Ein professioneller Brief ist ein schriftliches Dokument, das eine formelle Beziehung zwischen verschiedenen Gesprächspartnern gewährleistet. Es hat eine sehr gewöhnliche innere Struktur. Im Wesentlichen auf einer Seite oder ausnahmsweise auf zwei Seiten geschrieben. Der Fachbrief enthält meistens ein einzelnes Thema. Diese interne Struktur hat einen Vorteil. Sein Schreibplan kann auf jeden Fall gleich bleiben. Offensichtlich wird es angesichts des Ziels Änderungen geben. Sei es jedoch eine einfache Informationsanfrage, ein Antrag oder sogar eine Beschwerde. Der Plan für die Erstellung professioneller Korrespondenz bleibt praktisch unverändert.
Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft: Ein dreiphasiger Plan für einen erfolgreichen professionellen Brief
Die Verwendung von Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft in dieser chronologischen Hierarchie bezieht sich auf das Triptychon des Schreibplans eines professionellen Briefes. Es ist der einfache und effektive Plan, der in allen Situationen umgesetzt werden kann. Fragen stellen, Informationen vermitteln, ein bestimmtes Thema erklären oder sogar Ihren Leser überzeugen. Effizienz, die im Hinblick auf gerechtfertigt istlogische Reihenfolge in seiner Struktur beobachtet.
Die Vergangenheit: Schritt Nummer 1 des Plans
Wir schreiben meistens einen Brief auf der Grundlage eines Präzedenzfalls, einer anfänglichen oder früheren Situation. Es kann sich um einen erhaltenen Brief, ein Treffen, einen Besuch, ein Telefoninterview usw. handeln. Der Zweck des Schreibens des ersten Teils dieses Briefes besteht darin, die Gründe für das Senden anzugeben. Oder ganz einfach der Kontext, der die Situation beschreibt. Die Erinnerung an die Tatsachen wird im Allgemeinen in ein und demselben Satz ausgedrückt. Es ist jedoch bequemer, diesen Satz in Untersätzen zu konstruieren. Zur Veranschaulichung können wir die folgenden Ausdrücke haben:
- Ich bestätige den Erhalt Ihres Schreibens und informiere mich über ...
- In Ihrem Brief vom ………
- Sie haben zu unserem Wissen gebracht ...
- In Anbetracht Ihrer Pressemitteilung, die von der Zeitung XXX (Referenznummer 12345) veröffentlicht wurde, haben wir gerade vorgeschlagen, ...
- Nach einer Überprüfung Ihres Kontos haben wir festgestellt ...
In Situationen, in denen der Grund für das Schreiben des Briefes nicht mit einer früheren Tatsache zusammenhängt. An diesem Punkt haben wir den ersten Absatz des Briefes, in dem der Autor sich und seine Einrichtung vorstellt. Geben Sie anschließend Ihre Anfrage an oder bieten Sie die verschiedenen Dienste an. Als Teil einer Informationsanfrage oder eines Servicevorschlags können wir beispielsweise die folgenden Ausdrücke haben:
- Als Experten im Sicherheitssektor kommen wir diesen Weg….
- Mit der Zufriedenheit unserer Kunden wollten wir ...
- Wir freuen uns sehr, Ihnen mitteilen zu können, dass wir für unsere Kunden geplant haben ...
Im Rahmen einer spontanen Bewerbung (Praktikum oder Job) können wir auch die folgenden Ausdrücke haben:
- Ihr Unternehmen hat meine Aufmerksamkeit erregt und als Student in ………… möchte ich mich für ein Praktikum bewerben ……….
- Vor kurzem in ...
Der Empfänger, an den der Brief gerichtet ist, muss ab dem ersten Absatz den Betreff Ihres Briefes verstehen.
