Η έκθεση: 4 βασικά σημεία που πρέπει να γνωρίζετε για να πετύχετε
Πρέπει να κάνετε ένα έκθεσηή μια αναφορά, κατόπιν αιτήματος του διαχειριστή σας. Όμως, δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε ή πώς να το διατυπώσετε.
Εδώ, αποκαλύπτω μια απλή διαδικασία στα σημεία 4 προκειμένου να συνειδητοποιήσω αυτήν την έκθεση αποτελεσματικά και με κάποια ταχύτητα. Πρέπει να είναι γραμμένο σε μια λογική χρονολόγηση.
Ποια είναι η χρήση μιας αναφοράς;
Δίνει τη δυνατότητα στο άτομο για το οποίο προορίζεται να μπορεί να βασιστεί τα δεδομένα που παρουσιάζονται να αποφασίσει για μια ενέργεια. Οι πληροφορίες που καταγράφονται στην αναφορά καθιστούν δυνατή την απάντηση σε μία ή περισσότερες ερωτήσεις που είναι απαραίτητες για τη λήψη αποφάσεων.
Τούτου λεχθέντος, ένας υπάλληλος είναι σε θέση να συντάξει μια έκθεση προκειμένου να προσφέρει προτάσεις στον προϊστάμενό της σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα, προκειμένου να επιφέρει βελτιώσεις, για παράδειγμα σχετικά με την οργάνωση μιας υπηρεσίας ή την αντικατάσταση υλικά. Μια έκθεση είναι ένας εξαιρετικός τρόπος επικοινωνίας μεταξύ ενός ανώτερου και των υφισταμένων του.
Ανάλογα με τον σκοπό της έκθεσης, η παρουσίασή της μπορεί να είναι διαφορετική, ωστόσο η διαδικασία που περιγράφω παρακάτω ισχύει για όλες τις αναφορές που θα πρέπει να κάνετε.
Πρώτο σημείο - Το αίτημα πρέπει να είναι ακριβές και σαφές.
Αυτό το πρώτο σημείο θα είναι το βασικό σημείο στο οποίο θα βασιστεί όλη η δουλειά σας. Θα οριοθετήσει επίσης τη σχετική περιοχή.
Ο αποδέκτης της έκθεσης
- Τι ακριβώς θέλει από την αναφορά σας;
- Ποιοι είναι οι στόχοι και οι στόχοι της έκθεσης γι 'αυτόν;
- Πόσο χρήσιμη θα είναι η αναφορά για τον παραλήπτη σας;
- Γνωρίζει ο παραλήπτης το θέμα;
- Γνωρίστε τι είναι η γνώση του ώστε να μην επαναλάβετε ήδη γνωστές πληροφορίες.
Η υπόθεση και οι λεπτομέρειες
- Ποια είναι η κατάσταση;
- Ποιοι είναι οι λόγοι που συνδέονται με το αίτημα για την έκθεση: δυσκολίες, μετασχηματισμοί, εξελίξεις, τροποποιήσεις, βελτιώσεις;
Δεύτερο σημείο - εξετάστε, επιλέξτε και συγκεντρώστε τις βασικές πληροφορίες.
Οι πληροφορίες μπορούν να είναι πολλές, είτε σημειώσεις, έγγραφα ή άλλες εκθέσεις, και διάφορες πηγές, αλλά αυτό που είναι σημαντικό είναι να είναι επιλεκτικό να θυμόμαστε μόνο εκείνες που είναι ουσιώδεις, ουσιώδεις και ουσιώδεις και να μην παρασυρθεί από πληροφορίες λιγότερο ενδιαφέροντος ή επαναλαμβανόμενες που θα μπορούσαν να βλάψουν την τελική έκθεση. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε μόνο τις πιο κατάλληλες πληροφορίες που αντιστοιχούν στην απαιτούμενη αναφορά.
Τρίτο σημείο - οργάνωση και εφαρμογή του σχεδίου
Συνήθως, το σχέδιο ξεκινάει με μια εισαγωγή, στη συνέχεια συνεχίζεται με την ανάπτυξη και τελειώνει με ένα συμπέρασμα.
Παρακάτω, το εκτεθειμένο σχέδιο είναι αυτό που γενικά πληρούται. Ο ρόλος της εισαγωγής και του συμπεράσματος δεν διαφέρουν, διατηρώντας τον εγγενή ρόλο τους. Αντίθετα, η εξέλιξη μπορεί να σχεδιαστεί με μεταβλητό τρόπο σύμφωνα με την έκθεση που θα πρέπει να συνειδητοποιήσετε.
Εισαγωγή της έκθεσης
Παρέχει βασικές πληροφορίες που σχετίζονται με τον ίδιο τον λόγο της έκθεσης. τα κίνητρά του, τις προθέσεις του, τον λόγο ύπαρξής του, τα προνόμιά του.
Οι πληροφορίες αυτές πρέπει να συγκεντρώνουν με λίγα λόγια τον σκοπό της έκθεσης, σε ένα συνοπτικό κείμενο ενώ είναι λεπτομερείς και πλήρεις.
