Heute ist E-Mail der beste Weg, um mit Leichtigkeit, Geschwindigkeit und Effizienz zu kommunizieren. Für den professionellen Austausch ist es der am häufigsten verwendete Weg.
Ein schreiben professionelle PostWir müssen bestimmte Kriterien, Tipps und Regeln einhalten, die wir Ihnen im gesamten Artikel erklären wollen.
Beispiel für einen Schreibplan für eine professionelle E-Mail
Manchmal kann es schwierig sein, die E-Mail in einem professionellen Kontext zu verwalten. Der Plan, der folgt, um eine professionelle E-Mail zu schreiben, muss dem Empfänger alle notwendigen Elemente kurz und präzise zur Verfügung stellen.
Um eine professionelle E-Mail zu schreiben, können Sie den folgenden Plan übernehmen:
- Ein klares und explizites Objekt
- Eine Beschwerdeformel
- Ein Anfang, der den Kontext der Kommunikation situieren muss
- Eine Höflichkeitsformel zum Schluss
- Eine Unterschrift
Wählen Sie den Betreff einer professionellen E-Mail
Es wird geschätzt, dass ein Fachmann durchschnittlich 100 E-Mails pro Tag erhalten kann. Sie müssen daher den Betreff Ihrer E-Mail auswählen, um sie zum Öffnen zu ermutigen. Dazu müssen folgende Regeln beachtet werden:
1 - Schreiben Sie ein kurzes Objekt
Um die Öffnungsrate Ihrer E-Mail zu erhöhen, empfehlen Experten, idealerweise einen Betreff mit maximal 50 Zeichen zu verwenden.
Sie haben nur einen begrenzten Platz zum Schreiben Ihres Objekts. Sie müssen also ein bestimmtes Objekt auswählen und Aktionsverben verwenden, die sich auf den Inhalt Ihrer E-Mail beziehen.
Im Allgemeinen werden lange Objekte schlecht auf Smartphones gelesen, die immer mehr von Profis verwendet werden, um ihre E-Mails zu überprüfen.
2-Passen Sie den Betreff Ihrer E-Mail an
Wenn möglich, müssen Sie den Namen und den Vornamen Ihrer Kontakte auf Objektebene angeben. Es ist ein Element, das die Öffnungsrate erhöhen kann.
Indem Sie die Details Ihres Empfängers auf die Ebene des Betreffs der E-Mail setzen, wird er sich wertgeschätzt und anerkannt fühlen, was ihn ermutigen wird, Ihre E-Mail zu öffnen und zu lesen.
Der Körper einer professionellen E-Mail
Um eine professionelle E-Mail zu schreiben, ist es ratsam, den Text Ihrer E-Mail klar zu schreiben, ohne vom Thema abzuweichen und alle basieren auf bestimmten Standards von Stil und Präsentation.
Achten Sie darauf, eine kurze E-Mail mit kurzen und präzisen Sätzen zu schreiben, die Ihrem Empfänger mehr Komfort bieten.
Hier sind einige Dinge zu beachten:
1 - Verwenden Sie eine klassische Schriftart
Bei den meisten E-Mail-Diensten kann der Benutzer die Schriftart und den Stil des Textes auswählen. Wenn es um geschäftliche E-Mails geht, wählen Sie eine klassische Schriftart wie "Times New Roman" oder "Arial".
Es wird nicht empfohlen, eine dekorative Schriftart zu verwenden.
Wir empfehlen auch:
- Übernehmen Sie eine lesbare Schriftgröße
- Vermeiden Sie Kursivschrift, Hervorhebungen oder Farben
- Nicht den ganzen Text in Großbuchstaben schreiben
2 - Eine gute Anrufformel schreiben
Für eine professionelle E-Mail ist es vorzuziehen, wie oben den Adressaten namentlich anzusprechen, wobei der Titel der Höflichkeit der Person gefolgt von seinem Nachnamen enthalten ist.
