Post oder Post: Was ist zu bevorzugen?
Das Versenden eines Briefes oder eines Briefes an einen Korrespondenten ist eine weit verbreitete Praxis. Auch wenn es heute die Möglichkeit gibt, eine Mail zu empfehlen, ist klar, dass die Mail mehr Geschwindigkeit bei der Übermittlung von Nachrichten garantiert. Es gibt jedoch Situationen im beruflichen Kontext, in denen die Verwendung einer E-Mail vorteilhafter ist als ein Brief. Der richtige Gebrauch von höflichen Ausdrücken sollte jedoch nicht vernachlässigt werden. Post oder Post: Was ist zu bevorzugen und welche Höflichkeitsformeln sind unter Umständen angebracht?
Wann Briefe verschicken?
Es ist ratsam, Briefe in bestimmten spezifischen Kontexten zu versenden. Manchmal ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Sie dies tun.
In der Arbeitswelt ist es üblich, ein Kündigungsschreiben zu versenden, ein Kündigungsgespräch einzuberufen oder die Probezeit zu unterbrechen, indem der Antrag oder die Entscheidung in einem Schreiben formalisiert wird.
In Bezug auf Kunden-Lieferanten-Beziehungen können wir unter anderem die Anschrift eines Briefes, die Mahnung bei unbezahlter Rechnung, die Entschuldigung nach der Lieferung eines mangelhaften Produkts oder die Mahnung zur Lieferung einer Bestellung anführen.
Wann sollten Sie lieber eine professionelle E-Mail versenden?
In der Praxis passt das Versenden eines Briefes zum täglichen Austausch, der im beruflichen Kontext stattfindet. Dies ist der Fall, wenn es darum geht, einem Interessenten ein Angebot zu senden, einen Kunden wegen einer überfälligen Rechnung neu zu starten oder Dokumente an einen Kollegen zu senden.
Aber es ist eine Sache zu wissen, wann man professionelle E-Mails verwendet, und eine andere ist, höfliche Ausdrücke gut zu verwenden.
Wie ist eine Folge-E-Mail aufgebaut?
Die Follow-up-E-Mail eines Kunden ist im Allgemeinen in 7 Teile gegliedert. Wir können unter diesen zitieren:
- Die personalisierte Höflichkeitsformel
- Der Haken
- Kontext
- Das Projekt
- Der Aufruf zum Handeln
- La-Übergang
- Der letzte höfliche Satz
Bezüglich der Höflichkeitsformel am Anfang der E-Mail wird empfohlen, diese zu personalisieren. Sie können zum Beispiel sagen: "Hallo + Nachname / Vorname".
Was die abschließende Höflichkeitsformel betrifft, können Sie diese annehmen: "Bis zu Ihrer Rückkehr wünsche ich Ihnen einen schönen Ausklang des Tages und bleibe natürlich verfügbar". Diese Höflichkeitsformel passt zu dem Kunden, mit dem Sie eine etwas umfangreichere Geschäftsbeziehung haben oder dem Kunden, den Sie im Besonderen kennen.
Wenn es um einen Kunden geht, mit dem Sie keine tägliche Beziehung aufgebaut haben, sollte die Höflichkeitsformel am Anfang der E-Mail vom Typ „Herr…“ oder „Frau…“ sein. Was die Höflichkeitsformel am Ende der E-Mail betrifft, können Sie die Formel "Bis zu Ihrer Rückkehr akzeptieren Sie bitte die Zusicherung meiner besten Gefühle" verwenden.
Um Angebote an einen Kunden zu übermitteln, ist die Struktur fast gleich. Um jedoch Dokumente an einen Kollegen zu senden, hindert Sie nichts daran, Hallo zu sagen. Am Ende der E-Mail werden auch höfliche Ausdrücke wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ empfohlen.
