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Sie haben eine Einladungs-E-Mail zu einem Meeting erhalten und möchten Ihre Anwesenheit bestätigen. In diesem Artikel erfahren Sie, warum es wichtig ist, auf die Einladung zu antworten, um Ihre Anwesenheit zu bestätigen, und wie Sie dies in angemessener Form tun.

Kündigen Sie Ihre Teilnahme an einem Meeting an

Wenn Sie eine Einladung zu einer Besprechung erhalten, kann die Person, die sie an Sie gesendet hat, eine schriftliche Bestätigung Ihrer Teilnahme an der Besprechung anfordern. Wenn Sie in bestimmten Fällen bestätigen, dass Ihre Anwesenheit nicht verlangt wird, wird empfohlen, dies trotzdem zu tun.

In der Tat kann die Organisation eines Meetings komplex sein, insbesondere wenn Sie nicht genau wissen, wie viele Personen teilnehmen werden. Indem Sie Ihre Anwesenheit bestätigen, erleichtern Sie nicht nur die Vorbereitungsarbeit des Veranstalters, sondern stellen auch sicher, dass das Meeting effizient, nicht zu lang und an die Anzahl der Teilnehmer angepasst ist. Es ist nie schön, zu Beginn eines Meetings 10 Minuten damit zu verschwenden, Stühle hinzuzufügen oder Dateien neu zu drucken!

Denken Sie auch daran, nicht zu lange zu warten, bevor Sie antworten, auch wenn es wahr ist, dass Sie Ihre Verfügbarkeit nicht immer sofort bestätigen können. Je früher die Bestätigung erfolgt, desto einfacher wird die Organisation des Meetings (ein Meeting kann nicht im letzten Moment organisiert werden!).

Was sollte eine Bestätigungs-E-Mail zur Teilnahme an einer Besprechung enthalten?

In einer Besprechungsbestätigungs-E-Mail ist Folgendes wichtig:

  • Danke der Person für die Einladung
  • Kündigen Sie deutlich Ihre Anwesenheit an
  • Zeigen Sie Ihr Engagement, indem Sie vor dem Meeting fragen, ob Sie etwas vorzubereiten haben
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Hier folgt eine E-Mail-Vorlage, um Ihre Teilnahme an einem Meeting anzukündigen.

Betreff: Bestätigung meiner Teilnahme an der Sitzung von [Datum]

Herr / Frau,

Ich danke Ihnen für Ihre Einladung zu dem Treffen zu [Zweck des Treffens] und bestätige gerne meine Anwesenheit am [Datum] um [Uhrzeit].

Bitte lassen Sie mich wissen, ob es Punkte für dieses Treffen gibt. Ich stehe Ihnen für weitere Informationen zu diesem Thema zur Verfügung.

Bien cordialement,

[Unterschrift]