Αν δεν έχετε σαφή ρουτίνα κατά το χειρισμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, μπορούν γρήγορα να αποτελέσουν πηγή σημαντικής απώλειας χρόνου. Από την άλλη πλευρά, εάν κάνετε ό, τι είναι απαραίτητο σε οργανωτικό επίπεδο, ώστε να μην αφήσετε τον εαυτό σας να εισβάλει από δεκάδες μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, μπορείτε να απελευθερώσετε το μυαλό σας από κάθε πιθανότητα να χάσετε ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε αυτό το άρθρο αναφέρονται ορισμένες αποδεδειγμένες πρακτικές. Με την υιοθέτησή τους, σίγουρα θα είστε σε θέση να διαχειριστείτε το γραμματοκιβώτιό σας πολύ πιο άνετα.
Αυτόματη ή μη αυτόματη ταξινόμηση οποιουδήποτε μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν αποκλειστικό φάκελο ή υποφακέλους.
Αυτός είναι ο τύπος μεθόδου που θα σας επιτρέψει να ταξινομήσετε γρήγορα τα email σας κατά σειρά σπουδαιότητας. Μπορείτε να επιλέξετε να ταξινομήσετε τα μηνύματά σας ανά θέμα, ανά θέμα, κατά προθεσμίες. Το σημαντικό είναι να εκμεταλλευτείτε όλα τα χαρακτηριστικά του γραμματοκιβωτίου σας για τη διαχείριση των μηνυμάτων σας με έναν πλήρως λειτουργικό τρόπο. Μόλις δημιουργήσετε έναν κατάλογο με φάκελο και υποφάκελο σύμφωνα με τη λειτουργία οργάνωσης που σας ταιριάζει. Κάθε μήνυμα θα έχει τη θέση του στο γραμματοκιβώτιό σας, όπως κάθε χαρτί στο γραφείο σας. Έτσι, μόλις περάσει η στιγμή για την επεξεργασία των email σας, μπορείτε να επικεντρωθείτε 100% στο υπόλοιπο της εργασίας σας.
Προγραμματίστε συγκεκριμένο χρόνο για την επεξεργασία των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Φυσικά, πρέπει να παραμείνετε ευαίσθητοι και να είστε σε θέση να επεξεργάζεστε μηνύματα που περιμένουν άμεση απάντηση από εσάς. Για τα υπόλοιπα, σχεδιάστε τις πιο σχετικές στιγμές, για να αντιμετωπίζετε τα μηνύματά σας με συνεπή τρόπο. Ξεκινήστε προετοιμάζοντας όλα τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την επεξεργασία της εργασίας σας. Χαρτικά αρχεία, συρραπτικά, εκτυπωτές, τα πάντα πρέπει να είναι χρήσιμα για τη διευκόλυνση της μέγιστης συγκέντρωσης. Δεν έχει σημασία πότε επιλέγετε. Τώρα που το γραμματοκιβώτιό σας είναι οργανωμένο σαν ένα κέντρο ταχυδρομικής διαλογής, έχετε τη δυνατότητα να επεξεργάζεστε τα μηνύματά σας ήρεμα με αποτελεσματικότητα και ταχύτητα.
Καθαρίστε το γραμματοκιβώτιό σας διαγράφοντας όλα τα περιττά ενημερωτικά δελτία
Το γραμματοκιβώτιό σας παρασιτοποιείται συνεχώς από ενημερωτικά δελτία ή διαφημίσεις που δεν ενδιαφέρουν; Προσέξτε να απαλλαγείτε από το γραμματοκιβώτιό σας από όλα αυτά τα ενημερωτικά δελτία που μοιάζουν περισσότερο με το spam από οτιδήποτε άλλο. Πρέπει να αποσυνδέεστε συστηματικά από όλες αυτές τις λίστες αλληλογραφίας, οι οποίες δεν σας φέρνουν τίποτα συγκεκριμένο και οι οποίες μπορούν γρήγορα να γίνουν πιο επεμβατικές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως Cleanfox όπου Κατάργηση εγγραφής κάντε τα απαραίτητα με μερικά κλικ. Χωρίς να σας βγάλουμε ένα πρωί, αυτός ο τύπος λύσης θα σας βοηθήσει πολύ να τερματίσετε όλες αυτές τις ψηφιακές ρυπάνσεις. Χιλιάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να επεξεργαστούν σχετικά γρήγορα.
Ορίστε μια αυτόματη απάντηση
Σύντομα θα πάτε διακοπές για μεγάλο χρονικό διάστημα. Μια λεπτομέρεια που δεν πρέπει να παραβλεφθεί, ενεργοποίησε την αυτόματη απάντηση του γραμματοκιβωτίου σας. Αυτό είναι σημαντικό, ώστε όλοι οι άνθρωποι με τους οποίους αντιστοιχίζετε επαγγελματικά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να είστε καλά ενημερωμένοι για την απουσία σας. Πολλές παρεξηγήσεις είναι δυνατές όταν ένας πελάτης ή προμηθευτής χάσει την υπομονή, επειδή αυτά τα μηνύματα παραμένουν αναπάντητα. Αυτό μπορεί εύκολα να αποφευχθεί με ένα σύντομο μήνυμα που θα σταλεί αυτόματα κατά τη διάρκεια των διακοπών σας. Απλά πρέπει να αναφέρετε την ημερομηνία της επιστροφής σας από τις διακοπές σας και γιατί όχι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός συναδέλφου αν χρειαστεί.
Περιορίστε τον αριθμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε στο αντίγραφο
Χρησιμοποιώντας συστηματικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται σε αντιγραφή άνθρακα (CC) και αόρατο αντίγραφο άνθρακα (CCI) μπορούν να δημιουργηθούν γρήγορα ατελείωτες ανταλλαγές. Οι άνθρωποι που έπρεπε μόνο να λάβουν το μήνυμά σας για πληροφορίες, χρειάζονται τώρα διευκρινίσεις. Άλλοι αναρωτιούνται γιατί έλαβαν αυτό το μήνυμα και δικαίως το αντιλαμβάνονται ως χάσιμο χρόνου. Όταν κάνετε την επιλογή να βάζετε κάποιον στον βρόχο, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή σας είναι πραγματικά συναφής. Τα μηνύματα που αποστέλλονται σε οποιονδήποτε με οποιονδήποτε τρόπο πρέπει να αποφεύγονται.
Θυμηθείτε ότι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να έχει νόμιμη αξία
Στο μέτρο του δυνατού, κρατήστε όλα τα email σας, έχουν τη δύναμη απόδειξης, ιδίως στο βιομηχανικό δικαστήριο. Ένα ηλεκτρονικό μήνυμα εάν είναι πιστοποιημένο με την ίδια νομική αξία με ένα γράμμα που θα έχετε γράψει με το χέρι. Προσοχή, ακόμη και ένα απλό μήνυμα αποστέλλεται χωρίς σκέψη σε συνάδελφο ή πελάτη μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες. Εάν ένας πελάτης αποδείξει, το email έχει την υποστήριξη, ότι δεν έχετε τηρήσει τις δεσμεύσεις σας όσον αφορά την παράδοση ή άλλα. Θα πρέπει να υποστείτε τις συνέπειες για την επιχείρησή σας και για τον εαυτό σας. Σε εμπορικές διαφορές όπως και στα βιομηχανικά δικαστήρια, η απόδειξη λέγεται ότι είναι «ελεύθερη». Δηλαδή, ο δικαστής είναι αυτός που θα αποφασίσει και ότι είναι καλύτερο να έχει ταξινομήσει προσεκτικά τα email του παρά να τα βάλει στα σκουπίδια.
