Το email είναι το προτιμώμενο εργαλείο επικοινωνίας για τους περισσότερους από εμάς. Το e-mail είναι υπέροχο γιατί δεν χρειάζεται να είσαι διαθέσιμος ταυτόχρονα με τον συνομιλητή σου για να επικοινωνήσεις. Αυτό μας επιτρέπει να προχωρήσουμε σε τρέχοντα ζητήματα όταν οι συνάδελφοί μας δεν είναι διαθέσιμοι ή στην άλλη άκρη του κόσμου.

Ωστόσο, οι περισσότεροι από εμάς πνίγουμε σε μια ατελείωτη λίστα email. Σύμφωνα με μια έκθεση που δημοσιεύτηκε το 2016, ο μέσος επιχειρηματίας χρήστης λαμβάνει και στέλνει περισσότερα από 100 email την ημέρα.

Επιπλέον, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πολύ εύκολα παρεξηγημένα. Μια πρόσφατη μελέτη Sendmail διαπίστωσε ότι το 64% των ανθρώπων έστειλε ή έλαβε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προκάλεσε οργή ή ακούσια σύγχυση.

Λόγω του όγκου των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνουμε και λαμβάνουμε και επειδή τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συχνά παρερμηνεύονται, είναι σημαντικό να τα γράψουμε με σαφή και συνοπτικό τρόπο.

Πώς να γράψετε σωστά ένα επαγγελματικό e-mail

Η σύνταξη σύντομων και επίκαιρων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μειώσει τον χρόνο που αφιερώνετε στη διαχείριση των email και θα σας κάνει πιο παραγωγικούς. Διατηρώντας τα email σας σύντομα, πιθανότατα θα ξοδεύετε λιγότερο χρόνο σε email και περισσότερο χρόνο σε άλλες εργασίες. Τούτου λεχθέντος, το να γράφεις ξεκάθαρα είναι μια δεξιότητα. Όπως όλες οι δεξιότητες, θα χρειαστείτε εργάζονται για την ανάπτυξή του.

Στην αρχή, μπορεί να σας πάρει τόσο χρόνο για να γράψετε σύντομα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όσο και για να γράψετε μεγάλα email. Ωστόσο, ακόμα κι αν συμβαίνει αυτό, θα βοηθήσετε τους συναδέλφους, τους πελάτες ή τους υπαλλήλους σας να είναι πιο παραγωγικοί, γιατί θα προσθέσετε λιγότερη ακαταστασία στα εισερχόμενά τους, κάτι που θα τους βοηθήσει να σας απαντήσουν πιο γρήγορα.

Γράφοντας ξεκάθαρα, θα γίνετε γνωστός ως κάποιος που ξέρει τι θέλουν και κάνει τα πράγματα. Και τα δύο είναι καλά για τις προοπτικές καριέρας σας.

Τι χρειάζεται λοιπόν για να γράψετε σαφή, συνοπτικά και επαγγελματικά ηλεκτρονικά μηνύματα;

Προσδιορίστε τον στόχο σας

Τα σαφή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν πάντα σαφή σκοπό.

Κάθε φορά που κάθεστε να γράψετε ένα email, αφιερώστε λίγα δευτερόλεπτα για να αναρωτηθείτε: «Γιατί το στέλνω αυτό; Τι περιμένω από τον παραλήπτη;

Εάν δεν μπορείτε να απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, δεν πρέπει να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Γράφοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να γνωρίζετε τι χρειάζεστε, σπαταλάτε το χρόνο σας και αυτό του παραλήπτη σας. Εάν δεν ξέρετε ακριβώς τι θέλετε, θα είναι δύσκολο για εσάς να εκφράσετε τον εαυτό σας καθαρά και συνοπτικά.

Χρησιμοποιήστε τον κανόνα "Ένα πράγμα κάθε φορά"

Τα email δεν υποκαθιστούν τις συναντήσεις. Με τις επαγγελματικές συναντήσεις, όσο περισσότερα θέματα ημερήσιας διάταξης εργάζεστε, τόσο πιο παραγωγική είναι η συνάντηση.

Με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το αντίθετο ισχύει. Όσο λιγότερο περιλαμβάνουν διαφορετικά θέματα στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας, τόσο περισσότερα πράγματα θα είναι κατανοητά στον συνομιλητή σας.

Γι' αυτό είναι καλή ιδέα να εφαρμόζετε τον κανόνα «ένα πράγμα τη φορά». Βεβαιωθείτε ότι κάθε email που στέλνετε αφορά ένα πράγμα. Εάν χρειάζεται να επικοινωνήσετε για άλλο έργο, γράψτε ένα άλλο email.

Είναι επίσης μια καλή στιγμή να αναρωτηθείτε: "Είναι αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πραγματικά απαραίτητο;" Και πάλι, μόνο τα απολύτως απαραίτητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μαρτυρούν το σεβασμό του ατόμου στον οποίο στέλνετε e-mail.

