden Sie ein Kommunikationsplanungstool und ermitteln Sie die am besten geeigneten Kanäle für die verschiedenen Nachrichtentypen.

Wenn immer möglich, geben Sie die schlechten Nachrichten persönlich ab. Es hilft Ihnen, mit Einfühlungsvermögen, Mitgefühl und Verständnis zu kommunizieren und sich selbst zu erlösen, wenn Ihre Nachricht falsch aufgenommen wurde.

Objekte gut nutzen

Ein Titel der Zeitung hat zwei Funktionen: Er fängt Ihre Aufmerksamkeit und fasst den Artikel zusammen, so dass Sie entscheiden können, ob Sie ihn lesen möchten oder nicht. Der Betreff Ihrer E-Mail-Nachricht sollte dasselbe tun.

Ein Objekt empty wird eher übersehen oder als „Spam“ abgewiesen. Verwenden Sie daher immer ein paar gut gewählte Worte, um dem Empfänger den Inhalt derEmail.

Sie können das Datum in den Betreff aufnehmen, wenn Ihre Nachricht Teil einer Reihe regelmäßiger E-Mails ist, beispielsweise eines wöchentlichen Projektberichts. Für eine Nachricht, die eine Antwort erfordert, können Sie auch einen Aufruf zum Tätigen einschließen, z. B. "Bitte vor November 7".

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Eine gut geschriebene Betreffzeile, wie die unten stehende, enthält die wichtigsten Informationen, ohne dass der Empfänger die E-Mail öffnen muss. Dies dient als Einladung, die die Empfänger jedes Mal, wenn sie ihren Posteingang besuchen, an Ihr Meeting erinnert.

 

Schlechtes Beispiel Gutes Beispiel
 
Betreff: Treffen Betreff: Treffen zum PASSERELLE-Prozess - 09h 25 Februar 2018

 

Halten Sie die Nachrichten klar und kurz

E-Mails müssen wie herkömmliche Geschäftsbriefe klar und präzise sein. Halten Sie Ihre Sätze kurz und präzise. Der Körper der E-Mail muss direkt und informativ sein und alle relevanten Informationen enthalten.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Briefen kostet das Versenden mehrerer E-Mails nicht mehr als das Versenden einer E-Mail. Wenn Sie also zu einer Reihe verschiedener Themen mit jemandem kommunizieren müssen, sollten Sie in jedem Fall eine eigene E-Mail schreiben. Dadurch wird die Nachricht klarer und der Korrespondent kann jeweils einen Betreff beantworten.

 

Schlechtes Beispiel Gutes Beispiel
Betreff: Revisionen für den Verkaufsbericht

 

Hallo Michelin,

 

Vielen Dank, dass Sie diesen Bericht letzte Woche gesendet haben. Ich habe es gestern gelesen und denke, dass Kapitel 2 genauere Informationen über unsere Verkaufszahlen erfordert. Ich denke auch, dass der Ton förmlicher sein könnte.

 

Außerdem wollte ich Ihnen mitteilen, dass ich diesen Freitag ein Treffen mit der PR-Abteilung zur neuen Werbekampagne geplant habe. Sie ist bei 11h00 und wird in dem kleinen Konferenzraum sein.

 

Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie verfügbar sind.

 

Vielen Dank,

 

Camille

Betreff: Revisionen für den Verkaufsbericht

 

Hallo Michelin,

 

Vielen Dank, dass Sie diesen Bericht letzte Woche gesendet haben. Ich habe es gestern gelesen und denke, dass Kapitel 2 genauere Informationen über unsere Verkaufszahlen erfordert.

 

Ich denke auch, dass der Ton förmlicher sein könnte.

 

Könnten Sie es im Hinblick auf diese Kommentare ändern?

 

Danke für deine harte Arbeit!

 

Camille

 

(Camille sendet dann eine weitere E-Mail über das PR-Meeting.)

 

Hier ist es wichtig, ein Gleichgewicht zu finden. Sie möchten niemanden mit E-Mails bombardieren, und es ist sinnvoll, mehrere verwandte Punkte in einer E-Mail zu kombinieren. Wenn dies passiert, halten Sie es einfach mit nummerierten Absätzen oder Aufzählungspunkten und überlegen Sie, die Informationen in kleine, gut organisierte Einheiten aufzuteilen, um die Verdauung zu erleichtern.

