Der durchschnittliche französische Angestellte verbringt etwa ein Viertel der Woche damit, Hunderte von E-Mails durchzugehen, die er täglich sendet und empfängt.
Trotz der Tatsache, dass wir einen Großteil unserer Zeit in unserem Postfach stecken, wissen viele von uns, selbst die professionellsten, immer noch nicht, wie man das benutzt E-Mail entsprechend.
Angesichts des Umfangs der Nachrichten, die wir täglich lesen und schreiben, machen wir eher peinliche Fehler, die ernsthafte geschäftliche Folgen haben können.
In diesem Artikel haben wir die wichtigsten "Cybercourt" -Regeln definiert, die Sie kennen sollten.
Fügen Sie eine klare und direkte Betreffzeile ein
Beispiele für eine gute Betreffzeile sind „Geänderter Besprechungstermin“, „Kurze Frage zu Ihrer Präsentation“ oder „Vorschläge zum Vorschlag“.
Die Leute entscheiden sich oft dafür, eine E-Mail basierend auf der Betreffzeile zu öffnen, und wählen Sie eine aus, die die Leser wissen lässt, dass Sie ihre Bedenken oder Arbeitsprobleme ansprechen.
Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse
Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, müssen Sie Ihre Firmen-E-Mail-Adresse verwenden. Wenn Sie jedoch ein privates E-Mail-Konto verwenden, egal ob Sie selbstständig sind oder es gelegentlich für die Geschäftskorrespondenz verwenden möchten, sollten Sie bei der Wahl dieser Adresse vorsichtig sein.
Sie sollten immer eine E-Mail-Adresse haben, die Ihren Namen trägt, damit der Empfänger genau weiß, wer die E-Mail sendet. Verwenden Sie niemals eine E-Mail-Adresse, die für die Arbeit ungeeignet ist.
Überlegen Sie zweimal, bevor Sie auf "Allen antworten" klicken.
Niemand möchte die E-Mails von 20 Personen lesen, die nichts mit ihnen zu tun haben. Das Ignorieren von E-Mails kann schwierig sein, da viele Menschen Benachrichtigungen über neue Nachrichten auf ihrem Smartphone oder ablenkende Popup-Nachrichten auf ihrem Computerbildschirm erhalten. Klicken Sie nicht auf „Allen antworten“, es sei denn, Sie sind der Meinung, dass jeder auf der Liste die E-Mail erhalten sollte.
Fügen Sie einen Signaturblock hinzu
Geben Sie Ihrem Leser Informationen über sich selbst. Geben Sie in der Regel Ihren vollständigen Namen, Titel, Firmennamen und Kontaktinformationen, einschließlich einer Telefonnummer, an. Sie können auch ein wenig Werbung für sich selbst hinzufügen, aber übertreiben Sie es nicht mit Sprüchen oder Illustrationen.
Verwenden Sie die gleiche Schriftart, Größe und Farbe wie der Rest der E-Mail.
Verwenden Sie professionelle Grüße
Verwenden Sie keine beiläufigen, umgangssprachlichen Ausdrücke wie „Hallo“, „Hi!“ oder "Wie geht es dir?".
Die Gelassenheit unserer Schriften sollte sich nicht auf die Begrüßung in einer E-Mail auswirken. "Hi!" Ist eine sehr informelle Begrüßung und sollte im Allgemeinen nicht in einer Arbeitssituation verwendet werden. Verwenden Sie stattdessen "Hallo" oder "Guten Abend".
Verwenden Sie Ausrufezeichen sparsam
Wenn Sie sich für ein Ausrufezeichen entscheiden, verwenden Sie nur eines, um Ihre Begeisterung auszudrücken.
Die Leute lassen sich manchmal hinreißen und setzen eine Reihe von Ausrufezeichen an das Ende ihrer Sätze. Das Ergebnis kann zu emotional oder unreif wirken, Ausrufezeichen sollten beim Schreiben sparsam eingesetzt werden.
Sei vorsichtig mit Humor
Ohne den richtigen Tonfall und die richtige Mimik kann der Humor beim Übersetzen leicht untergehen. In einem professionellen Gespräch sollte Humor in E-Mails am besten weggelassen werden, es sei denn, Sie kennen den Empfänger gut. Außerdem ist etwas, das Sie für lustig halten, für jemand anderen möglicherweise nicht so.