Πρακτική ενσυναίσθησης

Η ενσυναίσθηση είναι η ικανότητα να βλέπεις τον κόσμο μέσα από τα μάτια των άλλων. Όταν το κάνετε αυτό, καταλαβαίνετε τις σκέψεις και τα συναισθήματά τους.

Κατά τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σκεφτείτε τα λόγια σας από την άποψη του αναγνώστη. Με ό, τι γράφετε, αναρωτηθείτε:

  • Πώς θα μπορούσα να ερμηνεύσω αυτή την πρόταση εάν την έλαβα;
  • Περιλαμβάνει διφορούμενους όρους για να προσδιορίσετε;

Αυτή είναι μια απλή, αλλά αποτελεσματική προσαρμογή στον τρόπο που πρέπει να γράψετε. Η σκέψη για τους ανθρώπους που θα σας διαβάσουν θα μεταμορφώσει τον τρόπο που ανταποκρίνονται σε εσάς.

Εδώ είναι ένας έμπαινος τρόπος να κοιτάξετε τον κόσμο για να σας βοηθήσουμε να ξεκινήσετε. Οι περισσότεροι άνθρωποι:

  • Ειναι απασχολημενοι. Δεν έχουν χρόνο να μαντέψουν τι θέλετε και θα ήθελαν να μπορούν να διαβάσουν το email σας και να απαντήσουν γρήγορα σε αυτό.
  • Απολαύστε μια φιλοφρόνηση. Εάν μπορείτε να πείτε κάτι θετικό για αυτούς ή για το έργο τους, κάντε το. Τα λόγια σας δεν θα χαθούν.
  • Σου αρέσει να σε ευχαριστούν. Εάν ο παραλήπτης σας βοήθησε με οποιονδήποτε τρόπο, θυμηθείτε να τον ευχαριστήσετε. Θα πρέπει να το κάνετε αυτό ακόμα και όταν είναι η δουλειά τους να σας βοηθήσουν.

Συντομεύστε τις παρουσιάσεις

Όταν στέλνετε για πρώτη φορά email σε κάποιον, πρέπει να πείτε στον παραλήπτη ποιος είστε. Συνήθως μπορείς να το κάνεις με μία πρόταση. Για παράδειγμα: «Χάρηκα που σε γνώρισα στο [Event X]. »

Ένας τρόπος για να συντομεύσετε τις εισαγωγές είναι να τις γράψετε σαν να συναντούσατε πρόσωπο με πρόσωπο. Δεν θα θέλατε να μπείτε σε έναν πεντάλεπτο μονόλογο όταν συναντάτε κάποιον προσωπικά. Μην το κάνετε λοιπόν στο email.

Δεν ξέρετε αν είναι απαραίτητη μια εισαγωγή. Ίσως έχετε ήδη έρθει σε επαφή με τον παραλήπτη, αλλά δεν ξέρετε αν θα σας θυμηθεί. Μπορείτε να αφήσετε τα διαπιστευτήριά σας στην ηλεκτρονική σας υπογραφή.

Έτσι αποφεύγονται οι παρεξηγήσεις. Το να ξανασυστήνεσαι σε κάποιον που σε γνωρίζει ήδη θεωρείται αγενές. Εάν δεν είναι σίγουρη αν σας γνωρίζει, μπορείτε απλώς να την αφήσετε να ελέγξει την υπογραφή σας.

Περιορίστε τον εαυτό σας σε πέντε προτάσεις

Σε κάθε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που γράφετε, πρέπει να χρησιμοποιήσετε αρκετές προτάσεις για να πείτε τι χρειάζεστε, όχι περισσότερο. Μια χρήσιμη πρακτική είναι να περιορίσετε τον εαυτό σας σε πέντε προτάσεις.

Λιγότερο από πέντε προτάσεις είναι συχνά ωμή και αγενής, περισσότερες από πέντε ποινές χάνουν χρόνο.

Θα υπάρξουν στιγμές που θα είναι αδύνατο να διατηρηθεί ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που περιέχει πέντε προτάσεις. Αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις, αρκούν πέντε προτάσεις.

Υιοθετήστε την πειθαρχία των πέντε προτάσεων και θα βρεθείτε να γράφετε ηλεκτρονικά πιο γρήγορα. Θα λάβετε επίσης περισσότερες απαντήσεις.

Χρησιμοποιήστε σύντομες λέξεις

Το 1946, ο Τζορτζ Όργουελ συμβούλεψε τους συγγραφείς να μην χρησιμοποιούν ποτέ μια μακροσκελή λέξη όπου θα κάνει μια σύντομη λέξη.

Αυτή η συμβουλή είναι ακόμη πιο σχετική σήμερα, ειδικά όταν γράφετε email.

Οι σύντομες λέξεις δείχνουν σεβασμό στον αναγνώστη σας. Χρησιμοποιώντας σύντομες λέξεις, κάνατε το μήνυμά σας εύκολα κατανοητό.

