Drucken Freundlich, PDF & Email

Die E-Mail ist eines der wichtigsten Kommunikationsmittel im beruflichen Umfeld. Einige neigen jedoch dazu, die Regeln zu vergessen. Dies, da die E-Mail als weniger formell angesehen wird als der Brief. Es ist wichtig zu wissen, dass diese dennoch eine funktionierende Schrift bleibt, auch wenn sie einen leichteren oder benutzerfreundlicheren Stil aufweist. Wie gelingt eine professionelle E-Mail? Entdecken Sie die Praktiken, die für eine Ausarbeitung nach den Regeln der Technik anzuwenden sind.

Die Betreffzeile der E-Mail muss kurz sein

Das erste, was Ihr Empfänger liest, ist natürlich der Betreff Ihrer E-Mail. Dies ist tatsächlich die einzige Zeile, die im Posteingang angezeigt wird. Aus diesem Grund muss es kurz, präzise und übersichtlich sein. Ebenso muss es einen Link mit dem Ziel Ihrer E-Mail enthalten (benachrichtigen, informieren, einladen…). Mit anderen Worten, der Empfänger muss schnell verstehen, was es ist, indem er nur den Betreff liest.

Der Betreff der E-Mail kann in einem Nominalsatz, einem Satz ohne Linkwort, einem Satz von 5 bis 7 Wörtern, einem Satz ohne Artikel formuliert werden. Hier einige Beispiele: "Auskunftsersuchen", "Bewerbung für die Stelle als ...", "Absage der CSE-Ausbildung vom 25 … ", etc.

Beachten Sie auch, dass das Fehlen eines Betreffs die E-Mail unerwünscht machen kann.

Die Startformel

Auch Anrufformular genannt, bezeichnet dies die ersten Worte der E-Mail. Mit anderen Worten, es sind die Worte, die den Kontakt zum Gesprächspartner sicherstellen.

Diese Berufungsformel hängt insbesondere von folgenden Faktoren ab:

  • Ihre Beziehung zum Empfänger: Kennen Sie den Empfänger? Wenn ja an welcher Stelle?
  • Der Kontext der Kommunikation: formell oder informell?
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Es liegt daher auf der Hand, dass Sie einen Vorgesetzten nicht so ansprechen werden, wie Sie einen Kollegen ansprechen. Ebenso ist es eine andere Formel, die Sie verwenden werden, wenn Sie einen Fremden ansprechen.

Nach der Berufungsformel folgt der erste Satz der E-Mail, der mit dem Betreff des professionellen Schreibens verknüpft werden muss.

Der Text der E-Mail

Erwägen Sie die Verwendung der umgekehrten Pyramidentechnik, um den Text Ihrer E-Mail zu schreiben. Dies besteht darin, mit den Hauptinformationen der E-Mail zu beginnen, die meistens die Wiederaufnahme des Betreffs der E-Mail sind. Danach müssen Sie die anderen Informationen in abnehmender Weise evozieren, d. h. vom Wichtigsten zum Unwesentlichen.

Der Grund, warum Sie sich für diese Methode entscheiden sollten, ist, dass der erste Teil eines Satzes am besten gelesen und am meisten erinnert wird. In einem 40-Wörter-Satz erinnern Sie sich normalerweise nur an 30% des ersten Teils.

Ihre E-Mail sollte in kurzen Sätzen und in professioneller Alltagssprache verfasst sein. Vermeiden Sie in diesem Sinne Fachbegriffe und achten Sie darauf, dass zwischen den Sätzen Verbindungswörter stehen.

Vergessen Sie schließlich nicht die höfliche Formel, um Ihre E-Mail zu beenden. Dann verwenden Sie am Ende eine kurze Höflichkeit und passen Sie sie an den Kontext des Austauschs, aber auch an Ihre Beziehung zum Empfänger an.