E-Mail ist seit langem ein wesentliches Werkzeug für die Geschäftskommunikation, aber eine von Sendmail durchgeführte Umfrage. Es hat sich herausgestellt, dass es bei 64 % der Fachleute zu Spannungen, Verwirrung oder anderen negativen Folgen geführt hat.

Wie können Sie das mit Ihren E-Mails vermeiden? Und wie können Sie E-Mails schreiben, die die gewünschten Ergebnisse liefern? In diesem Artikel werden die Strategien beschrieben, die Sie verwenden können, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Nutzung klar, effektiv und erfolgreich ist.

Ein durchschnittlicher Büroangestellter erhält täglich etwa 80-E-Mails. Mit diesem Postvolumen können einzelne Nachrichten leicht vergessen werden. Befolgen Sie diese einfachen Regeln, damit Ihre E-Mails erkannt und verwendet werden.

  1. Kommunizieren Sie nicht zu viel per E-Mail.
  2. Objekte gut nutzen.
  3. Machen Sie klare und kurze Nachrichten.
  4. Sei höflich.
  5. Überprüfen Sie Ihren Ton.
  6. Lesen Sie noch einmal.

Kommunizieren Sie nicht zu viel per E-Mail

Eine der größten Stressquellen bei der Arbeit ist die schiere Menge an E-Mails, die Menschen erhalten. Bevor Sie also eine E-Mail schreiben, fragen Sie sich: „Ist das wirklich nötig?“

In diesem Zusammenhang sollten Sie das Telefon oder Instant Messaging nutzen, um Fragen zu klären, die wahrscheinlich Gegenstand von Gegengesprächen sind. Verwenden Sie ein Kommunikationsplanungstool und identifizieren Sie die besten Kanäle für verschiedene Arten von Nachrichten.

Wenn immer möglich, geben Sie die schlechten Nachrichten persönlich ab. Es hilft Ihnen, mit Einfühlungsvermögen, Mitgefühl und Verständnis zu kommunizieren und sich selbst zu erlösen, wenn Ihre Nachricht falsch aufgenommen wurde.

Objekte gut nutzen

Eine Zeitungsüberschrift macht zwei Dinge: Sie erregt Ihre Aufmerksamkeit und fasst den Artikel zusammen, sodass Sie entscheiden können, ob Sie ihn lesen oder nicht. Ihre E-Mail-Betreffzeile sollte dasselbe tun.

Ein Objekt Leerzeichen werden eher übersehen oder als „Spam“ abgewiesen. Verwenden Sie also immer ein paar gut gewählte Worte, um dem Empfänger mitzuteilen, worum es in der E-Mail geht.

Möglicherweise möchten Sie das Datum in die Betreffzeile aufnehmen, wenn Ihre Nachricht Teil einer regelmäßigen E-Mail-Serie ist, z. B. eines wöchentlichen Projektberichts. Für eine Nachricht, die eine Antwort erfordert, können Sie auch einen Aufruf zum Handeln einfügen, z. B. „Bitte bis zum 7. November“.

Eine gut geschriebene Betreffzeile, wie die untenstehende, liefert die wichtigsten Informationen, ohne dass der Empfänger die E-Mail auch nur öffnen muss. Dies dient als Aufforderung, die die Empfänger an Ihr Meeting erinnert, wenn sie ihren Posteingang überprüfen.

 

Schlechtes Beispiel Gutes Beispiel
 
Betreff: Treffen Betreff: Treffen zum PASSERELLE-Prozess - 09h 25 Februar 2018

 

Halten Sie die Nachrichten klar und kurz

E-Mails müssen wie herkömmliche Geschäftsbriefe klar und präzise sein. Halten Sie Ihre Sätze kurz und präzise. Der Körper der E-Mail muss direkt und informativ sein und alle relevanten Informationen enthalten.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Briefen kostet das Versenden mehrerer E-Mails nicht mehr als das Versenden einer E-Mail. Wenn Sie also mit jemandem über verschiedene Themen kommunizieren müssen, sollten Sie für jedes Thema eine separate E-Mail schreiben. Dies verdeutlicht die Nachricht und ermöglicht Ihrem Korrespondenten, jeweils auf ein Thema zu antworten.

 

Schlechtes Beispiel Gutes Beispiel
Betreff: Revisionen für den Verkaufsbericht

 

Hallo Michelin,

 

Vielen Dank für die Zusendung dieses Berichts letzte Woche. Ich habe es gestern gelesen und denke, dass Kapitel 2 genauere Informationen über unsere Verkaufszahlen erfordert. Ich denke auch, dass der Ton förmlicher sein könnte.

 

Außerdem wollte ich Sie darüber informieren, dass ich für diesen Freitag ein Treffen mit der PR-Abteilung zur neuen Werbekampagne geplant habe. Sie ist um 11:00 Uhr und wird in dem kleinen Konferenzraum sein.

 

Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie verfügbar sind.

 

Vielen Dank,

 

Camille

 Betreff: Revisionen für den Verkaufsbericht

 

Hallo Michelin,

 

Vielen Dank für die Zusendung dieses Berichts letzte Woche. Ich habe es gestern gelesen und denke, dass Kapitel 2 genauere Informationen über unsere Verkaufszahlen erfordert.