Το ίδιο ισχύει και για μικρές προτάσεις και παραγράφους. Αποφύγετε την εγγραφή μεγάλων τεμαχίων κειμένου, εάν θέλετε το μήνυμά σας να είναι σαφές και εύκολο να κατανοηθεί.

Χρησιμοποιήστε την ενεργή φωνή

Η ενεργή φωνή διαβάζεται πιο εύκολα. Ενθαρρύνει επίσης τη δράση και την ευθύνη. Πράγματι, στην ενεργητική φωνή, οι προτάσεις επικεντρώνονται στο άτομο που ενεργεί. Στην παθητική φωνή, οι προτάσεις επικεντρώνονται στο αντικείμενο στο οποίο ενεργεί κανείς. Στην παθητική φωνή, μπορεί να ακούγεται ότι τα πράγματα συμβαίνουν από μόνα τους. Ενεργά, τα πράγματα συμβαίνουν μόνο όταν οι άνθρωποι ενεργούν.

Επιμείνετε σε μια τυπική δομή

Ποιο είναι το κλειδί για τη διατήρηση σύντομων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Χρησιμοποιήστε μια τυποποιημένη δομή. Αυτό είναι ένα πρότυπο που μπορείτε να ακολουθήσετε για κάθε email που γράφετε.

Εκτός από τη διατήρηση σύντομων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ακολουθώντας μια τυπική δομή, σας βοηθά να γράφετε γρήγορα.

Με την πάροδο του χρόνου, θα αναπτύξετε μια δομή που θα λειτουργήσει για σας. Εδώ είναι μια απλή δομή για να ξεκινήσετε:

  • Χαιρετισμός
  • Μια φιλοφρόνηση
  • Ο λόγος για το email σας
  • Κάλεσμα για δράση
  • Ένα μήνυμα λήξης (κλείσιμο)
  • Υπογραφή

Ας εξετάσουμε το καθένα σε βάθος.

  • Αυτή είναι η πρώτη γραμμή του email. «Γεια, [Όνομα]» είναι ένας τυπικός χαιρετισμός.

 

  • Όταν στέλνετε email σε κάποιον για πρώτη φορά, ένα κομπλιμέντο είναι μια καλή αρχή. Ένα καλογραμμένο κομπλιμέντο μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως εισαγωγή. Για παράδειγμα :

 

«Μου άρεσε η παρουσίασή σας στο [θέμα] την [ημερομηνία]. »

«Βρήκα το ιστολόγιό σας στο [θέμα] πολύ χρήσιμο. »

«Χάρηκα που σας γνώρισα στην [εκδήλωση]. »

 

  • Ο λόγος για το email σας. Σε αυτήν την ενότητα, λέτε, "Θα στείλω email για να ρωτήσω για..." ή "Αναρωτιόμουν αν θα μπορούσατε να βοηθήσετε με..." Μερικές φορές θα χρειαστείτε δύο προτάσεις για να εξηγήσετε τους λόγους που γράφετε.

 

  • Ένα κάλεσμα για δράση. Μόλις εξηγήσετε τον λόγο για το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, μην υποθέσετε ότι ο παραλήπτης θα γνωρίζει τι πρέπει να κάνει. Παρέχετε συγκεκριμένες οδηγίες. Για παράδειγμα:

«Θα μπορούσατε να μου στείλετε αυτά τα αρχεία μέχρι την Πέμπτη;» »

"Θα μπορούσες να το γράψεις τις επόμενες δύο εβδομάδες;" "

«Σας παρακαλώ γράψτε στον Yann γι' αυτό και ενημερώστε με όταν το κάνετε. »

Με τη δομή του αιτήματός σας με τη μορφή ερώτησης, ο παραλήπτης καλείται να απαντήσει. Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε: "επιτρέψτε μου να ξέρω πότε το κάνατε" ή "ενημερώστε με αν αυτό είναι εντάξει για εσάς." "

 

  • κλείσιμο. Πριν στείλετε το email σας, φροντίστε να συμπεριλάβετε ένα μήνυμα κλεισίματος. Αυτό εξυπηρετεί τον διττό σκοπό της επανάληψης της έκκλησής σας για δράση και του να κάνει τον παραλήπτη να αισθάνεται καλά.

 

Παραδείγματα καλών γραμμών κλεισίματος:

«Ευχαριστώ για όλη τη βοήθειά σας σε αυτό. "

«Ανυπομονώ να ακούσω τι σκέφτεσαι. »

"Επιτρέψτε μου να ξέρω εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις. "

  • Για να τελειώσετε να σκέφτεστε να προσθέσετε την υπογραφή σας που προηγείται από ένα μήνυμα χαιρετισμών.

Θα μπορούσε να είναι "δική σας", "ειλικρινά", "έχετε μια ωραία ημέρα" ή "ευχαριστώ".