Schreibe, um gelesen zu werden

Ein Kollege hat Ihnen gerade eine E-Mail über ein Meeting geschickt, das Sie in einer Stunde haben. Die E-Mail soll die wichtigsten Informationen enthalten, die Sie im Rahmen eines wichtigen Projekts präsentieren müssen.

Aber es gibt ein Problem: Die E-Mail ist so schlecht geschrieben, dass Sie die benötigten Daten nicht finden können. Es gibt Rechtschreibfehler und unvollständige Sätze. Die Absätze sind so lang und verwirrend, dass Sie dreimal so lange brauchen, um die gewünschten Informationen zu finden. Infolgedessen sind Sie schlecht auf das Meeting vorbereitet und es läuft nicht so gut, wie Sie es sich erhofft haben.

Haben Sie schon einmal eine ähnliche Situation erlebt? In einer Welt voller Informationen ist es wichtig, klar, prägnant und effektiv zu kommunizieren. Die Leute haben keine Zeit, E-Mails in Buchlänge zu lesen, und sie haben nicht die Geduld, E-Mails zu interpretieren, die schlecht aufgebaut sind und in denen nützliche Informationen überall verstreut sind.

Plus dein Schreibfertigkeiten gut sind, desto besser wird der Eindruck, den Sie auf Ihr Umfeld hinterlassen, einschließlich Ihres Chefs, Ihrer Kollegen und Ihrer Kunden. Man weiß nie, wie weit diese guten Eindrücke einen tragen werden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Schreibfähigkeiten verbessern und häufige Fehler vermeiden können.

Publikum und Format

Der erste Schritt zum klaren Schreiben ist die Wahl des geeigneten Formats. Müssen Sie eine formlose E-Mail senden? Einen ausführlichen Bericht schreiben? Oder einen formellen Brief schreiben?

Das Format wird zusammen mit Ihrem Publikum Ihre „Schreibstimme“ definieren, d. h. wie formell oder entspannt der Ton sein sollte. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an einen potenziellen Kunden schreiben, sollte diese den gleichen Ton haben wie eine E-Mail an einen Freund?

Bestimmt nicht.

Beginnen Sie damit, festzulegen, wer Ihre Nachricht lesen wird. Ist es für Führungskräfte, das gesamte Team oder eine kleine Gruppe, die an einer bestimmten Datei arbeitet? Bei allem, was Sie schreiben, müssen Ihre Leser oder Empfänger Ihren Ton sowie Aspekte des Inhalts definieren.

Komposition und Stil

Sobald Sie wissen, was Sie schreiben und für wen Sie schreiben, müssen Sie mit dem Schreiben beginnen.

Ein leerer, weißer Computerbildschirm wirkt oft einschüchternd. Es ist leicht, stecken zu bleiben, weil Sie nicht wissen, wie Sie anfangen sollen. Probieren Sie diese Tipps zum Verfassen und Formatieren Ihres Dokuments aus:

 

  • Beginnen Sie mit Ihrem Publikum: Denken Sie daran, dass Ihre Leser möglicherweise nichts von dem wissen, was Sie ihnen sagen. Was sollten sie zuerst wissen?
  • Erstellen Sie einen Plan: Dies ist besonders nützlich, wenn Sie ein längeres Dokument schreiben, z. B. einen Bericht, eine Präsentation oder eine Rede. Gliederungen helfen Ihnen zu erkennen, welche Schritte in welcher Reihenfolge auszuführen sind, und die Aufgabe in überschaubare Informationen zu unterteilen.
  • Versuchen Sie es mit ein wenig Empathie: Wenn Sie zum Beispiel eine Verkaufs-E-Mail für potenzielle Kunden schreiben, warum sollten sie sich für Ihr Produkt oder Ihr Verkaufsgespräch interessieren? Was ist der Nutzen für sie? Denken Sie jederzeit an die Bedürfnisse Ihres Publikums.
  • Verwenden Sie das rhetorische Dreieck: Wenn Sie versuchen, jemanden davon zu überzeugen, etwas zu tun, erklären Sie unbedingt, warum die Leute Ihnen zuhören sollten, vermitteln Sie Ihren Standpunkt auf eine Weise, die Ihr Publikum einbezieht, und präsentieren Sie die Informationen auf rationale und kohärente Weise.
  • Identifizieren Sie Ihr Hauptthema: Wenn Sie Schwierigkeiten haben, das Hauptthema Ihrer Nachricht zu definieren, tun Sie so, als hätten Sie noch 15 Sekunden Zeit, um Ihren Standpunkt zu erklären. Was sagst du ? Dies ist wahrscheinlich Ihr Hauptthema.
  • Verwenden Sie Klartext: Sofern Sie keine wissenschaftliche Arbeit schreiben, ist es normalerweise am besten, eine einfache, direkte Sprache zu verwenden. Verwenden Sie keine langen Worte, nur um Menschen zu beeindrucken.

Struktur

Ihr Dokument sollte so benutzerfreundlich wie möglich sein. Verwenden Sie Titel, Untertitel, Aufzählungszeichen und Zahlen so weit wie möglich, um den Text zu trennen.