Wisse, dass Menschen aus verschiedenen Kulturen anders sprechen und schreiben
Aufgrund kultureller Unterschiede kann es leicht zu Missverständnissen kommen, insbesondere in schriftlicher Form, wenn wir die Körpersprache des anderen nicht sehen können. Passen Sie Ihre Botschaft an den kulturellen Hintergrund oder Wissensstand des Empfängers an.
Es ist gut zu wissen, dass sehr kontextuelle Kulturen (Japanisch, Arabisch oder Chinesisch) Sie kennenlernen möchten, bevor Sie mit Ihnen Geschäfte machen. Daher kann es in diesen Ländern üblich sein, dass Mitarbeiter in ihrem Schreiben persönlicher sind. Auf der anderen Seite ziehen Menschen aus Kulturen mit niedrigem Kontext (Deutsche, Amerikaner oder Skandinavier) es vor, sehr schnell zur Sache zu gehen.
Beantworten Sie Ihre E-Mails, auch wenn die E-Mail nicht für Sie bestimmt war
Es ist schwierig, alle an Sie gesendeten E-Mails zu beantworten, aber Sie sollten es versuchen. Dies schließt Fälle ein, in denen die E-Mail versehentlich an Sie gesendet wurde, insbesondere wenn der Absender eine Antwort erwartet. Eine Antwort ist nicht notwendig, aber eine gute E-Mail-Etikette, besonders wenn diese Person im selben Unternehmen oder in derselben Branche wie Sie arbeitet.
Hier ist ein Beispiel für eine Antwort: „Ich weiß, dass Sie sehr beschäftigt sind, aber ich glaube nicht, dass Sie mir diese E-Mail senden wollten. Und ich wollte Sie wissen lassen, damit Sie es an die richtige Person senden können. »
Überprüfen Sie jede Nachricht
Deine Fehler wird von den Empfängern Ihrer E-Mail nicht unbemerkt bleiben. Und je nach Empfänger können Sie dafür verurteilt werden.
Verlassen Sie sich nicht auf die Rechtschreibprüfung. Lesen Sie Ihre Mail mehrmals, am besten laut, bevor Sie sie absenden.
Fügen Sie die E-Mail-Adresse zuletzt hinzu
Vermeiden Sie es, versehentlich eine E-Mail zu senden, bevor Sie sie fertig verfasst und die Nachricht korrigiert haben. Auch beim Antworten auf eine Nachricht empfiehlt es sich, die Adresse des Empfängers zu entfernen und erst dann einzufügen, wenn Sie sicher sind, dass die Nachricht zum Senden bereit ist.
Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Empfänger ausgewählt haben
Sie müssen sehr vorsichtig sein, wenn Sie einen Namen aus Ihrem Adressbuch in die „An“-Zeile der E-Mail eingeben. Es ist leicht, den falschen Namen auszuwählen, was für Sie und die Person, die die E-Mail irrtümlich erhält, peinlich sein kann.
Verwenden Sie klassische Schriftarten
Behalten Sie für professionelle Korrespondenz immer Ihre Schriftarten, Farben und Standardgrößen bei.
Die Kardinalregel: Ihre E-Mails sollten für andere Personen leicht lesbar sein.
Im Allgemeinen ist es am besten, 10- oder 12-Punkt-Schrift und eine leicht lesbare Schriftart wie Arial, Calibri oder Times New Roman zu verwenden. Wenn es um Farbe geht, ist Schwarz die sicherste Wahl.
Behalte deinen Ton im Auge
So wie Witze bei der Übersetzung verloren gehen, kann Ihre Nachricht schnell falsch interpretiert werden. Denken Sie daran, dass Ihr Interviewer nicht die stimmlichen Hinweise und Gesichtsausdrücke hat, die er in einer Einzelgesprächsdiskussion erhalten würde.
Um Missverständnisse zu vermeiden, wird empfohlen, dass Sie Ihre Nachricht vor dem Klicken auf Senden vorlesen. Wenn es Ihnen schwer erscheint, wird es für den Leser schwer erscheinen.
Um die besten Ergebnisse zu erzielen, vermeiden Sie völlig negative Wörter („Misserfolg“, „schlecht“ oder „übersehen“) und sagen Sie immer „bitte“ und „danke“.