3-Stellen Sie sich im ersten Absatz vor
Wenn Sie zum ersten Mal an jemanden schreiben (zum Beispiel einen neuen Kunden), ist es sehr wichtig, sich vorzustellen und den Zweck Ihrer Nachricht kurz zu erklären.
Sie können dieser kleinen Präsentation ein oder zwei Sätze widmen.
4 - Die wichtigste Information in der Priorität
Nach Ihrer Präsentation gehen wir zum wichtigsten Punkt.
Es ist sehr interessant, die wichtigsten Informationen zu Beginn Ihrer E-Mail zu zitieren. Sie werden Ihre Empfängerzeit sparen, indem Sie Ihre Absichten erklären.
Sie müssen die Aufmerksamkeit Ihres Korrespondenten auf sich ziehen und direkt zur Sache kommen.
5 - Verwenden Sie ein formelles Vokabular
Da Sie eine professionelle E-Mail schreiben, müssen Sie einen guten Eindruck machen.
Wir empfehlen Ihnen, ganze Sätze höflich zu schreiben.
Es wird nicht empfohlen, Folgendes zu verwenden:
- Umgangssprache;
- Nutzlose Abkürzungen;
- Emoticons oder Emojis;
- Witze;
- Beleidigende Worte;
6 - Treffen Sie eine angemessene Schlussfolgerung
Um eine E-Mail fertig zu stellen, müssen wir uns Gedanken über die zu verwendende Unterschrift, den zu verabschiedenden Ton und die zu wählende Höflichkeitsformel machen.
Wir müssen bedenken, dass professionelle Kommunikation eine bleibt hoch codierte Sprache. Es ist sehr wichtig, die Regeln zu kennen und die am Ende der E-Mail zu verwendende Formel zu wählen.
Die verwendete Formel muss an die Qualität des Empfängers und den Kontext des Austauschs angepasst sein.
Wenn Sie beispielsweise mit einem Vorgesetzten oder einem Kunden sprechen, können Sie „Mit freundlichen Grüßen“ verwenden. Dies ist der am besten geeignete Ausdruck. Wenn es sich um einen Kollegen handelt, können wir unsere E-Mail mit dem Ausdruck "Gutes Ende des Tages!" Beenden. ""
In Bezug auf die Signatur können Sie Ihre E-Mail-Software so einstellen, dass am Ende unserer E-Mails automatisch eine personalisierte Signatur eingefügt wird.
Um effektiv zu sein, muss die Unterschrift kurz sein:
- Nicht mehr als 4 Zeilen;
- Nicht mehr als 70 Zeichen pro Zeile;
- Geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Funktion, den Namen des Unternehmens, Ihre Website-Adresse, Ihre Telefon- und Faxnummer und möglicherweise einen Link zu Ihrem LinkedIn- oder Viadeo-Profil ein.
Beispiel :
Robert Holliday
Vertreter der Firma Y
http: /www.votresite.com
Telefon. : 06 00 00 00 00 / Fax: 06 00 00 00 00
Mobil: 06 00 00 00 00
Einige höfliche Ausdrücke:
- Herzlich ;
- Freundliche Grüße ;
- Freundliche Grüße;
- Respektvoll ;
- Herzliche Grüße ;
- Freundliche Grüße ;
- Deine,
- Es ist eine Freude, Sie wiederzusehen.
- Herzliche Grüße ...
Für Leute, die wir besonders gut kennen, können wir herzliche Formeln wie "Hallo", "Freundschaften", "Wir sehen uns" verwenden ...
