Γράψτε για να διαβάσετε

Ένας συνάδελφος μόλις σας έστειλε email για μια συνάντηση που έχετε σε μια ώρα. Το email υποτίθεται ότι περιέχει τις βασικές πληροφορίες που πρέπει να παρουσιάσετε, ως μέρος ενός σημαντικού έργου.

Αλλά υπάρχει ένα πρόβλημα: το email είναι τόσο άσχημα γραμμένο που δεν μπορείτε να βρείτε τα δεδομένα που χρειάζεστε. Υπάρχουν ορθογραφικά λάθη και ελλιπείς προτάσεις. Οι παράγραφοι είναι τόσο μεγάλες και μπερδεμένες που σας παίρνει τρεις φορές περισσότερο από όσο χρειάζεται για να βρείτε τις πληροφορίες που θέλετε. Ως αποτέλεσμα, δεν είστε προετοιμασμένοι για τη συνάντηση και δεν πάει τόσο καλά όσο περιμένατε.

Έχετε αντιμετωπίσει ποτέ παρόμοια κατάσταση; Σε έναν κόσμο υπερφορτωμένο με πληροφορίες, είναι απαραίτητο να επικοινωνούμε με σαφήνεια, σύντομη και αποτελεσματική επικοινωνία. Οι άνθρωποι δεν έχουν χρόνο να διαβάσουν ηλεκτρονικά μηνύματα σε βιβλία και δεν έχουν την υπομονή να ερμηνεύουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι κακώς κατασκευασμένα και όπου χρήσιμες πληροφορίες είναι διάσπαρτες παντού.

Πλέον σου γραπτές δεξιότητες είναι καλές, τόσο καλύτερη είναι η εντύπωση που θα κάνετε στους γύρω σας, συμπεριλαμβανομένου του αφεντικού, των συναδέλφων και των πελατών σας. Ποτέ δεν ξέρεις πόσο μακριά θα σε πάνε αυτές οι καλές εντυπώσεις.

Σε αυτό το άρθρο, θα δούμε πώς μπορείτε να βελτιώσετε τις δεξιότητες γραφής και να αποφύγετε τα κοινά λάθη.

Κοινό και μορφή

Το πρώτο βήμα για να γράψετε ξεκάθαρα είναι να επιλέξετε την κατάλληλη μορφή. Χρειάζεται να στείλετε ένα άτυπο email; Γράψτε μια λεπτομερή αναφορά; Ή γράψτε μια επίσημη επιστολή;

Η μορφή, μαζί με το κοινό σας, θα καθορίσει τη «φωνή γραφής», δηλαδή πόσο επίσημος ή χαλαρός θα πρέπει να είναι ο τόνος. Για παράδειγμα, εάν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν πιθανό πελάτη, θα πρέπει να έχει τον ίδιο τόνο με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν φίλο;

Σίγουρα όχι.

Ξεκινήστε προσδιορίζοντας ποιος θα διαβάσει το μήνυμά σας. Είναι για ανώτερα στελέχη, ολόκληρη την ομάδα ή μια μικρή ομάδα που εργάζεται σε ένα συγκεκριμένο αρχείο; Σε ό,τι γράφετε, οι αναγνώστες ή οι παραλήπτες σας πρέπει να ορίζουν τον τόνο σας καθώς και πτυχές του περιεχομένου.

Σύνθεση και στυλ

Μόλις ξέρετε τι γράφετε και για τον οποίο γράφετε, πρέπει να αρχίσετε να γράφετε.

Μια κενή, λευκή οθόνη υπολογιστή είναι συχνά εκφοβιστική. Είναι εύκολο να κολλήσεις γιατί δεν ξέρεις πώς να ξεκινήσεις. Δοκιμάστε αυτές τις συμβουλές για τη σύνθεση και τη μορφοποίηση του εγγράφου σας:

 