Die Gegenwart: Schritt Nummer zwei des Plans
Dieser zweite Teil des Plans bezieht sich auf die Gründe, die das Schreiben des Briefes zum Zeitpunkt T rechtfertigen. In Bezug auf die im ersten Teil zum Ausdruck gebrachte vorherige Situation. Auf dieser Ebene geht es darum, entweder zu streiten, zu informieren, zu erklären oder sogar zu hinterfragen. Abhängig von der Komplexität der Situation kann dieser Teil entweder in einem vollständigen Absatz geschrieben werden oder die Hauptidee in einem einzigen Satz darstellen. Zur Veranschaulichung können wir die folgenden Ausdrücke haben:
- Unter Hinweis darauf, dass am Datum… Rechnung Nr.… Nicht gelöscht ist,…
- Die Mitgliedschaft in unserer Organisation versichert Ihnen auch ...
- Trotz der Tatsache, dass der Vertrag den Beginn der Arbeiten zum Datum von… vorsieht, beobachten wir mit Erstaunen und hatten Probleme, die von Herrn ……… gemeldeten Verzögerungen zu verstehen.
Die Zukunft: Schritt 3 des Plans
Dieser dritte und letzte Teil schließt die ersten beiden mit der Berichterstattung über Nachwirkungen zu kommen
Entweder drücken wir als Autor des Briefes unsere Absichten aus und können daher Ausdrücke des Typs verwenden:
- Heute kümmere ich mich persönlich um den Versand der von Ihnen angeforderten Artikel
- Wir sind bereit zu ersetzen ... natürlich unter Berücksichtigung des Originals.
- Bitte nähern Sie sich der Kasse… ..
Entweder äußern wir einen Wunsch, bitten oder ermutigen den Empfänger zu handeln oder zu reagieren. Wir können also folgende Formulierungen haben:
- Sie sind eingeladen, näher an die Theke zu kommen
- Ich bitte Sie daher, sich schnell an Ihre Experten zu wenden, um ...
- Ihre Schnelligkeit, diese Situation zu lösen, wird mit Spannung erwartet.
Der Zweck des Schreibens dieses Briefes kann möglicherweise von einem Argument begleitet sein:
- Sie werden die Situation so schnell wie möglich (objektiv) an die allgemeinen und spezifischen Bestimmungen des Vertrags anpassen. (Streit)
- Können Sie meine Lieferung so schnell wie möglich arrangieren? ? (Ziel) Es ist sinnlos, Sie daran zu erinnern, dass die Lieferung angesichts Ihrer Verkaufsbedingungen zum geplanten Termin erfolgen muss. (Streit)
Eine höfliche Formel, die wichtig ist, um Ihren professionellen Brief zu schließen !
Um einen professionellen Brief richtig zu beenden, ist es wichtig, einen höflichen Satz zu schreiben. In Wirklichkeit handelt es sich um eine doppelte höfliche Formel, die aus einem Ausdruck, aber auch aus einer Formel „Vorabschluss“ besteht.
Entweder haben wir eine Höflichkeitsformel, die eine gewisse Herzlichkeit widerspiegelt:
- Erhalten Sie im Voraus unseren Dank für ...
- Wir entschuldigen uns für diese unerwartete Situation
- Ich werde immer verfügbar sein, um es in einer Besprechung zu besprechen
- Sie können uns jederzeit kontaktieren, um ...
- Wir hoffen, dass dieses Angebot Ihren Erwartungen entspricht und stehen Ihnen natürlich für weitere Informationen zur Verfügung.
Entweder haben wir eine höfliche Formel:
- Wir bitten Sie, unsere besten Grüße anzunehmen, Madam, Sir.
- Bitte glauben Sie, Sir, an den Ausdruck unserer besten Gefühle.
- Bitte akzeptieren Sie, Frau, unsere besten Grüße.
Der Vorteil dieses Plans beim Schreiben eines professionellen Briefes liegt einerseits in seiner Nüchternheit beim Schreiben des Inhalts und andererseits in seiner Einfachheit des Lesens gegenüber dem Empfänger. Diese Zeitleiste wird jedoch nicht für komplexere und längere Inhalte empfohlen.