Andere Beispiele für klassische Formeln:
- Bitte akzeptieren Sie, Herr / Frau, den Ausdruck meiner ausgezeichneten Gefühle;
- Bitte akzeptieren Sie, Herr / Frau, den Ausdruck meiner herzlichen Grüße;
- Bitte empfangen Sie, Sir / Madam, meine besten Grüße;
- Bitte empfangen Sie, Herr / Frau, meine respektvollen und hingebungsvollen Gefühle;
- Bitte akzeptieren Sie, Sir / Madam, meine aufrichtigen Grüße;
- Bitte akzeptieren Sie, Herr / Frau, den Ausdruck meiner höchsten Rücksichtnahme;
- Indem ich Sie bitte, meine besten Grüße anzunehmen;
- Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit auf meine Anfrage;
- Würdigen Sie, Sir / Madam, die Hommage an meinen tiefen Respekt anzunehmen;
- Während Sie darauf warten, von Ihnen zu lesen, akzeptieren Sie bitte, Sir / Madam, die Zusicherung meiner höchsten Rücksichtnahme;
- Mit meinem Dank bitte ich Sie, hier, Sir / Madam, den Ausdruck meiner ausgezeichneten Gefühle zu finden;
7-Anhänge einschließen
Bei Anhängen vergessen Sie nicht, den Empfänger zu informieren, indem Sie diese im Text Ihrer E-Mail mit freundlicher Genehmigung erwähnen.
Es ist sehr interessant, die Größe und Anzahl der Anhänge zu erwähnen, die an den Empfänger gesendet werden.
Fokus: Die umgekehrte Pyramide
In Bezug auf die sogenannte umgekehrte Pyramidenmethode besteht es darin, den Text Ihrer professionellen E-Mail mit den Hauptinformationen Ihrer Nachricht zu beginnen und dann mit den anderen Informationen in absteigender Reihenfolge der Wichtigkeit fortzufahren.
Aber warum diese Methode anwenden?
Normalerweise liest sich der erste Satz besser als der Rest der Nachricht. Es muss attraktiv sein. Durch die Anwendung der umgekehrten Pyramidenmethode können wir die Aufmerksamkeit des Lesers leicht auf sich ziehen und ihn dazu bringen, die E-Mail bis zum Ende lesen zu wollen.
Was das Schreiben betrifft, ist es ratsam, maximal vier Absätze von jeweils 3 bis 4 zu verwenden, wobei man sich auf eine bestimmte Idee pro Absatz konzentriert.
Wenn Sie diese Methode anwenden möchten, empfehlen wir Ihnen:
- relativ kurze Sätze;
- Verknüpfen von Wörtern, um die Sätze miteinander zu verknüpfen;
- eine aktuelle und professionelle Sprache.
REMINDER
Wie Sie verstanden haben, hat eine professionelle E-Mail nichts mit einer an einen Freund gesendeten zu tun. Es gibt Regeln, die buchstabengetreu eingehalten werden müssen.
1-Behandeln Sie das Thema sorgfältig
Wie wir klar angegeben haben, müssen Sie das Betrefffeld (oder den Betreff) Ihrer beruflichen E-Mail korrekt schreiben. Es sollte prägnant und eindeutig sein. Ihr Empfänger muss den Inhalt Ihrer E-Mail sofort verstehen. Er kann also entscheiden, ob er es sofort öffnet oder später liest.
2-Um höflich zu sein
Wie Sie gut verstanden haben, ist es notwendig, die Begrüßungs- und Höflichkeitsformeln im Zusammenhang zu verwenden.
Die Formeln sollten kurz und sehr gut gewählt sein.
3 - Korrekte Rechtschreibfehler
Zuallererst müssen Sie Ihre E-Mails erneut lesen und sicherstellen, dass Sie die notwendigen Informationen nicht vergessen haben und warum sie nicht von jemand anderem gelesen werden. Es ist sehr interessant, die Meinung einer anderen Person zu haben.
Um Rechtschreib- und Grammatikfehler zu korrigieren, empfehlen wir Ihnen, Ihre E-Mail auf einem Textverarbeitungsprogramm zu kopieren und einzufügen und eine automatische Überprüfung durchzuführen. Auch wenn diese Software nicht alle Fehler korrigiert, kann es Ihnen helfen. Alternativ können Sie auch in professionelle Korrektursoftware investieren.