Beachten Sie auch, dass Camille in dem oben genannten guten Beispiel angegeben hat, was sie von Michelin wollte (in diesem Fall den Bericht ändern). Wenn Sie den Leuten helfen zu wissen, was Sie wollen, besteht eine bessere Chance, dass Sie es Ihnen geben.

Sei höflich

Die Leute denken oft, dass E-Mails weniger förmlich sein können als herkömmliche Briefe. Die Botschaften, die Sie senden, spiegeln Ihre eigene Professionalität wider, Werte und Liebe zum Detail sind wichtig, daher ist ein gewisses Maß an Formalität erforderlich.

Vermeiden Sie informelle Sprache, Slang, Jargon und unangemessene Abkürzungen, es sei denn, Sie sind mit jemandem in gutem Einklang. Emoticons können hilfreich sein, um Ihre Absicht zu klären, aber es ist am besten, sie nur mit Personen zu verwenden, die Sie gut kennen.

Schließen Sie Ihre Nachricht mit "Mit freundlichen Grüßen", "Guten Tag / Abend an Sie" oder "Gut für Sie" ab, je nach Situation.

Empfänger können sich dafür entscheiden, E-Mails auszudrucken und mit anderen zu teilen. Seien Sie daher immer höflich.

Überprüfen Sie den Ton

Wenn wir Menschen von Angesicht zu Angesicht begegnen, verwenden wir ihre Körpersprache, Stimmlaute und Gesichtsausdrücke, um zu bewerten, wie sie sich fühlen. E-Mail beraubt uns diese Informationen, was bedeutet, dass wir nicht wissen können, wann Menschen unsere Nachrichten missverstanden haben.

Ihre Wortwahl, Satzdauer, Satzzeichen und Großschreibung können ohne visuelle und auditive Hinweise falsch interpretiert werden. Im ersten Beispiel unten könnte Louise denken, dass Yann frustriert oder wütend ist, aber in Wirklichkeit fühlt er sich gut.

 

Schlechtes Beispiel Gutes Beispiel
Louise,

 

Ich brauche Ihren Bericht heute vor 17 oder ich werde meine Frist verpassen.

 

Yann

Hi Louise,

 

Vielen Dank für Ihre harte Arbeit an diesem Bericht. Könnten Sie mir Ihre Version vor 17-Stunden zur Verfügung stellen, damit ich meine Deadline nicht verpasse?

 

Danke im voraus,

 

Yann

 

Denken Sie über das emotionale "Gefühl" Ihrer E-Mail nach. Wenn Ihre Absichten oder Emotionen missverstanden werden können, finden Sie eine weniger eindeutige Formulierung Ihrer Worte.

Korrekturlesen

Bevor Sie auf "Senden" klicken, prüfen Sie, ob Ihre E-Mail Rechtschreib-, Grammatik- und Interpunktionsfehler enthält. Ihre E-Mails sind ebenso Teil Ihres Berufsbildes wie Ihre Kleidung. Es ist daher verpönt, eine Nachricht mit Fehlern in Serie zu senden.

Achten Sie beim Korrekturlesen auf die Länge Ihrer E-Mail. Menschen lesen eher kurze und prägnante E-Mails als lange, getrennte E-Mails. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre E-Mails so kurz wie möglich sind, ohne die erforderlichen Informationen auszuschließen.

Schlüsselpunkte

Die meisten von uns verbringen einen Großteil ihres Tages in E-Mails lesen und verfassen. Aber die Nachrichten, die wir senden, können für andere verwirrend sein.

Um effektive E-Mails zu schreiben, sollten Sie sich zuerst fragen, ob Sie diesen Kanal wirklich verwenden sollten. Manchmal ist es vielleicht besser, das Telefon mitzunehmen.

Machen Sie Ihre E-Mails präzise und präzise. Senden Sie sie nur an Personen, die sie wirklich sehen müssen, und geben Sie an, was der Empfänger als nächstes tun soll.

Denken Sie daran, dass Ihre E-Mails Ihre Professionalität, Ihre Werte und Ihre Liebe zum Detail widerspiegeln. Stellen Sie sich vor, wie andere den Ton Ihrer Nachricht interpretieren könnten. Seien Sie höflich und prüfen Sie immer, was Sie geschrieben haben, bevor Sie auf "Senden" klicken.