Denn was könnte einfacher zu lesen sein: eine Seite voller langer Absätze oder eine Seite, die in kurze Absätze mit Abschnittsüberschriften und Aufzählungszeichen unterteilt ist? Ein einfach zu scannendes Dokument wird häufiger gelesen als ein Dokument mit langen, dichten Absätzen.

Überschriften sollten die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich ziehen. Die Verwendung von Fragen ist oft eine gute Idee, insbesondere in Anzeigentexten, da Fragen dazu beitragen, das Interesse und die Neugier des Lesers aufrechtzuerhalten.

Verwenden Sie in E-Mails und Vorschlägen kurze, sachliche Titel und Untertitel, z. B. die in diesem Artikel.

Das Hinzufügen von Grafiken ist auch eine intelligente Möglichkeit, Ihren Text zu trennen. Diese visuellen Hilfsmittel ermöglichen es dem Leser nicht nur, seine Aufmerksamkeit auf den Inhalt zu richten, sondern auch wichtige Informationen viel schneller als den Text zu übermitteln.

Grammatische Fehler

Sie wissen wahrscheinlich, dass Fehler in Ihrer E-Mail Ihre Arbeit unprofessionell aussehen lassen. Es ist wichtig, grobe Fehler zu vermeiden, indem Sie sich eine Rechtschreibprüfung besorgen und Ihre Rechtschreibung so weit wie möglich überarbeiten.

Hier sind einige Beispiele für häufig verwendete Wörter:

 

  • Ich sende / sende / sende dir

 

Wenn das Verb "Senden" ein Verb der ersten Gruppe ist, schreibt man immer in der ersten Person des Singulars "Ich sende" mit einem "E". "Sendung" ohne "e" ist ein Name ("eine Sendung") und kann mehrere sein: "Sendungen".

 

  • Ich schließe mich dir / ich schließe dich an

 

Man schreibt immer "Ich mache mit" mit einem "s". "Gelenk" mit einem "t" ist die Konjugation der dritten Person, die "er verbindet" ist.

 

  • Deadline / Deadline

 

Auch wenn "bumper" an einem weiblichen Namen angebracht ist, geben Sie der Versuchung nicht nach und schreiben Sie "bumper" immer ohne "e".

 

  • Empfehlung / Empfehlung

 

Wenn wir auf Englisch "Empfehlung" mit einem "e" schreiben, schreiben wir auf Französisch immer "Empfehlung" mit einem "A".

 

  • Gibt es / gibt es / gibt es

 

Wir fügen in fragenden Formeln ein euphonisches „t“ hinzu, um die Aussprache zu erleichtern und zwei Vokale nacheinander zu verhindern. Wir werden daher schreiben "ist da".

 

  • In Bezug auf / in Bezug auf

 

Man schreibt niemals "in Bezug auf" ohne "s". Bei der Verwendung dieses Ausdrucks gibt es tatsächlich immer mehrere "Ausdrücke".

 

  • Von / unter

 

Achten Sie darauf, sich nicht durch das Wort "außer" irreführen zu lassen, das mit einem "s" endet. Man schreibt niemals "unter" mit einem "s". Es ist eine Präposition und es ist unveränderlich.

 

  • Wie vereinbart / wie vereinbart

 

Sogar an einen weiblichen Namen geknüpft ist "wie vereinbart" immer unveränderlich und nimmt niemals ein "e" an.

 

  • Wartung / Service

Verwechseln Sie nicht den Namen und das Verb. Der Name "Interview" ohne "t" bezeichnet einen Austausch oder ein "Vorstellungsgespräch". Das konjugierte Verb in der dritten Person des Singulars "erhält" wird verwendet, wenn es darum geht, etwas zu tun.

Einige Ihrer Leser werden nicht perfekt in Rechtschreibung und Grammatik sein. Sie können es nicht bemerken, wenn Sie diese Fehler machen. Verwenden Sie dies jedoch nicht als Entschuldigung: Normalerweise wird es Menschen geben, insbesondere leitende Angestellte, die dies bemerken werden!

Aus diesem Grund sollte alles, was Sie schreiben, für alle Leser von akzeptabler Qualität sein.

Überprüfung

Der Feind eines guten Korrekturlesens ist die Geschwindigkeit. Viele Leute hetzen durch ihre E-Mails, aber so übersehen Sie Fehler. Befolgen Sie diese Anweisungen, um zu überprüfen, was Sie geschrieben haben:

  • Überprüfen Sie Ihre Kopf- und Fußzeilen: Leute ignorieren sie oft, um sich nur auf den Text zu konzentrieren. Nur weil die Überschriften groß und fett sind, bedeutet das nicht, dass sie fehlerfrei sind!
  • Lesen Sie die E-Mail vor: Dies zwingt Sie dazu, langsamer zu gehen, was bedeutet, dass Sie eher Fehler erkennen.
  • Verwenden Sie Ihren Finger, um dem Text zu folgen, während Sie lesen: Es ist eine andere Sache, die Ihnen beim Abbremsen hilft.
  • Beginnen Sie am Ende Ihres Textes: Lesen Sie einen Satz vom Ende bis zum Anfang erneut, damit Sie sich auf die Fehler und nicht auf den Inhalt konzentrieren können.