  • Ξεκινήστε με το κοινό σας: Να θυμάστε ότι οι αναγνώστες σας μπορεί να μην ξέρουν τίποτα από αυτά που τους λέτε. Τι πρέπει να ξέρουν πρώτα;
  • Δημιουργήστε ένα σχέδιο: Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν γράφετε ένα μεγαλύτερο έγγραφο, όπως μια έκθεση, μια παρουσίαση ή μια ομιλία. Τα περιγράμματα σάς βοηθούν να προσδιορίσετε ποια βήματα πρέπει να ακολουθήσετε με ποια σειρά και να αναλύσετε την εργασία σε διαχειρίσιμες πληροφορίες.
  • Δοκιμάστε λίγη ενσυναίσθηση: Για παράδειγμα, εάν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πωλήσεων για δυνητικούς πελάτες, γιατί θα πρέπει να ενδιαφέρονται για το προϊόν σας ή την προσφορά πωλήσεών σας; Ποιο είναι το όφελος για αυτούς; Να θυμάστε τις ανάγκες του κοινού σας ανά πάσα στιγμή.
  • Χρησιμοποιήστε το ρητορικό τρίγωνο: Εάν προσπαθείτε να πείσετε κάποιον να κάνει κάτι, φροντίστε να εξηγήσετε γιατί οι άνθρωποι πρέπει να σας ακούνε, να παραδώσετε το μήνυμά σας με τρόπο που θα προσελκύσει το κοινό σας και να παρουσιάσετε τις πληροφορίες με ορθολογικό και συνεκτικό τρόπο.
  • Προσδιορίστε το κύριο θέμα σας: Εάν δυσκολεύεστε να ορίσετε το κύριο θέμα του μηνύματός σας, προσποιηθείτε ότι σας απομένουν 15 δευτερόλεπτα για να εξηγήσετε τη θέση σας. Τι λες ? Αυτό είναι ίσως το κύριο θέμα σας.
  • Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα: Αν δεν γράφετε μια επιστημονική εργασία, είναι συνήθως καλύτερο να χρησιμοποιείτε απλή, απλή γλώσσα. Μην χρησιμοποιείτε μακροσκελή λόγια μόνο για να εντυπωσιάσετε τους ανθρώπους.

Structure

Το έγγραφό σας πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο φιλικό προς το χρήστη. Χρησιμοποιήστε τίτλους, υπότιτλους, κουκκίδες και αριθμούς όσο το δυνατόν περισσότερο για να διαχωρίσετε το κείμενο.

Τελικά, τι θα μπορούσε να είναι ευκολότερο να διαβαστεί: μια σελίδα γεμάτη με μεγάλες παραγράφους ή μια σελίδα χωρισμένη σε σύντομες παραγράφους με επικεφαλίδες ενοτήτων και κουκκίδες; Ένα έγγραφο που είναι εύκολο να σαρωθεί θα διαβάζεται πιο συχνά από ένα έγγραφο με μεγάλες, πυκνές παραγράφους.

Οι επικεφαλίδες πρέπει να τραβούν την προσοχή του αναγνώστη. Η χρήση ερωτήσεων είναι συχνά μια καλή ιδέα, ειδικά σε αντίγραφα διαφημίσεων, επειδή οι ερωτήσεις βοηθούν τον αναγνώστη να κρατήσει το ενδιαφέρον και την περιέργεια.

Στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις προτάσεις, χρησιμοποιήστε τους κοντινούς τίτλους και τους υπότιτλους, όπως αυτούς του παρόντος άρθρου.

Η προσθήκη γραφικών είναι επίσης έξυπνος τρόπος για να διαχωρίσετε το κείμενό σας. Αυτά τα οπτικά βοηθήματα όχι μόνο επιτρέπουν στον αναγνώστη να κρατήσει την προσοχή του στο περιεχόμενο, αλλά και να μεταδώσει σημαντικές πληροφορίες πολύ πιο γρήγορα από το κείμενο.

Γραμματικά σφάλματα

Πιθανότατα γνωρίζετε ότι τα λάθη στο email σας θα κάνουν τη δουλειά σας να φαίνεται αντιεπαγγελματική. Είναι απαραίτητο να αποφύγετε τα χονδροειδή λάθη παίρνοντας τον ορθογραφικό έλεγχο και αναθεωρώντας την ορθογραφία σας όσο το δυνατόν περισσότερο.

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα κοινώς χρησιμοποιούμενων λέξεων:

 

  • Στέλνω / στέλνω / σάς στέλνω

 

Το ρήμα "να στείλει" είναι ρήμα της πρώτης ομάδας, κάποιος θα γράφει πάντα στο πρώτο άτομο του μοναδικού "στέλνω" με ένα "e". "Αποστολή" χωρίς "e" είναι ένα όνομα ("αποστολή") και μπορεί να είναι πληθυντικός: "αποστολές".

