Ταχυδρομείο ή αλληλογραφία: Ποιο πρέπει να προτιμάται;
Η αποστολή μιας επιστολής ή μιας επιστολής σε έναν ανταποκριτή είναι μια πολύ διαδεδομένη πρακτική. Ακόμα κι αν σήμερα υπάρχει η δυνατότητα σύστασης κούριερ, είναι ξεκάθαρο ότι το email εγγυάται μεγαλύτερη ταχύτητα στη μετάδοση των μηνυμάτων. Ωστόσο, υπάρχουν περιπτώσεις στο επαγγελματικό πλαίσιο όπου η χρήση ενός email είναι πιο συμφέρουσα από ένα courier. Τούτου λεχθέντος, δεν πρέπει να παραμεληθεί η σωστή χρήση ευγενικών εκφράσεων. Ταχυδρομείο ή αλληλογραφία: Τι πρέπει να προτιμάται και ποιες ευγενικές φόρμουλες είναι κατάλληλες σε ορισμένες περιπτώσεις;
Πότε να στείλετε γράμματα;
Συνιστάται η αποστολή επιστολών σε συγκεκριμένα πλαίσια. Μερικές φορές είναι ο νόμος που σας απαιτεί να το κάνετε αυτό.
Στον εργασιακό κόσμο, συνηθίζεται να αποστέλλεται επιστολή παραίτησης, να ζητείται συνέντευξη απόλυσης ή να διακόπτεται η δοκιμαστική περίοδος επισημοποιώντας το αίτημα ή την απόφαση με επιστολή.
Όσον αφορά τις σχέσεις πελάτη-προμηθευτή, μπορούμε να αναφέρουμε μεταξύ των περιστάσεων που απαιτούν τη διεύθυνση μιας επιστολής, την επίσημη ειδοποίηση για απλήρωτο τιμολόγιο, τη συγγνώμη μετά την παράδοση ενός ελαττωματικού προϊόντος ή την επίσημη ειδοποίηση ενός ελαττωματικού προϊόντος. παράδοση μιας παραγγελίας .
Πότε προτιμάτε να στέλνετε ένα επαγγελματικό email;
Στην πράξη, η αποστολή επιστολής ταιριάζει στις καθημερινές ανταλλαγές που γίνονται στο επαγγελματικό πλαίσιο. Αυτό συμβαίνει όταν πρόκειται για την αποστολή μιας προσφοράς σε έναν υποψήφιο πελάτη, την επανεκκίνηση ενός πελάτη σχετικά με ένα ληξιπρόθεσμο τιμολόγιο ή την αποστολή εγγράφων σε έναν συνάδελφο.
Αλλά είναι άλλο να γνωρίζουμε πότε να χρησιμοποιείτε επαγγελματικό email και άλλο είναι να χρησιμοποιείτε σωστά τις ευγενικές εκφράσεις.
Ποια είναι η δομή για ένα επόμενο email;
Το email παρακολούθησης ενός πελάτη είναι γενικά δομημένο σε 7 μέρη. Μεταξύ αυτών μπορούμε να αναφέρουμε:
- Η εξατομικευμένη ευγενική φόρμουλα
- Το άγκιστρο
- Το περιεχόμενο
- Το έργο
- Το κάλεσμα για δράση
- Η μετάβαση
- Η τελευταία ευγενική φράση
Όσον αφορά την ευγενική φόρμουλα στην αρχή του email, συνιστάται να την εξατομικεύσετε. Μπορείτε να πείτε για παράδειγμα: "Γεια + Επώνυμο / Όνομα".
Όσο για την τελική ευγενική φόρμουλα, μπορείτε να υιοθετήσετε αυτή: «Εκκρεμεί η επιστροφή σας, σας εύχομαι ένα καλό τέλος της ημέρας και φυσικά να παραμείνετε διαθέσιμοι». Αυτή η ευγενική φόρμουλα ταιριάζει στον πελάτη με τον οποίο έχετε μια κάπως εκτεταμένη επιχειρηματική σχέση ή στον πελάτη που γνωρίζετε συγκεκριμένα.
Όταν πρόκειται για έναν πελάτη με τον οποίο δεν έχετε αναπτύξει καθημερινή σχέση, η ευγενική φόρμουλα στην αρχή του email θα πρέπει να είναι του τύπου "Κύριε ..." ή "Κυρία ...". Όσον αφορά την ευγενική φόρμουλα στο τέλος του email, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμουλα "Εκκρεμεί η επιστροφή σας, παρακαλώ αποδεχτείτε τη διαβεβαίωση των καλύτερων συναισθημάτων μου".
Για τη μετάδοση εισαγωγικών σε έναν πελάτη, η δομή είναι σχεδόν η ίδια. Ωστόσο, για να στείλετε έγγραφα σε έναν συνάδελφο, τίποτα δεν σας εμποδίζει να πείτε ένα γεια. Στο τέλος του email προτείνονται επίσης ευγενικές εκφράσεις όπως «με εκτίμηση» ή «με εκτίμηση».
