Wenn einige Mitarbeiter aus verschiedenen Gründen abwesend sind, ohne ihren Vorgesetzten oder Manager zu benachrichtigen, wissen sie nicht, wie sie ihren Standpunkt vertreten sollen. Andere finden es auch schwierig, einen Kurzurlaub zu beantragen, wenn sie mehrere haben persönliche Probleme bezahlt werden.
Die Auswirkung Ihrer Abwesenheit hängt weitgehend von der Art Ihrer Arbeit und den geltenden Richtlinien an Ihrem Arbeitsplatz ab. Ihre Abwesenheit, insbesondere wenn sie nicht im Voraus angekündigt wird, kann für Ihr Unternehmen sehr teuer sein. Bevor Sie sich entscheiden, weg zu sein, sollten Sie darüber nachdenken. Wenn dies geschehen soll oder war, ist die Verwendung von E-Mail zur Entschuldigung oder Erklärung für Ihren Vorgesetzten eine großartige Möglichkeit, effektiv und schnell zu kommunizieren.
Bevor Sie eine Begründungs-E-Mail schreiben
Dieser Artikel soll zeigen, wie ein Arbeitnehmer mit einem oder mehreren berechtigten Gründen seine Abwesenheit oder den Grund, warum er nicht an seinem Arbeitsplatz anwesend sein konnte, rechtfertigen kann. Als Arbeitnehmer ist es wichtig, dass Sie sich über die möglichen Folgen einer Abwesenheit ohne Urlaub im Klaren sind. Es gibt keine Garantie dafür, dass Ihre Entschuldigungs-E-Mail positiv beantwortet wird. Ebenso gibt es keine Garantie dafür, dass eine E-Mail mit der Bitte um Freistellung von der Arbeit positiv aufgenommen wird.
Wenn Sie jedoch aus dringenden Gründen abwesend sein müssen und Ihren Chef nicht erreichen können, ist es wichtig, so bald wie möglich eine E-Mail mit den genauen Gründen für diese Abwesenheit zu schreiben. Wenn Sie im Voraus wissen, dass Sie sich mit wichtigen persönlichen oder familiären Problemen befassen müssen, ist dies ebenfalls ratsam eine E-Mail schreiben Sie sollten sich für die Unannehmlichkeiten entschuldigen und wenn möglich einige Klarstellungen vornehmen. Sie tun dies in der Hoffnung, die Auswirkungen Ihres persönlichen Lebens auf Ihre Arbeit zu minimieren.
Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie mit den Richtlinien und Protokollen Ihres Unternehmens bezüglich der Abwesenheit von Ihrer Gruppe vertraut sind. Das Unternehmen kann im Notfall bestimmte Zugeständnisse machen und eine Möglichkeit bieten, diese zu bewältigen. Es wird wahrscheinlich eine Richtlinie für die Anzahl der Tage zwischen dem Zeitpunkt, an dem Sie sich bewerben müssen, und den Tagen Ihrer Abwesenheit geben.
Richtlinien zum Schreiben der E-Mail
Verwenden Sie einen formalen Stil
Diese E-Mail ist offiziell. Es sollte in einem formalen Stil geschrieben werden. Von der Betreffzeile bis zum Schluss sollte alles professionell sein. Ihr Vorgesetzter erwartet ebenso wie alle anderen, dass Sie in Ihrer E-Mail den Ernst der Lage zum Ausdruck bringen. Ihr Fall wird eher gehört, wenn Sie eine solche E-Mail in einem formellen Stil schreiben.
Senden Sie die E-Mail frühzeitig
Wir haben bereits betont, wie wichtig es ist, die Unternehmenspolitik zu respektieren. Wenn Sie eine E-Mail schreiben müssen, die eine professionelle Entschuldigung enthält, müssen Sie dies so schnell wie möglich tun. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie versagt haben und nicht ohne Erlaubnis zur Arbeit gekommen sind. Eine frühzeitige Benachrichtigung Ihres Chefs nach einer ungerechtfertigten Abwesenheit kann eine Warnung vermeiden. Indem Sie Sie rechtzeitig über den Fall höherer Gewalt informieren, in dem Sie sich befinden, helfen Sie dem Unternehmen, einen geeigneten Ersatz zu wählen oder Vorkehrungen zu treffen.
Seien Sie kurz mit den Details
Fass dich kurz. Sie müssen nicht in die Details gehen, was passiert ist, was dazu geführt hat, dass Sie nicht da waren oder bald weg sind. Nennen Sie einfach die wichtigen Fakten. Wenn Sie im Voraus um Erlaubnis bitten, geben Sie die Tage an, an denen Sie abwesend sein möchten. Seien Sie genau bei den Daten, geben Sie keine Schätzung ab.
Hilfe anbieten
Wenn Sie eine Entschuldigungs-E-Mail für Ihre Abwesenheit schreiben, sollten Sie unbedingt zeigen, dass Ihnen die Produktivität des Unternehmens am Herzen liegt. Es ist nicht in Ordnung, einfach zu sagen, dass Sie weg sind, etwas anzubieten, das die Auswirkungen Ihrer Abwesenheit mildert. Dies können Sie beispielsweise tun, wenn Sie zurückkehren oder mit einem Kollegen sprechen, der Sie ersetzt. Einige Unternehmen haben möglicherweise Richtlinien wie Gehaltsabzüge für Abwesenheitstage. Versuchen Sie daher, die Unternehmensrichtlinie vollständig zu verstehen und wie Sie damit arbeiten können.
E-Mail-Beispiel 1: So schreiben Sie eine Entschuldigungs-E-Mail (nachdem Sie einen Arbeitstag verpasst haben)
Betrifft: Abwesenheitsnachweis vom 19
Hallo Herr Guillou,
Bitte akzeptieren Sie diese E-Mail als offizielle Benachrichtigung, dass ich am 19. November 2018 aufgrund einer Erkältung nicht zur Arbeit kommen konnte. Liam und Arthur nahmen meinen Platz in meiner Abwesenheit ein. Sie erledigten alle meine zugewiesenen Aufgaben für diesen Tag.
Ich entschuldige mich dafür, dass ich nicht mit Ihnen kommunizieren kann, bevor Sie die Arbeit verlassen. Es tut mir leid, wenn dem Unternehmen Unannehmlichkeiten entstanden sind.
Mein ärztliches Attest habe ich dieser E-Mail beigefügt.
Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Informationen benötigen.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen,
Ethan Gaudin
E-Mail-Beispiel 2: So schreiben Sie eine Entschuldigungs-E-Mail für eine zukünftige Abwesenheit von Ihrem Job
Betreff: Verwalten meines Abwesenheitstages 17 / 12 / 2018
Sehr geehrte Frau Pascal,
Bitte akzeptieren Sie diese E-Mail als offizielle Benachrichtigung, dass ich am 17. Dezember 2018 der Arbeit fernbleiben werde. Ich werde an diesem Tag als professioneller Zeuge vor Gericht erscheinen. Ich habe Sie letzte Woche über meine Vorladung zum Gericht und die zwingende Notwendigkeit meiner Anwesenheit informiert.
Ich habe eine Vereinbarung mit Gabin Thibault von der IT-Abteilung getroffen, die derzeit beurlaubt ist, um mich zu ersetzen. In den Gerichtspausen rufe ich an, um zu sehen, ob er Hilfe braucht.
Je vous remercie.
Mit freundlichen Grüßen,
Emma Vallee