Είναι απολύτως αναπόφευκτο να αγνοηθεί η εισαγωγή, καθώς περιγράφει εκ των προτέρων τα ακριβή δεδομένα του αιτήματος που επιτρέπουν τόσο στον παραλήπτη όσο και στον συγγραφέα της έκθεσης να είναι σίγουροι για την αμοιβαία κατανόηση. Βοηθά επίσης να θυμόμαστε τους όρους της αίτησης, την κατάσταση, τους όρους όταν η έκθεση δεν εξετάζεται άμεσα ή αν είναι απαραίτητο να την επανεξετάσουμε αργότερα.
Η ανάπτυξη της έκθεσης
Η ανάπτυξη χωρίζεται σε τρεις ενότητες.
- Μια απτή και αμερόληπτη απογραφή της κατάστασης ή του πλαισίου, δηλαδή μιας λεπτομερούς δήλωσης για το τι έχει ήδη εφαρμοστεί.
- Μια σαφής κρίση για το τι υπάρχει και τονίζει τόσο τις θετικές όσο και τις αρνητικές πτυχές, ενώ ταυτόχρονα προτείνει μια ανάλυση όσο το δυνατόν πιο υποβλητική και συγκεκριμένη.
- Συμβουλές, προτάσεις και συστάσεις, οι οποίες, στο μέτρο του δυνατού, συνδέονται με τα οφέλη που τους αποφέρουν.
Το συμπέρασμα της έκθεσης
Δεν πρέπει να περιέχει κανένα νέο θέμα που δεν θα είχε αναφερθεί στην ανάπτυξη. Χωρίς να είναι μια σύντομη ομιλία της ανάπτυξης, είναι εκεί να φέρει μια απάντηση προτείνοντας σαφώς μία ή τις ακόλουθες λύσεις στις συστάσεις που καθορίζονται σε αυτό.
Τέταρτο σημείο - Σύνταξη της έκθεσης
Ορισμένοι κανόνες που είναι κοινές σε όλα τα άρθρα πρέπει να γίνονται σεβαστά. Θα δοθεί έμφαση σε ένα κατανοητό και προσιτό λεξιλόγιο άψογη ορθογραφία για περισσότερο επαγγελματισμό, σύντομες ποινές για μια καλύτερη κατανόηση, μια ευάερη δομή των παραγράφων για μια καλή ευχέρεια ανάγνωσης.
Η ιδιαίτερη φροντίδα με τη μορφή της έκθεσής της μπορεί να προσφέρει στον αναγνώστη ή τον παραλήπτη μια ευκολία και την άνεση της ανάγνωσης.
- Πρέπει να είστε σύντομος και σαφής στη γραφή σας
- Για να εξασφαλίσετε καλύτερη ρευστότητα κατά την ανάγνωση της αναφοράς, παραπέμψτε τον αναγνώστη σε ένα παράρτημα το οποίο θα φέρει ορισμένες συμπληρώσεις στις εξηγήσεις σας όταν αυτό είναι απαραίτητο.
- Σχεδιάστε μια σύνοψη όταν η αναφορά σας εκτείνεται σε περισσότερες από τρεις σελίδες, γεγονός που επιτρέπει στον παραλήπτη να προσανατολιστεί στην ανάγνωσή του, αν είναι η επιλογή του.
- Όταν είναι αποδοτικό ή απαραίτητο, ενσωματώστε πίνακες και άλλα γραφήματα που αντικατοπτρίζουν τη γραφή σας για να απεικονίσουν τα δεδομένα. Μπορούν να είναι απαραίτητες σε ορισμένες περιπτώσεις για μια καλή κατανόηση.
- Μην παραλείψετε τους τίτλους και τους υπότιτλους να οριοθετήσετε κάθε μέρος της αναφοράς σας για να κερδίσετε, και εκεί, με ρευστότητα.
Συμπερασματικά: Τι να θυμάστε
- Η σωστή ερμηνεία και κατανόηση της εφαρμογής σας επιτρέπει να απαντάτε χωρίς να είστε δίπλα στο θέμα για να κερδίσετε αποτελεσματικότητα.
- Στην έκθεσή σας, μπορείτε να μοιραστείτε τις ιδέες σας παίρνοντας θέση εναντίον της απλής έκθεσης.
- Για να είναι αποτελεσματική, η αναφορά σας πρέπει να παρέχει απαντήσεις στις ερωτήσεις που θέτει ο παραλήπτης της, εξ ου και το κυρίαρχο ενδιαφέρον ολόκληρης της παρουσίασής της. σύνταξη, δομή, δήλωση και το ξετύλιγμά του. εισαγωγή, ανάπτυξη, συμπέρασμα.
- Εξηγήστε τα επιχειρήματά σας, τις παρατηρήσεις και τις προτεινόμενες λύσεις.
Να θα σας επιτρέψει να ξαναβρείτε την φόρμα σας στο Microsoft Word, αυτή η παράκαμψη 15 λεπτών στο YouTube θα είναι κάτι περισσότερο από χρήσιμο για εσάς.
