Ευγενικές εκφράσεις: Μερικά λάθη προς αποφυγή!
Συνοδευτική επιστολή, ευχαριστήρια επιστολή, επαγγελματικό email... Είναι αμέτρητες οι περιπτώσεις που ευγενικές φόρμουλες χρησιμοποιούνται, τόσο σε διοικητικές επιστολές όσο και σε επαγγελματικά email. Ωστόσο, υπάρχουν τόσες πολλές ευγενικές εκφράσεις που περιλαμβάνονται σε ένα επαγγελματικό email που μπορεί γρήγορα να μπερδευτεί. Σε αυτήν την παρτίδα, εντοπίσαμε, για εσάς, μερικά από αυτά που πρέπει να διώξετε. Είναι πράγματι αντιπαραγωγικοί. Εάν θέλετε να βελτιώσετε την ποιότητα των επαγγελματικών σας email, έχετε έρθει στο σωστό μέρος.
Παρακαλώ απαντήστε μου ή Ευχαριστώ εκ των προτέρων: Μορφές ευγένειας προς αποφυγή
Είναι λάθος να πιστεύουμε ότι το να ευχαριστήσουμε έναν ανώτερο ή έναν πελάτη εκ των προτέρων θα τους ενθαρρύνει να είναι ευνοϊκοί για το αίτημά μας ή το αίτημά μας. Αλλά στην πραγματικότητα, ευχαριστούμε μόνο για μια υπηρεσία που έχει ήδη προσφερθεί και όχι για μελλοντική βοήθεια.
Ενώ βρίσκεστε σε επαγγελματικό πλαίσιο, κάθε φόρμουλα έχει τη σημασία της και η ψυχολογική επίδραση των λέξεων δεν πρέπει να παραμεληθεί. Η ιδέα είναι πράγματι να δημιουργήσει δέσμευση με τον συνομιλητή. Σε αυτή την περίπτωση, γιατί να μην χρησιμοποιήσετε την προστακτική;
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία ενώ παραμένετε ευγενικοί. Αντί να γράψετε «Ευχαριστώ που μου απαντήσατε», είναι μάλλον καλύτερο να πείτε: «Παρακαλώ απαντήστε μου» ή μάλλον «Να ξέρετε ότι μπορείτε να με προσεγγίσετε στο ...». Σίγουρα πιστεύετε ότι αυτές οι φόρμουλες είναι κάπως επιθετικές ή σε έναν αυταρχικό τόνο.
Κι όμως, αυτές είναι πολύ ελκυστικές εκφράσεις ευγένειας που δίνουν προσωπικότητα στον αποστολέα του email σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον. Αυτό έρχεται σε αντίθεση με πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έχουν ενθουσιασμό ή θεωρούνται πολύ δειλά.
Ευγενικοί τύποι με αρνητικές προεκτάσεις: Γιατί να τις αποφύγετε;
"Μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου" ή "Θα είμαστε σίγουροι ότι θα επικοινωνήσουμε μαζί σας". Όλες αυτές είναι ευγενικές εκφράσεις με αρνητικούς τόνους που είναι σημαντικό να αποκλείσετε από τα επαγγελματικά σας email.
Είναι αλήθεια ότι πρόκειται για θετικούς τύπους. Αλλά το γεγονός ότι εκφράζονται με αρνητικούς όρους τις κάνει μερικές φορές αντιπαραγωγικές. Είναι πράγματι αποδεδειγμένο από τη νευροεπιστήμη, ότι ο εγκέφαλός μας τείνει να αγνοεί την άρνηση. Οι αρνητικές φόρμουλες δεν μας ωθούν στη δράση και τις περισσότερες φορές είναι πιο βαριές.
Έτσι, αντί να πείτε "Νιώστε ελεύθεροι να δημιουργήσετε τον λογαριασμό σας", είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε "Παρακαλώ δημιουργήστε τον λογαριασμό σας" ή "Γνωρίστε ότι μπορείτε να δημιουργήσετε τον λογαριασμό σας". Αρκετές μελέτες έχουν πράγματι αποκαλύψει ότι τα θετικά μηνύματα που διατυπώνονται σε αρνητική λειτουργία παράγουν πολύ μικρό ποσοστό μετατροπής.
Με τη φιλοδοξία να δεσμεύσετε τους ανταποκριτές σας στα επαγγελματικά σας email. Θα κερδίσετε πολλά επιλέγοντας καταφατικές εκφράσεις ευγένειας. Ο αναγνώστης σας θα νιώσει περισσότερο προβληματισμένος με την προτροπή ή το αίτημά σας.