4 - Unterschreiben Sie Ihre E-Mail
Es ist sehr wichtig, eine Signatur zu Ihrer professionellen E-Mail hinzuzufügen. Sie müssen den oben aufgeführten Regeln folgen, um eine professionelle Unterschrift zu schreiben.
Durch die Erwähnung der verschiedenen Informationen zu Ihrer Funktion, Ihrem Unternehmen ... wird Ihr Empfänger schnell verstehen, mit wem er es zu tun hat.
5-Passen Sie Ihre E-Mails an
Wenn es allgemein ist, wird die E-Mail weniger wahrscheinlich gelesen. Sie müssen dem Empfänger das Gefühl geben, dass die E-Mail nur an ihn adressiert ist. Sie müssen also das Objekt anpassen und die zu adoptierende Formel auswählen, um Ihre E-Mail zu starten.
Wenn es sich um eine Gruppen-E-Mail handelt, ist es wichtig, unterschiedliche Listen zu erstellen, die den Merkmalen Ihrer Empfänger, ihren Vorlieben, ihren Interessen und ihrem Standort entsprechen. Durch die Segmentierung Ihrer Empfänger können Sie die Öffnungsrate Ihrer E-Mails erhöhen.
6-Give möchte die Mail öffnen
Wenn Sie eine professionelle E-Mail schreiben, müssen Sie den Empfänger immer dazu bringen, sie zu öffnen. Im Allgemeinen ist das Objekt das erste Element, das einen Korrespondenten dazu bringt, Ihre E-Mail zu öffnen und zu lesen. Also musst du deinem Objekt mehr Bedeutung geben, es heilen und es so attraktiv wie möglich machen.
In demselben Sinne sollten die ersten zwei Sätze Ihrer E-Mail den Empfänger dazu bringen, weiter zu lesen. Es empfiehlt sich, die wichtigsten Informationen am Anfang Ihrer E-Mail zu zitieren und die Neugier Ihres Gesprächspartners auszulösen.
7 - Vermeiden Sie betrügerische Objekte
Sie sollten niemals ein irreführendes Objekt verwenden, um die Öffnungsrate Ihrer E-Mails zu erhöhen.
Sie sollten wissen, dass Ihre E-Mail Ihr Image (oder das Ihrer Firma) vermittelt, deshalb ist es sehr wichtig, provokative und irreführende Objekte zu vermeiden. Das Objekt muss dem Inhalt Ihrer E-Mail entsprechen.
8 - Versetz dich in den Platz des Lesers
Empathie ist ein sehr wichtiges Element, das berücksichtigt werden muss. Sie müssen sich an die Stelle Ihres Empfängers setzen, um den Betreff Ihrer E-Mail richtig zu schreiben und attraktiv zu machen. Sie müssen sich in die Lage Ihres Korrespondenten versetzen und eine Reihe von Fragen auflisten, die er sich stellen kann. Anhand der Antworten können Sie den Titel Ihrer E-Mail anpassen.
9 - Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse
Persönliche Adressen wie lovelygirl @ ... oder Gentlemen @ ... sind absolut zu verbieten. Im Rahmen der beruflichen Beziehungen sprechen wir niemals mit einem Gesprächspartner, der diese Art von E-Mail-Adressen verwendet.
Es wird empfohlen, eine professionelle E-Mail-Adresse oder zumindest eine persönliche Adresse mit Ihrem Vor- und Nachnamen zu verwenden.
Die professionelle E-Mail erfordert eine sehr gute Kommunikation, ein präzises Vokabular, einen prägnanten Text, eine klare Anfrage und eine einwandfreie Rechtschreibung. Mit den Regeln, Tipps und Ratschlägen, die wir Ihnen gerade gegeben haben, können Sie eine attraktive E-Mail schreiben, die Ihren Empfänger sofort interessiert und sein Interesse weckt.
