Wenn Sie beim Umgang mit Ihren E-Mails keine klare Routine haben, können diese schnell zu erheblichen Zeitverlusten führen. Auf der anderen Seite, wenn Sie das tun, was auf organisatorischer Ebene erforderlich ist, damit Sie nicht von Dutzenden ungelesener E-Mails angegriffen werden. Dann können Sie Ihren Geist von jeder Möglichkeit befreien, eine wichtige E-Mail zu verpassen. In diesem Artikel sind einige bewährte Methoden aufgeführt. Wenn Sie sie übernehmen, können Sie Ihre Mailbox sicherlich viel ruhiger verwalten.
Klassifizieren Sie E-Mails automatisch oder manuell in einem bestimmten Ordner oder Unterordner.
Mit dieser Methode können Sie Ihre E-Mails schnell nach Wichtigkeit sortieren. Sie können Ihre E-Mails nach Thema, Betreff und Fristen klassifizieren. Das Wichtigste ist, alle auszunutzen die Funktionen Ihrer Mailbox, um Ihre Mails voll funktionsfähig zu verwalten. Sobald Sie ein Verzeichnis mit Ordner und Unterordner entsprechend dem für Sie geeigneten Organisationsmodus erstellt haben. Jede Nachricht hat ihren Platz in Ihrer Mailbox wie jede Papierdatei auf Ihrem Desktop. Sobald der Moment für die Verarbeitung Ihrer E-Mails abgelaufen ist, können Sie sich zu 100% auf den Rest Ihrer Arbeit konzentrieren.
Planen Sie einen bestimmten Zeitpunkt für die Verarbeitung Ihrer E-Mails
Natürlich müssen Sie reaktionsschnell bleiben und Nachrichten verarbeiten können, die auf eine sofortige Antwort von Ihnen warten. Planen Sie im Übrigen die relevantesten Momente, um Ihre E-Mails konsistent zu bearbeiten. Bereiten Sie zunächst alle Elemente vor, die für die Bearbeitung Ihrer Arbeit erforderlich sind. Papierfeilen, Hefter, Drucker, alles muss griffbereit sein, um maximale Konzentration zu ermöglichen. Egal wann Sie wählen. Jetzt, da Ihre Mailbox wie ein Post-Sortierzentrum organisiert ist, haben Sie die Möglichkeit, Ihre E-Mails ruhig, effizient und schnell zu bearbeiten.
Bereinigen Sie Ihre Mailbox, indem Sie alle unnötigen Newsletter löschen
Ist Ihre Mailbox ständig von uninteressanten Newslettern oder Anzeigen betroffen? Befreien Sie Ihre Mailbox von all diesen Newslettern, die mehr wie Spam als alles andere aussehen. Sie müssen sich systematisch von all diesen Mailinglisten abmelden, die Ihnen nichts Konkretes bringen und die schnell invasiver werden können. Sie können Tools wie verwenden Säuberung où Rollen Sie mich aus Machen Sie das Notwendige mit wenigen Klicks. Ohne einen Morgen in Anspruch zu nehmen, hilft Ihnen diese Art von Lösung enorm, all dieser digitalen Verschmutzung ein Ende zu setzen. Tausende von E-Mails können relativ schnell verarbeitet werden.
Richten Sie eine automatische Antwort ein
Sie werden bald lange Urlaub machen. Ein nicht zu übersehendes Detail aktivierte die automatische Antwort Ihrer Mailbox. Dies ist wichtig, damit alle Personen, mit denen Sie beruflich per E-Mail korrespondieren, über Ihre Abwesenheit gut informiert sind. Viele Missverständnisse sind möglich, wenn ein Kunde oder Lieferant die Geduld verliert, weil diese Nachrichten unbeantwortet bleiben. Dies kann leicht mit einer kurzen Nachricht vermieden werden, die während Ihres Urlaubs automatisch gesendet wird. Sie müssen nur das Datum Ihrer Rückkehr aus dem Urlaub angeben und bei Bedarf die E-Mail eines Kollegen.
Reduzieren Sie die Anzahl der E-Mails, die Sie in Kopie senden
Die systematische Verwendung von E-Mails, die in einer Kopie (CC) und einer unsichtbaren Kopie (CCI) gesendet werden, kann schnell zu einem endlosen Austausch führen. Personen, die Ihre Nachricht nur zur Information erhalten sollten, müssen jetzt geklärt werden. Andere fragen sich, warum sie diese Nachricht erhalten haben und nehmen sie zu Recht als Zeitverschwendung wahr. Stellen Sie sicher, dass Ihre Wahl wirklich relevant ist, wenn Sie sich entscheiden, jemanden in die Schleife zu bringen. Nachrichten, die in irgendeiner Weise an Dritte gesendet werden, sollten vermieden werden.
Denken Sie daran, dass eine E-Mail einen rechtlichen Wert haben kann
Bewahren Sie alle Ihre E-Mails so weit wie möglich auf, sie haben die Beweiskraft, insbesondere gegenüber dem Arbeitsgericht. Eine elektronische Nachricht, wenn sie mit dem gleichen rechtlichen Wert wie ein Brief zertifiziert ist, den Sie von Hand geschrieben hätten. Aber Vorsicht, auch eine einfache Nachricht ohne nachzudenken gesendet an einen Kollegen oder an einen Kunden kann schwerwiegende Folgen haben. Wenn ein Kunde nachweist, hat E-Mail den Support, dass Sie Ihre Verpflichtungen in Bezug auf die Lieferung oder andere nicht eingehalten haben. Sie müssen die Konsequenzen für Ihr Unternehmen und für sich selbst tragen. In Handelsstreitigkeiten wie in Arbeitsgerichten gilt der Beweis als "frei". Das heißt, dass es der Richter ist, der entscheidet, und dass es besser ist, seine E-Mails sorgfältig zu klassifizieren, als sie in den Papierkorb zu werfen.