 

  • Θα έρθω μαζί σας / εγώ μαζί σας

 

Κάποιος θα γράφει πάντα "Εγώ μαζί σας" με ένα "s". "Κοινή" με ένα "t" είναι η σύζευξη του τρίτου ατόμου μοναδικού "ενώνει".

 

  • Προθεσμία / προθεσμία

 

Ακόμα κι αν ο "προφυλακτήρας" είναι τοποθετημένος σε ένα θηλυκό όνομα, μην δώστε τον πειρασμό και γράψτε πάντα "προφυλακτήρα" χωρίς "e".

 

  • Σύσταση / σύσταση

 

Αν στα αγγλικά γράφουμε "σύσταση" με ένα γράμμα "e", στα γαλλικά γράφουμε πάντα "σύσταση" με ένα "a".

 

  • Υπάρχει / υπάρχει / υπάρχει

 

Προσθέτουμε ένα ευφωνικό «t» σε ερωτηματικούς τύπους για να διευκολύνουμε την προφορά και να αποτρέψουμε δύο φωνήεντα διαδοχικά. Θα γράψουμε λοιπόν "είναι εκεί".

 

  • Όσον αφορά / όσον αφορά το

 

Κάποιος ποτέ δεν γράφει "με όρους" χωρίς "s". Υπάρχουν πράγματι πάντα αρκετοί "όροι" στη χρήση αυτής της έκφρασης.

 

  • Από / μεταξύ

 

Προσέξτε να μην παραπλανηθείτε από τη λέξη "εκτός" που τελειώνει με ένα "s". Κάποιος δεν γράφει ποτέ "μεταξύ" με ένα "s". Είναι πρόθεση και είναι αμετάβλητη.

 

  • Όπως συμφωνήθηκε / συμφωνήθηκε

 

Ακόμη και σε θηλυκό όνομα, "όπως συμφωνήθηκε" είναι πάντα αμετάβλητο και ποτέ δεν παίρνει ένα "e".

 

  • Συντήρηση / συντήρηση

Μη συγχέετε το όνομα και το ρήμα. Το όνομα "συνέντευξη" χωρίς "t" περιγράφει μια ανταλλαγή ή μια "συνέντευξη εργασίας". Το συζυγικό ρήμα στο τρίτο πρόσωπο του μοναδικού "διατηρεί" χρησιμοποιείται όταν πρόκειται να κάνει τη δράση της διατήρησης κάτι.

Μερικοί από τους αναγνώστες σας δεν θα είναι τέλειοι στην ορθογραφία και τη γραμματική. Μπορεί να μην παρατηρήσουν αν κάνετε αυτά τα λάθη. Αλλά μην το χρησιμοποιείτε ως δικαιολογία: συνήθως θα υπάρχουν άνθρωποι, ειδικά ανώτερα στελέχη, που θα παρατηρήσουν!

Για το λόγο αυτό, οτιδήποτε γράψετε θα πρέπει να είναι αποδεκτής ποιότητας για όλους τους αναγνώστες.

επαλήθευση

Ο εχθρός μιας καλής διόρθωσης είναι η ταχύτητα. Πολλοί άνθρωποι βιάζονται μέσω των email τους, αλλά έτσι χάνετε τα λάθη. Ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες για να επαληθεύσετε αυτό που γράψατε:

  • Ελέγξτε τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα σας: Οι άνθρωποι συχνά τα αγνοούν για να επικεντρωθούν μόνο στο κείμενο. Ακριβώς επειδή οι κεφαλίδες είναι μεγάλες και έντονες δεν σημαίνει ότι είναι χωρίς σφάλματα!
  • Διαβάστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δυνατά: Αυτό σας αναγκάζει να πάτε πιο αργά, πράγμα που σημαίνει ότι είναι πιο πιθανό να εντοπίσετε σφάλματα.
  • Χρησιμοποιήστε το δάκτυλό σας για να ακολουθήσετε το κείμενο καθώς διαβάζετε: Είναι ένα άλλο πράγμα που σας βοηθά να επιβραδύνετε.
  • Ξεκινήστε στο τέλος του κειμένου σας: Ξαναδιαβάσετε μια πρόταση από το τέλος προς την αρχή, σας βοηθά να εστιάσετε στα σφάλματα και όχι στο περιεχόμενο.