Το email είναι το κύριο εργαλείο επικοινωνίας που χρησιμοποιούμε στην εργασία. Ωστόσο, πρέπει να προσέχετε να μην το ευτελίζετε και να έχετε μια κακή συνήθεια να γράφετε γρήγορα και άσχημα. Ένα email που φεύγει πολύ γρήγορα μπορεί να είναι πολύ επικίνδυνο.
Τα μειονεκτήματα ενός email που έφυγε πολύ γρήγορα
Η αποστολή ενός email γραμμένου με προθυμία, ενόχληση ή ενόχληση θα βλάψει σοβαρά την αξιοπιστία σας. Πράγματι, ο αντίκτυπος στην εικόνα σας με τον παραλήπτη σας μπορεί να είναι καταστροφικός.
Έλλειψη σοβαρότητας
Όταν γράφετε ένα email γρήγορα και ούτως ή άλλως και το στέλνετε, η πρώτη εντύπωση που θα έχει ο συνομιλητής σας είναι ότι δεν έχετε σοβαρότητα. Υπάρχει ένα ελάχιστο σεβασμό.
Με αυτόν τον τρόπο, ο παραλήπτης σας θα πει στον εαυτό του ότι δεν παίρνετε στα σοβαρά αυτό που κάνετε. Τι πρέπει να σκεφτόμαστε για ένα άτομο που στέλνει ένα email χωρίς ευγενικό ή χωρίς θέμα;
Έλλειψη φροντίδας
Το άτομο που διαβάζει το email σας θα δυσκολευτεί να σας θεωρήσει επαγγελματία. Θα σκεφτεί ότι αν δεν έχετε καταφέρει να οργανωθείτε για να γράψετε ένα σωστό email, δεν θα μπορείτε να κατανοήσετε πλήρως τις ανάγκες της. Αυτό μπορεί να σας επηρεάσει ακόμη περισσότερο εάν μιλάτε με έναν πελάτη, είτε σε ένα πλαίσιο B2B είτε B2C.
Έλλειψη προσοχής
Τέλος, ο παραλήπτης θα πει στον εαυτό του ότι δεν τον εκτιμάτε, γι' αυτό δεν αφιερώσατε τον απαραίτητο χρόνο για να γράψετε ένα κανονικό email. Σε άλλες περιπτώσεις, μπορεί να αναρωτιούνται αν γνωρίζετε πραγματικά την ταυτότητα και την κατάστασή τους. Στην πραγματικότητα, μπορείτε να μιλήσετε με έναν διευθυντή χωρίς να το γνωρίζετε, εξ ου και η σημασία του να αφιερώνετε χρόνο στην επαγγελματική σας γραφή.
Η αλληλογραφία έφυγε πολύ γρήγορα: οι συνέπειες
Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φεύγει πολύ γρήγορα μπορεί να επηρεάσει τη φήμη σας και τη δική σας εγκατάσταση.
Πράγματι, ο παραλήπτης μπορεί να αγανακτήσει και να απευθυνθεί στους ανωτέρους σας να ζητήσει να του βάλουμε άλλον συνομιλητή στη διάθεσή του. Αυτό είναι ακόμη πιο πιθανό όταν πρόκειται για έναν εταίρο ή έναν επενδυτή. Έτσι, μπορείτε να χάσετε το προνόμιο επικοινωνίας με τους σημαντικότερους παίκτες της εταιρείας σας.
Επίσης, η φήμη σας θα αμαυρωθεί μέσα στην εταιρεία η οποία δεν θα σας εμπιστεύεται πλέον να σας αναθέσει ορισμένα καθήκοντα. Κάτι που μπορεί να περιορίσει σημαντικά τις προοπτικές σταδιοδρομίας σας. Είναι προφανές ότι αυτό δεν θα δώσει σύντομα προαγωγή σε έναν υπάλληλο που δεν δίνει μεγάλη σημασία στην επαγγελματική γραφή.
Τέλος, μπορείτε να χάσετε πελάτες ή υποψήφιους πελάτες γράφοντας ένα email πολύ γρήγορα. Δεν αισθάνονται ότι θεωρούνται στην εύλογη αξία τους και θα στραφούν σε άλλη εταιρεία.
Το email είναι μια επαγγελματική γραφή της οποίας είναι απαραίτητο να τηρούνται οι χρήσεις καθώς και οι κανόνες. Με αυτή την έννοια, οι σωστές προτάσεις καθώς και οι ευγενικές εκφράσεις δεν πρέπει να παραβλέπονται. Τέλος, αποφύγετε να γράψετε ένα συναισθηματικό email με κάθε κόστος. Η ακατάλληλη γλώσσα καθώς και οι λάθος λέξεις αναπόφευκτα θα σας βλάψουν.
