Im beruflichen Kontext muss jede Abwesenheit vorab motiviert und begründet werden, insbesondere wenn es sich um eine außergewöhnliche Abwesenheit handelt (beispielsweise einen halben Tag). In diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie eine E-Mail schreiben, die eine Abwesenheit rechtfertigt.
Begründen Sie eine Abwesenheit
Die Rechtfertigung einer Abwesenheit ist wichtig, insbesondere wenn die Abwesenheit unerwartet (nur wenige Tage im Voraus) eintritt oder auf einen Tag fällt, an dem Ihre Abteilung etwas Wichtiges hat, z. B. eine Besprechung oder eine große eilen. Wenn es sich um Krankheit handelt, müssen Sie über ein ärztliches Attest verfügen, das Ihre Krankheit bestätigt! Ebenso im Falle eines außergewöhnlichen Todesurlaubs: Sie müssen eine Sterbeurkunde vorlegen.
Einige Tipps, um eine Abwesenheit zu rechtfertigen
Um eine Abwesenheit durch zu rechtfertigen E-mailSie müssen bereits mit dem Datum und der Uhrzeit Ihrer Abwesenheit beginnen, um Missverständnisse von vornherein zu vermeiden.
Begründen Sie dann die Notwendigkeit Ihrer Abwesenheit, indem Sie einen Anhang oder andere Mittel beilegen.
Wenn die Abwesenheit sehr schlecht ist, können Sie Ihrem Vorgesetzten auch eine Alternative vorschlagen, um diese Abwesenheit auszugleichen.
E-Mail-Vorlage zur Begründung einer Abwesenheit
Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail, um eine Abwesenheit zu rechtfertigen:
Betrifft: Abwesenheit aufgrund ärztlicher Untersuchungen
Herr / Frau,
Hiermit teile ich Ihnen mit, dass ich den ganzen Nachmittag von [...] meiner Arbeitsstation entfernt bin, weil ich nach einem Fahrradunfall eine ärztliche Untersuchung bestehen muss.
Ich werde meine berufliche Tätigkeit ab dem [Datum] wieder aufnehmen.
Im Anhang finden Sie die Bescheinigung über den Arzttermin und die von meinem Arzt ausgestellte Arbeitsunterbrechung für den Nachmittag [Datum].
In Bezug auf das bisher geplante Treffen wird Herr So-and-So mich ersetzen und mir einen ausführlichen Bericht senden.
Bien cordialement,
[Unterschrift]
