Professional Mail and Courier: Ποια είναι η διαφορά;
Ανάμεσα σε ένα επαγγελματικό email και ένα γράμμα, υπάρχουν δύο σημεία ομοιότητας. Η γραφή πρέπει να γίνεται με επαγγελματικό ύφος και να τηρούνται οι κανόνες της ορθογραφίας και της γραμματικής. Αλλά αυτά τα δύο γραπτά δεν είναι ισοδύναμα για όλα αυτά. Υπάρχουν διαφορές τόσο ως προς τη δομή όσο και ως προς τους ευγενικούς τύπους. Εάν είστε υπάλληλος γραφείου που επιθυμείτε να βελτιώσετε την ποιότητα της επαγγελματικής σας γραφής, έχετε έρθει στο σωστό μέρος.
Email για ταχύτερη διανομή και περισσότερη απλότητα
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει καθιερωθεί με τα χρόνια ως απαραίτητο εργαλείο για τη λειτουργία των εταιρειών. Προσαρμόζεται στις περισσότερες επαγγελματικές καταστάσεις, όσον αφορά την ανταλλαγή πληροφοριών ή εγγράφων.
Επιπλέον, το email μπορεί να προβληθεί σε διαφορετικά μέσα. Αυτά περιλαμβάνουν τον υπολογιστή, το smartphone ή το tablet.
Ωστόσο, η επαγγελματική επιστολή, ακόμη και αν χρησιμοποιείται λιγότερο συχνά, θεωρείται ότι είναι ο φορέας αριστείας στις επίσημες αλληλεπιδράσεις.
Επιστολή και επαγγελματικό email: Μια διαφορά στη μορφή
Σε σύγκριση με το email ή το επαγγελματικό email, η επιστολή χαρακτηρίζεται από φορμαλισμό και κωδικοποίηση. Ως στοιχεία μιας επιστολής, μπορούμε να αναφέρουμε την αναφορά του τίτλου ευγένειας, την υπενθύμιση του κίνητρου της επιστολής, το συμπέρασμα, τον ευγενικό τύπο, καθώς και τις αναφορές του παραλήπτη και του αποστολέα.
Από την άλλη σε ένα email το συμπέρασμα είναι ανύπαρκτο. Όσο για τις ευγενικές εκφράσεις, είναι γενικά σύντομες. Συχνά συναντάμε εκφράσεις ευγένειας του τύπου «Ειλικρινά» ή «Χαιρετίσματα» με κάποιες παραλλαγές, σε αντίθεση με αυτές που συναντάμε στα γράμματα που είναι παραδοσιακά μεγαλύτερα.
Επιπλέον, σε ένα επαγγελματικό email, οι προτάσεις είναι συνοπτικές. Η δομή δεν είναι η ίδια όπως σε ένα γράμμα ή ένα γράμμα.
Η δομή των επαγγελματικών email και επιστολών
Οι περισσότερες επαγγελματικές επιστολές διαρθρώνονται γύρω από τρεις παραγράφους. Η πρώτη παράγραφος είναι μια υπενθύμιση του παρελθόντος, η δεύτερη ανιχνεύει την παρούσα κατάσταση και η τρίτη κάνει μια προβολή στο μέλλον. Μετά από αυτές τις τρεις παραγράφους ακολουθεί ο τελικός τύπος και ο ευγενικός τύπος.
Όσο για τα επαγγελματικά email, είναι επίσης δομημένα σε τρία μέρη.
Η πρώτη παράγραφος δηλώνει ένα πρόβλημα ή ανάγκη, ενώ η δεύτερη παράγραφος αναφέρεται σε μια ενέργεια. Όσον αφορά την τρίτη παράγραφο, παρέχει πρόσθετες χρήσιμες πληροφορίες για τον παραλήπτη.
Θα πρέπει να σημειωθεί, ωστόσο, ότι η σειρά των εξαρτημάτων μπορεί να διαφέρει. Εξαρτάται από την πρόθεση επικοινωνίας του αποστολέα ή του αποστολέα του email.
Τέλος πάντων, είτε πρόκειται για επαγγελματικό email είτε για γράμμα, καλό είναι να μην χρησιμοποιείτε smileys. Συνιστάται επίσης να μην συντομεύετε τους ευγενικούς τύπους όπως "Ειλικρινά" για "Cdt" ή "Χαιρετισμούς" για "Slt". Ανεξάρτητα από το πόσο δεμένοι είστε, θα ωφεληθείτε πάντα από το να είστε επαγγελματίες με τους ανταποκριτές σας.