 

Ich denke auch, dass der Ton förmlicher sein könnte.

 

Könnten Sie es im Hinblick auf diese Kommentare ändern?

 

Danke für deine harte Arbeit!

 

Camille

 

(Camille sendet dann eine weitere E-Mail über das PR-Meeting.)

 

Hier ist es wichtig, eine Balance zu finden. Sie möchten niemanden mit E-Mails bombardieren, und es ist sinnvoll, mehrere zusammenhängende Punkte in einem Beitrag zusammenzufassen. Wenn dies passiert, halten Sie es mit nummerierten Absätzen oder Aufzählungszeichen einfach und ziehen Sie in Betracht, die Informationen in kleine, gut organisierte Einheiten zu „schneiden“, um sie leichter verdaulich zu machen.

Beachten Sie auch, dass Camille in dem guten Beispiel oben angegeben hat, was Michelin tun soll (in diesem Fall den Bericht ändern). Wenn Sie den Leuten helfen, zu wissen, was Sie wollen, werden sie es Ihnen eher geben.

Sei höflich

Die Leute denken oft, dass E-Mails weniger förmlich sein können als herkömmliche Briefe. Die Botschaften, die Sie senden, spiegeln Ihre eigene Professionalität wider, Werte und Liebe zum Detail sind wichtig, daher ist ein gewisses Maß an Formalität erforderlich.

Vermeiden Sie informelle Sprache, Slang, Jargon und unangemessene Abkürzungen, es sei denn, Sie haben ein gutes Verhältnis zu jemandem. Emoticons können hilfreich sein, um Ihre Absicht zu verdeutlichen, aber am besten verwenden Sie sie nur mit Personen, die Sie gut kennen.

Schließen Sie Ihre Nachricht mit "Mit freundlichen Grüßen", "Guten Tag / Abend an Sie" oder "Gut für Sie" ab, je nach Situation.

Die Empfänger können E-Mails ausdrucken und mit anderen teilen, seien Sie also immer höflich.

Überprüfen Sie den Ton

Wenn wir Menschen von Angesicht zu Angesicht begegnen, verwenden wir ihre Körpersprache, Stimmlaute und Gesichtsausdrücke, um zu bewerten, wie sie sich fühlen. E-Mail beraubt uns diese Informationen, was bedeutet, dass wir nicht wissen können, wann Menschen unsere Nachrichten missverstanden haben.

Ihre Wortwahl, Satzlänge, Interpunktion und Groß- und Kleinschreibung können ohne visuelle und akustische Hinweise leicht falsch interpretiert werden. Im ersten Beispiel unten könnte Louise denken, dass Yann frustriert oder wütend ist, aber in Wirklichkeit fühlt er sich gut.

 

Schlechtes Beispiel Gutes Beispiel
Louise,

 

Ich brauche Ihren Bericht heute bis 17 Uhr, sonst verpasse ich meine Frist.

 

Yann

 Hi Louise,

 

Vielen Dank für Ihre harte Arbeit an diesem Bericht. Könnten Sie mir Ihre Version vor 17-Stunden zur Verfügung stellen, damit ich meine Deadline nicht verpasse?

 

Vielen Dank im Voraus,

 

Yann

 

Denken Sie über das emotionale "Gefühl" Ihrer E-Mail nach. Wenn Ihre Absichten oder Emotionen missverstanden werden können, finden Sie eine weniger eindeutige Formulierung Ihrer Worte.

Korrekturlesen

Nehmen Sie sich abschließend einen Moment Zeit, um Ihre E-Mail auf Rechtschreib-, Grammatik- und Zeichensetzungsfehler zu überprüfen, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Ihre E-Mails sind genauso Teil Ihres professionellen Images wie die Kleidung, die Sie tragen. Es ist daher verpönt, eine Meldung mit Fehlern in Serie zu versenden.

Achten Sie beim Korrekturlesen auf die Länge Ihrer E-Mail. Menschen lesen eher kurze und prägnante E-Mails als lange, getrennte E-Mails. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre E-Mails so kurz wie möglich sind, ohne die erforderlichen Informationen auszuschließen.

Schlüsselpunkte

Die meisten von uns verbringen einen Großteil ihres Tages in E-Mails lesen und verfassen. Aber die Nachrichten, die wir senden, können für andere verwirrend sein.

Um effektive E-Mails zu schreiben, sollten Sie sich zuerst fragen, ob Sie diesen Kanal wirklich verwenden sollten. Manchmal ist es vielleicht besser, das Telefon mitzunehmen.

Machen Sie Ihre E-Mails präzise und präzise. Senden Sie sie nur an Personen, die sie wirklich sehen müssen, und geben Sie an, was der Empfänger als nächstes tun soll.

Denken Sie daran, dass Ihre E-Mails Ihre Professionalität, Ihre Werte und Ihre Liebe zum Detail widerspiegeln. Versuchen Sie sich vorzustellen, wie andere den Ton Ihrer Nachricht interpretieren könnten. Seien Sie höflich und überprüfen Sie immer, was Sie geschrieben haben, bevor Sie auf „Senden“ klicken.